What is a Journal? What are its advantages?
What do you mean by ‘Sub-Division of Journal’? Explain its advantages/importance.
Key Points:
1. Meaning of
Journal.
2. Process of
Journalising.
3. Advantages/Importance
of Journal.
4. Limitations of
Journal.
5. Meaning of
Sub-Division of Journal.
6. Advantages of
Sub-Division of Journal.
7. One Illustration with
Solution.
 |
| YouTube Link : https://youtu.be/wjRdXRfDKJI |
The word “Journal” is derived from the French word
‘Jour’ which means a day. So ‘Journal’ means a daily book. Journal is the
original book of accounts in which a businessman records all the transactions
in chronological order in debit and credit sides alongwith narration based on
the principles of double entry system. Which is kept for the purpose of sorting
and classification of transaction
According to L.C.Cropper:
“Journal is the book of original record which is kept
for the purpose of sorting and classification of transactions, so that the same
may be conveniently recorded later on the ledger.”
The journal is called the book of original entry
because a transaction is first written in journal. The process of recording a
transaction in journal is known as ‘Journalising’ and an entry made in the
journal is called ‘Journal Entry’.
2. Process of Journalising:
All the
transactions are first recorded in the journal in chronological order. The
proframa of journal is as follows-
Format of Journal
|
Date |
Particular |
L.F. |
Dr. (Amount Rs.) |
Cr. (Amount Rs.) |
|
|
|
|
|
|
The journal is
divided into five columns as under-
(1) Date:
In this column,
date , month and year of transaction is written.
(2) Particular:
The names of accounts are written in to lines. In
first line, debit account is written and in second line credit account is
written. Thereafter, narration is written. It indicates why the account is
debited and credited and after it a straight line is drawn which indicates that
the entry is completed.
(3) L.F. (Ledger Folio):
In this column, the number of the page in ledger on
which the account is written is entered.
(4) Debit Amount:
The amount to be debited to the different accounts
concerned are entered.
(5) Credit Amount:
The amount to be credited to different accounts
concerned are entered.
3. Advantages/Importance of Journal:
The following advantages/importance of Journal are as
under-
(1) Journal provides the permanent record of all
transactions in chronological order i.e. as and when they occur.
(2) A complete explaination of each and every transaction
can be obtained from journal.
(3) If there is any dispute in any business transaction,
journal entry helps in solving dispute.
(4) It guides as to which account is to be debited and
which is to be credited.
(5) It is considered as sufficient proof for audit.
(6) It creates the basis for posting the entries in the
ledger.
4. Limitations of a Journal:
The following Limitations of Journal are as under-
(1) It does not show the balance of accounts.
(2) If all the transactions are recorded in a single book,
it will become huge and bulky.
(3) Information about daily cash balance is not available.
(4) Its safety and maintenance is difficult.
What do you mean by ‘Sub-Division of Journal’? Explain its advantages/importance.
5. Meaning of Sub-Division of Journal/Subsidiary Book:
The size of journal is based upon the nature of
business transactions and the size of business. If the size of the business is
small and transactions are limited, all the transactions can be recorded in one
single journal but if the number of transactions are very large, it will not be
convenient to maintain one journal.
In such conditions, the main journal is divided into
different journals which are called ‘Subsidiary Book/Subsidiary
Journals/Special Journals’.
Types of Subsidiary Books
|
Subsidiary Books |
1. Cash Book |
|
2. Petty Cash Book |
|
|
3. Purchase Book |
|
|
4. Sales Book |
|
|
5. Purchases Return Book |
|
|
6. Sales Return Book |
|
|
7. Bills Receivable Book |
|
|
8. Bills Payable Book |
|
|
9. Journal Proper |
(1) Cash Book : It records all the cash transactions
related to receipts, payments.
(2) Petty Cash Book : It is kept to record miscellaneous
cash expenses.
(3) Purchases Book : It records the goods purchased on
credit.
(4) Sales Book : It recorded the goods sold on credit.
(5) Purchases Return Book : It records the return of such
goods which are purchased on credit.
(6) Sales Return Book : It records the return of such
goods which are sold on credit.
(7) Bills Receivable Book : It records the receipt of
bills of exchange, promissory notes of other parties.
(8) Bills Payable Book : It records the issue of
promissory notes and bills of exchange of other parties.
(9) Journal Proper : It records those transactions which
can’t be entered in any of the above mentioned books. Such transactions may be
related to opening entries, closing entries, transfer entries, rectifying
entries, adjustment entries and miscellaneous entries.
6. Advantages/Importance of Subsidiary Books:
The following advantage/importance are as under-
(1) All the transactions of similar nature are collected
at one place, so posting of each entry becomes easy.
(2) In case of dispute, relevant subsidiary book can be
produced in the court of law.
(3) Internal check becomes easy.
(4) The owner can know the position of various
transactions at any time.
(5) It is
convenient to locate the required transaction because transactions of similar
nature are collected at one place.
(6) It enables division of labour.
(7) As one person is being assigned only a particular
task, the worked is performed speedily.
(8) Efficiency of the employees increases.
Question – Journalise the following transactions in
the books Subodh & Sons:
|
Date |
Items |
Amount Rs. |
|
2022, Jan. 1 |
Started business
with cash |
8,000 |
|
2022, Jan. 1 |
Cash deposited
into bank |
5,000 |
|
2022, Jan. 1 |
Bought
stationary for cash |
80 |
|
2022, Jan. 2 |
Purchased goods
for cash |
2,000 |
|
2022, Jan. 3 |
Purchased postal
stamp |
20 |
|
2022, Jan. 5 |
Sold goods for
cash |
1,000 |
|
2022, Jan. 6 |
Purchased
furniture from ‘X’ |
800 |
|
2022, Jan. 10 |
Sold goods to
‘Y’ |
1,200 |
|
2022, Jan. 12 |
Received cheque
from ‘Y’ |
1,200 |
|
2022, Jan. 13 |
Paid to ‘X’ by
cheque |
800 |
|
2022, Jan. 17 |
Sold goods to
Ram |
700 |
|
2022, Jan. 20 |
Purchased goods
from ‘Z’ |
300 |
|
2022, Jan. 22 |
Purchased goods
from Mohan for cash |
400 |
|
2022, Jan. 24 |
Sold goods to
Rakesh |
500 |
|
2022, Jan. 27 |
Received from
Ram |
700 |
|
2022, Jan. 28 |
Paid to ‘Z’ by
cheque in full settlement |
280 |
|
2022, Jan. 31 |
Paid to salaries |
700 |
|
2022, Jan. 31 |
Paid rent |
400 |
Solution –
In the books of
Subodh & Sons
Journal Entries
|
Date |
Particular |
L.F. |
Dr. (Amount in
Rs.) |
Cr. (Amount in
Rs.) |
|
2022 Jan. 1 |
Cash A/c Dr. To
Capital A/c (Being business started with cash) |
|
8,000 |
8,000 |
|
2022 Jan. 1 |
Bank A/c Dr. To Cash
A/c (Being cash deposited into bank) |
|
5,000 |
5,000 |
|
2022 Jan. 1 |
Stationary A/c Dr. To Cash
A/c (Being stationary bought for cash) |
|
80 |
80 |
|
2022 Jan. 2 |
Purchase A/c Dr. To Cash
A/c (Being goods purchased for cash) |
|
2,000 |
2,000 |
|
2022 Jan. 3 |
Postal Stamps A/c
Dr. To Cash
A/c (Being postal stamps purchased) |
|
20 |
20 |
|
2022 Jan. 5 |
Cash A/c Dr. To Sales
A/c (Being cash deposited into bank) |
|
1,000 |
1,000 |
|
2022 Jan. 6 |
Furniture A/c Dr. To ‘X’
A/c (Being furniture purchased on credit) |
|
800 |
800 |
|
2022 Jan. 10 |
‘Y’ A/c Dr. To Sales
A/c (Being goods sold on credit) |
|
1,200 |
1,200 |
|
2022 Jan. 12 |
Bank A/c
Dr. To ‘Y’
A/c (Being payment received by cheque) |
|
1,200 |
1,200 |
|
2022 Jan. 13 |
‘X’ A/c
Dr. To Bank
A/c (Being payment made by cheque) |
|
800 |
800 |
|
2022 Jan. 17 |
Ram A/c
Dr. To Sales
A/c (Being goods sold on credit) |
|
700 |
700 |
|
2022 Jan. 20 |
Purchase A/c Dr. To ‘Z’
A/c (Being goods purchased on credit) |
|
300 |
300 |
|
2022 Jan. 22 |
Purchase A/c Dr. To Cash
A/c (Being goods purchased for cash) |
|
400 |
400 |
|
2022 Jan. 24 |
Rakesh A/c Dr. To Sales
A/c (Being goods sold on credit) |
|
500 |
500 |
|
2022 Jan. 27 |
Cash A/c Dr. To Ram
A/c (Being Cash received from Ram) |
|
700 |
700 |
|
2022 Jan. 28 |
‘Z’ A/c Dr. To Cash A/c To Discount A/c (Being payment made to ‘Z’) |
|
300 |
280 20 |
|
2022 Jan. 31 |
Salaries A/c Dr. Rent A/c Dr. To Ram
A/c (Being cash received from Ram) |
|
700 400 |
1,100 |
Important Question related to Key Points:
1. What is a Journal?
What are its advantages?
2. What are the steps
involved in journalizing?
3. What is Journal
and rules of Journal?
4. What is journal
and its sub-divison?
5. Explain the rules
of journalizing and sub-division of journal?
6. Why is journal
divided into subsidiary books?
7. What are the
advantages and limitation of journal?
8. What is difference between
journal and journal proper?
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जर्नल क्या है? इसके क्या फायदे हैं?
और
'जर्नल के उप-विभाग' से आप क्या समझते हैं? इसके लाभ/महत्व की व्याख्या कीजिए।
प्रमुख बिंदु:
1. जर्नल का अर्थ।
2. जर्नलाइजिंग की प्रक्रिया।
3. जर्नल के लाभ/महत्व।
4. जर्नल की सीमाएं।
5. जर्नल के सब-डिवीजन का अर्थ।
6. जर्नल के सब-डिवीजन के लाभ।
7. समाधान के साथ एक उदाहरण।
|
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1. जर्नल का अर्थ:
"जर्नल" शब्द फ्रांसीसी शब्द
'जर्स'
से लिया गया है जिसका अर्थ है एक दिन। अतः
'जर्नल'
का अर्थ दैनिक पुस्तक है। जर्नल खातों की मूल पुस्तक है जिसमें एक व्यवसायी दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के सिद्धांतों के आधार पर विवरण के साथ-साथ डेबिट और क्रेडिट पक्षों में कालानुक्रमिक क्रम में सभी लेनदेन रिकॉर्ड करता है। जिसे लेनदेन की छँटाई और वर्गीकरण के उद्देश्य से रखा जाता है
एलसी क्रॉपर के अनुसार:
"जर्नल मूल रिकॉर्ड की किताब है जिसे लेनदेन के वर्गीकरण और वर्गीकरण के उद्देश्य से रखा जाता है,
ताकि बाद में इसे आसानी से बहीखाता में दर्ज किया जा सके।"
जर्नल को मूल प्रविष्टि की पुस्तक कहा जाता है क्योंकि लेन-देन पहले जर्नल में लिखा जाता है। जर्नल में लेन-देन को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया को
'जर्नलाइजिंग'
के रूप में जाना जाता है और जर्नल में की गई प्रविष्टि को
'जर्नल एंट्री'
कहा जाता है।
2. जर्नलाइजिंग की प्रक्रिया:
सभी लेन-देन पहले जर्नल में कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किए जाते हैं। जर्नल का प्रोफ्रामा इस प्रकार है।
Format of Journal
|
Date |
Particular |
L.F. |
Dr. (Amount Rs.) |
Cr. (Amount Rs.) |
|
|
|
|
|
|
पत्रिका को निम्न पाँच स्तंभों में विभाजित किया गया है-
(1) दिनांक:
इस कॉलम में लेन-देन की तारीख,
महीना और साल लिखा होता है।
(2) विवरण:
खातों के नाम पंक्तियों में लिखे जाते हैं। पहली पंक्ति में डेबिट खाता लिखा जाता है और दूसरी पंक्ति में क्रेडिट खाता लिखा जाता है। इसके बाद कथा लिखी जाती है। यह इंगित करता है कि खाते को डेबिट और क्रेडिट क्यों किया जाता है और इसके बाद एक सीधी रेखा खींची जाती है जो इंगित करती है कि प्रविष्टि पूरी हो गई है।
(3) L.F.
(लेजर फोलियो):
इस कॉलम में खाता बही में उस पृष्ठ की संख्या दर्ज की जाती है जिस पर खाता लिखा होता है।
(4) डेबिट की गई राशि:
संबंधित विभिन्न खातों में डेबिट की जाने वाली राशि दर्ज की जाती है।
(5) क्रेडिट की गई राशि:
संबंधित विभिन्न खातों में जमा की जाने वाली राशि दर्ज की जाती है।
3. जर्नल के लाभ/महत्व:
जर्नल के निम्नलिखित लाभ/महत्व इस प्रकार हैं-
(1) जर्नल सभी लेन-देन का कालानुक्रमिक क्रम में स्थायी रिकॉर्ड प्रदान करता है अर्थात जब और जब वे होते हैं।
(2) जर्नल से प्रत्येक लेन-देन की पूरी व्याख्या प्राप्त की जा सकती है।
(3) यदि किसी व्यवसायिक लेन-देन में कोई विवाद हो तो रोजनामचा प्रविष्टि विवाद को सुलझाने में सहायक होती है।
(4) यह गाइड करता है कि किस खाते से डेबिट किया जाना है और किस खाते में जमा किया जाना है।
(5) इसे लेखापरीक्षा के लिए पर्याप्त प्रमाण माना जाता है।
(6) यह खाता बही में प्रविष्टियों को पोस्ट करने के लिए आधार बनाता है।
4. जर्नल की सीमाएं:
जर्नल की निम्नलिखित सीमाएँ इस प्रकार हैं-
(1) यह खातों का संतुलन नहीं दिखाता है।
(2) यदि सभी लेन-देन एक ही पुस्तक में दर्ज किए जाते हैं,
तो यह बहुत बड़ा और भारी हो जाएगा।
(3) दैनिक नकद शेष के बारे में जानकारी उपलब्ध नहीं है।
(4) इसकी सुरक्षा और रखरखाव मुश्किल है।
'जर्नल के उप-विभाग'
से आप क्या समझते हैं?
इसके लाभ/महत्व की व्याख्या कीजिए।
5. जर्नल के सब-डिवीजन का अर्थ:
जर्नल का आकार व्यापार लेनदेन की प्रकृति और व्यवसाय के आकार पर आधारित होता है। यदि व्यवसाय का आकार छोटा है और लेन-देन सीमित है,
तो सभी लेन-देन एक ही जर्नल में दर्ज किए जा सकते हैं लेकिन यदि लेनदेन की संख्या बहुत बड़ी है,
तो एक जर्नल को बनाए रखना सुविधाजनक नहीं होगा।
ऐसी स्थितियों में,
मुख्य पत्रिका को विभिन्न पत्रिकाओं में विभाजित किया जाता है जिन्हें
'सहायक पुस्तक/सहायक जर्नल/विशेष जर्नल'
कहा जाता है।
सहायक पुस्तकों के प्रकार
|
Subsidiary Books |
1. Cash Book |
|
2. Petty Cash Book |
|
|
3. Purchase Book |
|
|
4. Sales Book |
|
|
5. Purchases Return Book |
|
|
6. Sales Return Book |
|
|
7. Bills Receivable Book |
|
|
8. Bills Payable Book |
|
|
9. Journal Proper |
(1) रोकड़ बही:
यह प्राप्तियों,
भुगतानों से संबंधित सभी नकद लेनदेन को रिकॉर्ड करती है।
(2) खुदरा रोकड़ बुक:
इसे विविध नकद खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए रखा जाता है।
(3) क्रय पुस्तक
: यह उधार पर खरीदे गए माल का अभिलेखन करती है।
(4) विक्रय पुस्तक/बुक : इसमें क्रेडिट पर बेचे गए सामान को रिकॉर्ड किया जाता है।
(5) क्रय वापसी पुस्तक/बुक : इसमें क्रेडिट पर खरीदे गए सामान की वापसी का रिकॉर्ड होता है।
(6) विक्रय वापसी पुस्तक/बुक: यह ऐसे माल की वापसी को रिकॉर्ड करता है जो क्रेडिट पर बेचे जाते हैं।
(7) प्राप्य बिल बुक
: यह विनिमय के बिलों,
अन्य पार्टियों के वचन पत्र की प्राप्ति को रिकॉर्ड करता है।
(8) देय बिल बुक:
यह अन्य पार्टियों के वचन पत्रों और विनिमय के बिलों के मुद्दे को रिकॉर्ड करता है।
(9) जर्नल प्रॉपर:
यह उन लेन-देन को रिकॉर्ड करता है जिन्हें उपर्युक्त किसी भी पुस्तक में दर्ज नहीं किया जा सकता है। इस तरह के लेन-देन प्रारंभिक प्रविष्टियों,
समापन प्रविष्टियों,
स्थानांतरण प्रविष्टियों,
सुधार प्रविष्टियों,
समायोजन प्रविष्टियों और विविध प्रविष्टियों से संबंधित हो सकते हैं।
6. सहायक पुस्तकों के लाभ/महत्व:
निम्नलिखित लाभ/महत्व निम्नानुसार हैं-
(1) समान प्रकृति के सभी लेन-देन एक ही स्थान पर एकत्र किए जाते हैं,
इसलिए प्रत्येक प्रविष्टि की पोस्टिंग आसान हो जाती है।
(2) विवाद की स्थिति में संबंधित सहायक पुस्तक न्यायालय में प्रस्तुत की जा सकती है।
(3) आंतरिक जांच आसान हो जाती है।
(4) मालिक किसी भी समय विभिन्न लेनदेन की स्थिति जान सकता है।
(5) आवश्यक लेनदेन का पता लगाना सुविधाजनक है क्योंकि समान प्रकृति के लेनदेन एक ही स्थान पर एकत्र किए जाते हैं।
(6) यह श्रम के विभाजन को सक्षम बनाता है।
(7) चूंकि एक व्यक्ति को केवल एक विशेष कार्य सौंपा जा रहा है,
काम तेजी से किया जाता है।
(8) कर्मचारियों की कार्यकुशलता में वृद्धि होती है।
Question – Journalise the following transactions in
the books Subodh & Sons:
|
Date |
Items |
Amount Rs. |
|
2022, Jan. 1 |
Started business
with cash |
8,000 |
|
2022, Jan. 1 |
Cash deposited
into bank |
5,000 |
|
2022, Jan. 1 |
Bought
stationary for cash |
80 |
|
2022, Jan. 2 |
Purchased goods
for cash |
2,000 |
|
2022, Jan. 3 |
Purchased postal
stamp |
20 |
|
2022, Jan. 5 |
Sold goods for
cash |
1,000 |
|
2022, Jan. 6 |
Purchased
furniture from ‘X’ |
800 |
|
2022, Jan. 10 |
Sold goods to
‘Y’ |
1,200 |
|
2022, Jan. 12 |
Received cheque
from ‘Y’ |
1,200 |
|
2022, Jan. 13 |
Paid to ‘X’ by
cheque |
800 |
|
2022, Jan. 17 |
Sold goods to
Ram |
700 |
|
2022, Jan. 20 |
Purchased goods
from ‘Z’ |
300 |
|
2022, Jan. 22 |
Purchased goods
from Mohan for cash |
400 |
|
2022, Jan. 24 |
Sold goods to
Rakesh |
500 |
|
2022, Jan. 27 |
Received from
Ram |
700 |
|
2022, Jan. 28 |
Paid to ‘Z’ by
cheque in full settlement |
280 |
|
2022, Jan. 31 |
Paid to salaries |
700 |
|
2022, Jan. 31 |
Paid rent |
400 |
Solution –
In the books of
Subodh & Sons
Journal Entries
|
Date |
Particular |
L.F. |
Dr. (Amount in
Rs.) |
Cr. (Amount in
Rs.) |
|
2022 Jan. 1 |
Cash A/c Dr. To
Capital A/c (Being business started with cash) |
|
8,000 |
8,000 |
|
2022 Jan. 1 |
Bank A/c Dr. To Cash
A/c (Being cash deposited into bank) |
|
5,000 |
5,000 |
|
2022 Jan. 1 |
Stationary A/c Dr. To Cash
A/c (Being stationary bought for cash) |
|
80 |
80 |
|
2022 Jan. 2 |
Purchase A/c Dr. To Cash
A/c (Being goods purchased for cash) |
|
2,000 |
2,000 |
|
2022 Jan. 3 |
Postal Stamps A/c
Dr. To Cash
A/c (Being postal stamps purchased) |
|
20 |
20 |
|
2022 Jan. 5 |
Cash A/c Dr. To Sales
A/c (Being cash deposited into bank) |
|
1,000 |
1,000 |
|
2022 Jan. 6 |
Furniture A/c Dr. To ‘X’
A/c (Being furniture purchased on credit) |
|
800 |
800 |
|
2022 Jan. 10 |
‘Y’ A/c Dr. To Sales
A/c (Being goods sold on credit) |
|
1,200 |
1,200 |
|
2022 Jan. 12 |
Bank A/c
Dr. To ‘Y’
A/c (Being payment received by cheque) |
|
1,200 |
1,200 |
|
2022 Jan. 13 |
‘X’ A/c
Dr. To Bank
A/c (Being payment made by cheque) |
|
800 |
800 |
|
2022 Jan. 17 |
Ram A/c
Dr. To Sales
A/c (Being goods sold on credit) |
|
700 |
700 |
|
2022 Jan. 20 |
Purchase A/c Dr. To ‘Z’
A/c (Being goods purchased on credit) |
|
300 |
300 |
|
2022 Jan. 22 |
Purchase A/c Dr. To Cash
A/c (Being goods purchased for cash) |
|
400 |
400 |
|
2022 Jan. 24 |
Rakesh A/c Dr. To Sales
A/c (Being goods sold on credit) |
|
500 |
500 |
|
2022 Jan. 27 |
Cash A/c Dr. To Ram
A/c (Being Cash received from Ram) |
|
700 |
700 |
|
2022 Jan. 28 |
‘Z’ A/c Dr. To Cash
A/c To
Discount A/c (Being payment made to ‘Z’) |
|
300 |
280 20 |
|
2022 Jan. 31 |
Salaries A/c Dr. Rent A/c Dr. To Ram
A/c (Being cash received from Ram) |
|
700 400 |
1,100 |
