"Accounting - Meaning, Advantages, Limitations, Objectives or Functions"
Key Points:
1. Meaning of Accounting.
2. Meaning of Book-keeping.
3. Difference between Book-keeping and Accounting.
4. Advantage of Accounting.
5. Limitations of Accounting.
6. Objectives or Functions of Accounting.
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1. Meaning of Accounting:
Accounting is the language of business. Its main
object is to determine profit or loss during a specified period, to show
financial position of the business on a specific date. It plays a very
important role in recording financial transaction in the field of financial
activities. Accounting is the procedure of writing financial transactions. It
is a system of collecting, recording, classifying, summarising and
communicating financial information.
Thus, accounting may be defined as the process of
recording, classifying, summarising, analysing, interpreting and communicating
the result of financial transactions to the persons interested in such
information.
2. Meaning of Book-keeping:
Book-keeping is recording of financial transactions of
a business in a significant and orderly manner so that the information may be
quickly obtained. Accounting is based on an attentive and well organised
book-keeping system. A book-keeper may be liable for keeping the financial
records of a business. Work of book-keeper is clearly in nature and can be done
through mechanical or electronic equipment.
3. Difference between Book-keeping and Accounting:
Accounting is a wider concept than book-keeping i.e.
book-keeping is a part of accounting. Accounting starts where book-keeping
ends.
Following are the points are difference between book-keeping and accounting:
|
S.No. |
Book-keeping |
Accounting |
|
01. |
It
is a process relating to recording of transactions. |
It
is a process relating to summarising of records transactions. |
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02. |
It
is is an independent work. It does not depends on accounting. |
It
is depends on bookkeeping. |
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03. |
It
does not require any special skill or knowledge. |
It
require special skill or knowledge. |
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04. |
It
has no sub-fields. |
It
has various sub-fields like financial accounting, Management Accounting etc. |
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05. |
Book-keeper
is not responsible for accounting. |
Accountant
is responsible for book-keeping and accounting. |
|
06. |
It
is the base of accounting. |
It
is the language of business. |
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07 |
Financial
position of the business cannot be ascertained through book-keeping records. |
Financial
position of the business can be ascertained through accounting reports. |
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08. |
It
does not provide any information to take managerial decisions. |
It
provides information to take managerial decisions. |
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09. |
It
is primary stage. |
It
is secondary stage. |
|
10. |
Its
scope is narrow. |
Its
scope is wide. |
4. Advantages of Accounting:
Advantage of accounting are as follows -
(i) Provides financial information:
It helps in acquiring financial information about
profit earned or loss suffered and Assets and liabilities of the business.
(ii) Helpful to management:
It provides information useful in judging for
predicting, comparing and evaluating the earning capacity of the enterprise.
(iii) Helpful in rising loans:
Accounting supplies the information of performance of the business activities which create a base for grant of loan by the banks and financial institutions.
(iv)Facilitates comparative analysis:
Accounting helps the owner to compare results of the
year with those of other years and locate significant changes, if any.
(v) Helpful in settlement of tax-liabilities:
Accounting records help in settlement of income tax,
GST, excise duty liabilities as it is a good evidence of correctness of
transactions.
(vi) Good evidence in court:
It helps the proprietor/owner to produce a good
evidence in the court of law as and when dispute arises.
(vii) Helpful in partnership disputes:
Accounting records are of significant importance
because disputes in the case of admission, retirement or death of a partner or
dissolution of the firm can be easily be solved.
(Viii) Advantages in investors and creditors:
It provides Useful information to investors and
creditors for predicting, comparing and evaluating potential cash flow of the
concern.
(ix) Advantage of consumers:
Properly kept accounting records enable the owner to
ascertain exact cost of production and fixed the selling price. So, the
consumers get the products at reasonable prices.
(x) Advantage to government:
Accounting helps the government to decide tax
liability of the concern, drafting the policy for granting license and making
amendments in laws related to the business.
5. Limitations of accounting:
Limitations of accounting are as follows -
(i) Records only monetary transactions:
Accounting does not record those financial
transactions which cannot be expressed in terms of money. Human resources are
very important asset of the enterprise but they do not get place in the balance
sheet. So, the balance could not show the value of loyalty and skill of the
employees which may be most valuable assets.
(ii) Changes in the price level not considered:
Accounting generally considered as historical costs.
The effect of changes in the price level are not taken into consideration which
makes it difficult to compare the results of various years.
(iii) Not free your personal bias:
Accounting statements are influenced by personal
judgement of accountant. He may adapt any method of depreciation, provision for
doubtful debts, valuation of stock in hand, recording certain expenditure as
capital expenditure or revenue expenditure etc.
(iv) No real information:
Accounting information may be unreal because
accounting statements are prepared by following some basic principles, concepts
and conventions e.g. going concern concept says that business will go on
forever and assets are to be recorded at cost but that value may not be e
realizable.
(v) Historical nature:
Accounting statements are prepared in the form of
profit and loss account and balance sheet at the end of the year. Such
information are historical and the time it takes to reach the users, business
scenario changes and it proves to be post-mortem of figures or data.
(vi) Alternative arrangements:
Accounting permits alternative arrangements for
special items e.g. methods of charging depreciation, methods of valuation of
stock etc. Use of different methods may give different results.
6. Objective or Functions of Accounting:
The following objectives or functions of accounting
are -
(i) To provide necessary information to the users for
taking future decisions.
(ii) To know the profit and loss of the business during a
particular accounting period.
(iii) To records all the business transactions
systematically.
(iv) To know the financial position of the business at a
particular date.
(v) To know the amount of debtors and creditors of the
business.
(vi) To know about the stock at the end of accounting
period.
(vii) To know the position of cash in hand and cash at bank.
(viii) To know the errors and frauds committed by the
employees.
(ix) To know the amount of capital invested in the
business.
(x) To evaluate the earning capacity of the concern
through financial statements.
(xi) To arrange for replacement of fixed assets and
expansion of the business.
(xii) To supply necessary data to government to take proper
decisions relating to taxes, duties etc.
(xiii) To supply information and data to the management to
formulate future policies.
(xiv)To know the amount of purchases and sales.
(xv) To know the future requirements of the business.
Important Questions related to Key Points:
1. What is Accounting?
2. What is Book-keeping?
3. What is the difference between Book-keeping and
Accounting?
4. What are the advantages of Accounting?
5. What are the limitations of Accounting?
6. What are the
objectives or functions of Accounting?
"लेखांकन - अर्थ, लाभ, सीमाएं, उद्देश्य या कार्य"
प्रमुख बिंदु:
1. लेखांकन का अर्थ.
2. बहीखाता का अर्थ.
3. पुस्तपालन/बहीखाता और लेखांकन के बीच अंतर।
4. लेखांकन का लाभ।
5. लेखांकन की सीमाएं।
6. लेखांकन के उद्देश्य या कार्य।
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1. लेखांकन का अर्थ (Meaning of Accounting):
लेखांकन व्यवसाय की भाषा (language) माना
जाता है। इसका मुख्य उद्देश्य एक निश्चित अवधि के दौरान लाभ या हानि का निर्धारण करना
और एक निश्चित तिथि पर व्यवसाय की वित्तीय स्थिति को प्रदर्शित करना होता है। यह वित्तीय
गतिविधियों के क्षेत्र में वित्तीय लेन-देन को दर्ज करने में बहुत महत्वपूर्ण भूमिका
निभाता है। लेखांकन वित्तीय लेन-देन अभिलेखन की प्रक्रिया है। यह वित्तीय जानकारी एकत्र
करने, अभिलेखन करने, वर्गीकृत करने, सारांशित करने और संप्रेषण करने की एक प्रणाली
है।
इस प्रकार, लेखांकन को ऐसी जानकारी में रुचि रखने वाले व्यक्तियों
को वित्तीय लेन-देन के परिणाम को अभिलेखन करने, वर्गीकृत करने, सारांशित करने, विश्लेषण
करने, व्याख्या करने और संचार/ संप्रेषण करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया
जाता है।
2. पुस्तपालन/बहीखाता का अर्थ (Meaning of Book-keeping):
बहीखाता एक व्यवसाय के वित्तीय लेन-देन को एक सार्थक और व्यवस्थित
तरीके से लिखना है ताकि जानकारी जल्दी से प्राप्त की जा सके। लेखांकन एक चौकस और कुशल
बहीखाता पद्धति पर आधारित है। बही-लेखाकार (लिपिक) को एक व्यवसाय के वित्तीय लेन-देन
रखने की जिम्मेदारी होती है। बही-लेखाकार का कार्य स्पष्ट, शुद्ध एवं निश्चित ढंग से
दैनिक व्यवहारों का लेखन होता है और वर्तमान समय में यांत्रिक या इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों
के माध्यम से किया जा सकता है।
3. पुस्तपालन और लेखांकन के बीच अंतर (Difference between Book-keeping & Accounting):
पुस्तपालन पद्धति की तुलना में लेखांकन एक व्यापक अवधारणा
है अर्थात पुस्तपालन लेखांकन का एक भाग है। लेखांकन वहीं से प्रारंभ होता है जहां पुस्तपालन/बही-खाता
समाप्त होता है।
पुस्तपालन और लेखांकन के बीच अंतर निम्नलिखित हैं:
|
क्र.सं. |
पुस्तपालन |
लेखांकन |
|
01. |
यह
लेनदेन की अभिलेखन से संबंधित एक प्रक्रिया है। |
यह
अभिलेखित लेन-देन के जाँच से संबंधित एक प्रक्रिया है। |
|
02. |
यह
एक स्वतंत्र कार्य है। यह लेखांकन पर निर्भर नहीं करता है। |
यह
पुस्तपालन/बहीखाता पद्धति पर निर्भर करता है। |
|
03. |
इसके
लिए किसी विशेष कौशल या ज्ञान की आवश्यकता नहीं होती है। |
इसके
लिए विशेष कौशल या ज्ञान की आवश्यकता होती है। |
|
04. |
इसका
कोई उप-क्षेत्र नहीं है। |
इसके
विभिन्न उप-क्षेत्र हैं। जैसे - वित्तीय लेखांकन, प्रबंधन लेखांकन आदि। |
|
05. |
बही
लेखाकार लेखांकन के लिए जिम्मेदार नहीं होता है। |
लेखाकार
पुस्तपालन/बहीखाता और लेखांकन के लिए उत्तरदायी होता है। |
|
06. |
यह
लेखांकन का आधार है। |
यह
व्यापार की भाषा है। |
|
07. |
बहीखाता
के अभिलेखों के माध्यम से व्यवसाय की वित्तीय स्थिति का पता नहीं लगाया जा सकता है। |
लेखांकन
के अभिलेखों के माध्यम से व्यवसाय की वित्तीय स्थिति का पता लगाया जा सकता है। |
|
08. |
यह
प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए कोई जानकारी प्रदान नहीं करता है। |
यह
प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए जानकारी प्रदान करता है। |
|
09. |
यह
प्राथमिक चरण है। |
यह द्वितीय चरण है। |
|
10. |
इसका
क्षेत्र संकीर्ण है। |
इसका
क्षेत्र विस्तृत व व्यापक
है। |
4. लेखांकन के लाभ (Advantages of Accounting):
लेखांकन के लाभ इस प्रकार हैं -
(i) वित्तीय जानकारी प्रदान करना:
यह अर्जित लाभ या हानि और व्यवसाय की संपत्तियों और दायित्वों
के बारे में वित्तीय जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है।
(ii) प्रबंध के लिए मददगार:
यह किसी उद्यम/व्यवसाय की आय-क्षमता की पूर्वानुमान, तुलना
और मूल्यांकन करने के लिए उपयोगी जानकारी प्रदान करता है।
(iii) बढ़ते कर्ज में मददगार:
लेखांकन, व्यावसायिक गतिविधियों के व्यवहार की जानकारी प्रदान
करता है जो बैंकों और वित्तीय संस्थानों द्वारा ऋण प्रदान करने के लिए आधार बनाता है।
(iv) तुलनात्मक विश्लेषण की सुविधा:
लेखांकन व्यवसाय के मालिक को चालू वर्ष के परिणामों को अन्य
वर्षों के परिणामों के साथ तुलना करने और यदि कोई विविधता हो तो पता लगाने में मदद
करता है।
(v) कर-दायित्वों के अदायगी में सहायक:
लेखांकन अभिलेख आयकर, जीएसटी, उत्पाद शुल्क के कर-दायित्वों
के अदायगी में मदद करते हैं क्योंकि यह लेन-देन की शुद्धता का एक अच्छा सबूत है।
(vi) न्यायालय के लिए प्रमाणित साक्ष्य:
यह प्रोपराइटर/व्यवसाय मालिक को विवाद उत्पन्न होने पर न्यायालय
के लिए प्रमाणित साक्ष्य पेश करने में मदद करता है।
(vii) साझेदारी विवाद में सहायक:
लेखांकन अभिलेखों का सार्थक महत्व है, क्योंकि साझेदार के
प्रवेश, सेवानिवृत्ति, मृत्यु या फर्म के विघटन के मामले में विवादों को आसानी से हल
किया जा सकता है।
(viii) निवेशकों और लेनदारों में लाभ:
यह किसी उद्यम/व्यवसाय के निवेशकों और लेनदारों को संभावित
रोकड़-प्रवाह की पूर्वानुमान, तुलना और मूल्यांकन से संबधित उपयोगी जानकारी प्रदान
करता है।
(ix) उपभोक्ताओं का लाभ:
शुद्ध व स्पष्ट रूप गए लेखांकन अभिलेख किसी व्यवसाय के मालिक
को उत्पादन की वास्तविक लागत का पता लगाने और बिक्री मूल्य तय करने में सक्षम बनाते
हैं। इसलिए उपभोक्ताओं को उचित मूल्य पर उत्पाद मिलते हैं।
(x) सरकार को लाभ:
किसी भी संस्था के लेखांकन अभिलेख के आधार पर सरकार संस्था
की कर निर्धारण एवं कर वसूली तय करने, लाइसेंस देने के लिए नीति तैयार करने और व्यवसाय
से संबंधित कानूनों के संशोधन करने में मदद करता है।
5. लेखांकन की सीमाएँ (Limitations of Accounting):
लेखांकन की सीमाएँ इस प्रकार हैं -
(i) केवल मौद्रिक लेन-देन अभिलेखन:
लेखांकन उन वित्तीय लेन-देन को रिकॉर्ड नहीं करता है जिन्हें
पैसे के रूप में व्यक्त नहीं किया जा सकता है। मानव संसाधन उद्यम/व्यवसाय की बहुत महत्वपूर्ण
संपत्ति हैं लेकिन उन्हें आर्थिक चिट्ठा में नहीं दिखाया जाता है। इसलिए, कर्मचारियों
की वफादारी और कौशल का शेष मूल्य नहीं दिखाया जाता है जो कि सबसे मूल्यवान संपत्ति
हो सकती है।
(ii) मूल्य स्तर में परिवर्तन अविचारणीय:
लेखांकन को आमतौर पर ऐतिहासिक लागतों पर आधरित माना जाता
है। मूल्य स्तर में परिवर्तन के प्रभाव को ध्यान में नहीं रखा जाता है जिससे विभिन्न
वर्षों के परिणामों की तुलना करना मुश्किल हो जाता है।
(iii) व्यक्तिगत निर्णय पर आधारित:
लेखांकन विवरण लेखापाल के व्यक्तिगत निर्णय से प्रभावित होते
हैं। लेखापाल ह्रास, संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान, स्टॉक
का मूल्यांकन के लिए किसी भी पद्धति को अपना सकता है, कुछ व्यय को पूंजीगत व्यय या
राजस्व व्यय आदि के रूप में अभिलेखित कर सकता है।
(iv) अवास्तविक सूचनाओं पर आधारित:
लेखांकन जानकारी असत्य हो सकती है क्योंकि लेखांकन विवरण
कुछ बुनियादी सिद्धांतों, अवधारणाओं और परंपराओं का पालन करके तैयार किए जाते हैं।
Going
concern
अवधारणा कहती है कि व्यवसाय हमेशा के लिए चलेगा और संपत्ति को लागत मूल्य पर अभिलेखित
किया जाएगा, लेकिन वह मूल्य वसूली योग्य नहीं हो सकता है।
(v) ऐतिहासिक प्रकृति:
लेखांकन विवरण वर्ष के अंत में लाभ और हानि खाते और आर्थिक
चिट्ठे के रूप में तैयार किए जाते हैं। ऐसी जानकारी ऐतिहासिक होती है और निवेशक एवं
लेनदार तक पहुंचते-पहुंचते, व्यावसायिक परिदृश्य बदल जाता है और यह आंकड़ों या समंकों
का पोस्टमार्टम साबित होता है।
(vi) वैकल्पिक व्यवस्था:
लेखांकन विशेष मदों के लिए वैकल्पिक व्यवस्था की अनुमति प्रदान
करता है, उदाहरण के लिए ह्रास मूल्यांकन की पद्धति, स्टॉक के मूल्यांकन की पद्धति आदि।
विभिन्न विधियों का उपयोग अलग-अलग परिणाम दे सकता है।
6. लेखांकन के उद्देश्य या कार्य (Objectives or Functions of Accounting):
लेखांकन के निम्नलिखित उद्देश्य या कार्य हैं -
(i) उपयोगकर्ताओं (निवेशक एवं लेनदार) को भविष्य के निर्णय लेने
के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करना।
(ii) किसी विशेष लेखा अवधि के दौरान व्यवसाय के लाभ और हानि को
जानने के लिए।
(iii) सभी व्यावसायिक लेन-देन को व्यवस्थित रूप से अभिलेखित करने
के लिए।
(iv) किसी विशेष तिथि पर व्यवसाय की वित्तीय स्थिति जानने के लिए।
(v) व्यवसाय के देनदारों और लेनदारों की राशि जानने के लिए।
(vi) लेखा अवधि के अंत में स्टॉक के बारे में जानने के लिए।
(vii) हाथ में रोकड़ और बैंक में रोकड़ की स्थिति जानने के लिए।
(viii) कर्मचारियों द्वारा की गई त्रुटियों और धोखाधड़ी को पता लगाने
के लिए।
(ix) व्यापार में निवेशित पूंजी की जानकारी के लिए।
(x) वित्तीय विवरणों के माध्यम से उद्यम/व्यवसाय की आय-क्षमता
का मूल्यांकन करने के लिए ।
(xi) स्थाई संपत्तियों के प्रतिस्थापन और व्यवसाय के विस्तार की
व्यवस्था करने के लिए।
(xii) सरकार को करों, शुल्कों से संबंधित उचित निर्णय लेने के लिए
आवश्यक समंकों उपलब्ध कराने के लिए।
(xiii) प्रबंध को भविष्य की नीतियां बनाने के लिए सूचना और समंकों
की आपूर्ति करना।
(xiv) वास्तविक क्रय और विक्रय की राशि जानने के लिए।
(xv) व्यवसाय की भविष्य की आवश्यकताओं को जानने के लिए।
प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:
