Why is it necessary to maintain Petty Cash Book for any concern/business? (किसी भी प्रतिष्ठान/व्यवसाय के लिए खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक का रखरखाव करना क्यों आवश्यक है?)

What do you understand by ‘Petty Cash Book’?

AND

What is imprest system of petty cash book and its precautions?

Key Points:

1. Meaning of Petty Cash Book & Petty Cashier.
2. Advantages of Petty Cash Book.
3. Imprest system of Petty Cash Book.
4. Types of petty cash Book.
   (1) Meaning and Format Simple Petty Cash Book.
   (2) Meaning and Format Analytical Petty Cash book.
5. Solution of Two Example with Explanation.

YouTube Link : https://youtu.be/6j2LzJkf4j0

Petty Cash Book:

1. Meaning of Petty Cash Book:

In every business enterprise, a large number of small payments like cartage, postage, conveyance etc. are made everyday. If all these payments are recorded in main cash book, it will become very heavy. It overburdens the work of main cashier. So a separate cash book, called ‘Petty Cash Book’ is maintained. The person who maintains the Petty Cash Book is known as ‘Petty Cashier’. Petty Cashier is responsible for those small transactions to get recorded.

The best method of recording petty cash payments is to be enter them in a petty cash book. A separate column for each head of expenditure is provided in petty cash book. This book is just like cash book.

The amount received by the petty cashier from the main cashier are recorded on debit side of petty cash book and payments on credit side. Each payment is entered twice on credit side i.e. one in total payment column second in one of the analytical amount column. The method of balancing the petty cash book is the same as for the simple cash book.

2. Advantages of petty cash book:

(1) It is flexible system. Imprest amount may be increased or decreased as per requirement.

(2) It saves the time of main cashier.

(3) It saves the time in posting small expenses to ledger accounts.

(4) This is a convenient system.

(5) It holds effective control on small payments.

What is imprest system of petty cash?

Imprest system is a system of controlling petty cash. Under this system, a fixed sum necessary for the needs of the business to meet petty cash expenses for a particular period. Say, a week or a month is drawn by a cheque and handed over to petty cashier. The petty cashier finds the sum spent during the period and gets back a cheque  for exact sum spent by him so that he may commence the next period with the same amount as was in the beginning of the last period. Such a system is known as the Imprest system of cash.

3. Precautions of Imprest system of petty Cash:

Following precautions should be taken in this system-

(1) The amount fixed for petty cash should be sufficient for the possible small payments.

(2) The reimbursement should be made only when petty cashier prepares a statement showing total payments supported by vouchers.

(3) The vouchers should be arranged in order.

(4) No payment should be made unless duly authorised.

(5) Petty cashier should not be allowed to receive any cash from customers.

(6) Payments of large amounts should be made by main cashier.

4. Types of Petty Cash Books:

There are two types of Petty Cash Books-

(1) Simple Petty Cash Book.

(2) Analytical Petty Cash Book.

(1) Simple Petty Cash Book:

This is written just like the cash book. The cash which petty cashier receives is recorded left hand side cash column and the cash which he pays is recorded in the right hand side payment column. The date and particulars of each transaction is written in the same date and particulars column.

Proforma of Simple Petty Cash Book

Cash received	Cash Book Folio	Date	Particulars	Vouchers No.	Cash Payments

 (2) Analytical Petty Cash Book:

In this book, a separate column is used for recording a particular item of expenditure like postage, conveyance, stationary etc. Usually, an additional column is given for ‘sundry expenses’ to record non-recurring items, when a petty expense is recorded on right hand side payment column, the same amount is recorded in appropriate expense column. At the end of a particular period, all the expenses columns are added and posted to debit side of the respective accounts. Under this system, new petty cash is reimbursed at the end of each week or each month etc. with the exact amount spent. The petty cashier begins the period with the same amount of cash the imprest amount.

Proforma of Analytical Petty Cash Book

Cash receive-d	Cash Book Folio.	Date	Particulars (Payments)	Petty Cash V. No.	Total Payme-nts	Post-age	Convey-ance	Statio-nary	cartage	Sundry expenses

 

Illustration - From the following information, write up petty cash book for the month of October 2021.

Date	Items	Amount (Rs.)
Oct. 1	Received from main cashier	800
Oct. 2	Purchased postal stamps	70
Oct. 5	Paid for stationary	120
Oct. 11	Paid for postal stamps	20
Oct. 15	Paid for bus fare	75
Oct. 21	Paid for office expenses	105
Oct. 25	Paid for telephone	100
Oct. 28	Paid for travelling	150
Oct. 30	Paid for carriage	80

Solution-

Petty Cash Book

Cash Received (Rs.)	Cash book Folio	Date	Particular	Voucher No.	Payments (Rs.)
800		Oct. 1	To Cash
		Oct. 2	By Postal Stamps		70
		Oct. 5	By Stationary		120
		Oct. 11	By Postal Stamps		20
		Oct. 15	By Bus Fare		75
		Oct. 21	By Office Expenses		105
		Oct. 25	By Telephone		100
		Oct. 28	By Travelling		150
		Oct. 30	By Carriage		80
		Oct. 31	By Balance c/d		80
800					800

 

Illustration - Mr. Shiv maintains analytical petty cash book on imprest system. The imprest amount is Rs. 2,000. Prepare an analytical petty cash book for the month of month of July 2020.

Date	Particulars	Amount (Rs.)
July 1	Balance in hand	1500
July 1	Cash received to make up the imprest	500
July 4	Paid postage	150
July 6	Paid conveyance	180
July 9	Paid stationary	85
July 10	Paid repair	175
July 15	Paid entertainment	20
July 18	Paid postage	70
July 20	Paid sundry expenses	240
July 21	Paid conveyance	75
July 23	Paid stationary	70
July 25	Paid sundry expenses	130
July 26	Paid repairs	150
July 28	Paid postage	140
July 29	Paid entertainment	110
July 30	Paid conveyance	180
July 31	Paid stationary	120

 Solution - 

Cash Received	Date	Particulars	Total Payments	Postage	Stationary	Conveyan-ce	Repairs	Entertain-ment	Sundry Expenses
1500	July 1	To Balance b/d
500	July 1	To Cash
	July 4	By Postage	150	150
	July 6	By Conveyance	180			180
	July 9	By Stationary	85		85
	July 10	By repairs	175				175
	July 15	By Entertainment	20					20
	July 18	By Postage	70	70
	July 20	By Sundry Expenses	240						240
	July 21	By Conveyance	75			75
	July 23	By Stationary	70		70
	July 25	By Sundry expenses	130						130
	July 26	By Repairs	150				150
	July 28	By Postage	140	140
	July 29	By Entertainment	110					110
	July 30	By Conveyance	180			180
	July 31	By Stationary	120		120
		By balance c/d	1895 105	360	275	435	325	130	370
2000			2000

Important Questions related to Key Points:

1. What is the meaning of petty cash book?
2. What are the types of petty cash book?
3. How is petty cash treated in accounting?
4. How do you make a petty cash book?
5. What should be entered in petty cash book?
6. What are the advantages and objectives of petty cash book?

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'खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक' से आप क्या समझते हैं?

और

खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक की अग्रदाय प्रणाली क्या है और इसकी सावधानियां क्या हैं?

प्रमुख बिंदु:

1. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक और छोटे खजांची/पेटी कैशियर का अर्थ।
2. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक के लाभ/महत्त्व ।
3. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक की अग्रदाय प्रणाली।
4. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक के प्रकार।
   (1) साधारण खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक का अर्थ और प्रारूप।
   (2) विश्लेषणात्मक पेटीएम खुदरा रोकड़ बही का अर्थ और प्रारूप।
5. व्याख्या के साथ दो उदाहरणों का समाधान।

YouTube Link : https://youtu.be/6j2LzJkf4j0

खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक:

1. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक का अर्थ:

प्रत्येक व्यावसायिक उद्यम में प्रतिदिन बड़ी संख्या में छोटे-छोटे भुगतान जैसे कार्टेज, डाक, वाहन आदि का भुगतान किया जाता है। यदि इन सभी भुगतानों को मुख्य रोकड़ बही में दर्ज किया जाता है, तो यह बहुत भारी हो जाएगा। यह मुख्य कैशियर के काम पर अधिक बोझ डालता है। इसलिए एक अलग रोकड़ बही रखी जाती है, जिसे  ' खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक' कहा जाता है। खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक का रखरखाव करने वाले व्यक्ति को ' पेटी कैशियर/छोटे खजांची/रोकड़िया (Petty Cashier)' के रूप में जाना जाता है। पेटी कैशियर/छोटे खजांची/रोकड़िया (Petty Cashier) उन छोटे लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए जिम्मेदार है।

छोटे-छोटे नकद भुगतानों को रिकॉर्ड करने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें एक छोटी रोकड़ बही में दर्ज करना है। खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक में व्यय के प्रत्येक शीर्ष के लिए एक अलग कॉलम दिया गया है। यह किताब बिलकुल रोकड़ पुस्तक की तरह है।

पेटी कैशियर/छोटे खजांची/रोकड़िया (Petty Cashier) द्वारा मुख्य कैशियर (Main Casier) से प्राप्त राशि को खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक के डेबिट पक्ष और क्रेडिट पक्ष पर भुगतान दर्ज किया जाता है। प्रत्येक भुगतान दो बार क्रेडिट पक्ष में दर्ज किया जाता है अर्थात एक विश्लेषणात्मक राशि कॉलम में तथा दूसरा कुल भुगतान कॉलम में। खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक को संतुलित करने की विधि साधारण रोकड़ बही के समान ही है।

2. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक के लाभ/महत्त्व:

(1) यह लचीली प्रणाली है। अग्रदाय राशि को आवश्यकतानुसार बढ़ाया या घटाया जा सकता है।

(2) यह मुख्य कैशियर/खजांची/रोकड़िया (Main Cashier) का समय बचाता है।

(3) यह छोटे खर्चों को खाता बही में पोस्ट करने में समय बचाता है।

(4) यह एक सुविधाजनक प्रणाली है।

(5) यह छोटे भुगतानों पर प्रभावी नियंत्रण रखता है।

खुदरा रोकड़ की अग्रदाय प्रणाली क्या है?

अग्रदाय प्रणाली छोटी नकदी/खुदरा रोकड़ को नियंत्रित करने की एक प्रणाली है। इस प्रणाली के तहत, व्यवसाय की जरूरतों के लिए एक निश्चित राशि एक विशेष अवधि के लिए छोटे नकद खर्चों को पूरा करने के लिए आवश्यक है। मान लीजिए, एक सप्ताह या एक महीना चेक द्वारा निकाला जाता है और छोटे कैशियर (Petty Cashier) को सौंप दिया जाता है। छोटे कैशियर अवधि के दौरान खर्च की गई राशि का पता लगाता है और उसके द्वारा खर्च की गई सटीक राशि के लिए एक चेक वापस प्राप्त करता है ताकि वह अगली अवधि को उसी राशि के साथ शुरू कर सके जो पिछली अवधि की शुरुआत में थी। ऐसी प्रणाली को 'नकद की अग्रदाय प्रणाली' के रूप में जाना जाता है।

3. खुदरा रोकड़ की अग्रदाय प्रणाली की सावधानियां:

इस प्रणाली में निम्नलिखित सावधानियां बरतनी चाहिए-

(1) छोटे नकद के लिए निर्धारित राशि संभावित छोटे भुगतानों के लिए पर्याप्त होनी चाहिए।

(2) प्रतिपूर्ति तभी की जानी चाहिए जब पेटी कैशियर/छोटे खजांची/रोकड़िया (Petty Cashier) वाउचर द्वारा समर्थित कुल भुगतान दिखाते हुए एक विवरण तैयार करता है।

(3) वाउचर को क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।

(4) जब तक विधिवत अधिकृत नहीं किया जाता तब तक कोई भुगतान नहीं किया जाना चाहिए।

(5) पेटी कैशियर/छोटे खजांची/रोकड़िया (Petty Cashier) को ग्राहकों से कोई नकद प्राप्त करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

(6) बड़ी राशि का भुगतान मुख्य कैशियर (Main Cashier) द्वारा किया जाना चाहिए।

4. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक के प्रकार:

खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक दो प्रकार की होती है-

(1) साधारण खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक।

(2) विश्लेषणात्मक खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक।

(1) साधारण खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक:

यह कैश बुक की तरह ही लिखा जाता है। पेटी कैशियर (Petty Cashier) को जो नकद प्राप्त होता है वह बाएं हाथ के नकद कॉलम में दर्ज किया जाता है और वह जो नकद भुगतान करता है वह दाहिने हाथ के भुगतान कॉलम में दर्ज किया जाता है। प्रत्येक लेन-देन की तिथि और विवरण एक ही तिथि और विवरण कॉलम में लिखे गए हैं।

 Proforma of Simple Petty Cash Book

Cash received	Cash Book Folio	Date	Particulars	Vouchers No.	Cash Payments

(2) विश्लेषणात्मक खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक:

इस पुस्तक में, डाक, वाहन, स्टेशनरी इत्यादि जैसे व्यय की एक विशेष मद को रिकॉर्ड करने के लिए एक अलग कॉलम का उपयोग किया जाता है। आम तौर पर, गैर-आवर्ती वस्तुओं को रिकॉर्ड करने के लिए 'विविध व्यय' के लिए एक अतिरिक्त कॉलम दिया जाता है, जब एक छोटा खर्च दर्ज किया जाता है तो दाहिनी ओर भुगतान कॉलम, वही राशि उचित व्यय (Appropriate Expenses) कॉलम में दर्ज की जाती है। एक विशेष अवधि के अंत में, सभी व्यय कॉलम जोड़े जाते हैं और संबंधित खातों के डेबिट पक्ष में पोस्ट किए जाते हैं। इस प्रणाली के तहत, प्रत्येक सप्ताह या प्रत्येक माह आदि के अंत में नई छोटी नकदी की प्रतिपूर्ति की जाती है, जिसमें वास्तविक खर्च की गई राशि प्राप्त होती है। पेटी कैशियर/छोटे खजांची/रोकड़िया (Petty Cashier) अग्रिम राशि की समान राशि के साथ अवधि शुरू करता है।

Proforma of Analytical Petty Cash Book

Cash receive-d	Cash Book Folio.	Date	Particulars (Payments)	Petty Cash V. No.	Total Payme-nts	Post-age	Convey-ance	Statio-nary	cartage	Sundry expenses

 

Illustration-From the following information, write up petty cash book for the month of October 2021.

Date	Items	Amount (Rs.)
Oct. 1	Received from main cashier	800
Oct. 2	Purchased postal stamps	70
Oct. 5	Paid for stationary	120
Oct. 11	Paid for postal stamps	20
Oct. 15	Paid for bus fare	75
Oct. 21	Paid for office expenses	105
Oct. 25	Paid for telephone	100
Oct. 28	Paid for travelling	150
Oct. 30	Paid for carriage	80

 Solution -

 Petty Cash Book

Cash Received (Rs.)	Cash book Folio	Date	Particular	Voucher No.	Payments (Rs.)
800		Oct. 1	To Cash
		Oct. 2	By Postal Stamps		70
		Oct. 5	By Stationary		120
		Oct. 11	By Postal Stamps		20
		Oct. 15	By Bus Fare		75
		Oct. 21	By Office Expenses		105
		Oct. 25	By Telephone		100
		Oct. 28	By Travelling		150
		Oct. 30	By Carriage		80
		Oct. 31	By Balance c/d		80
800					800

 

Illustration - Mr. Shiv maintains analytical petty cash book on imprest system. The imprest amount is Rs. 2,000. Prepare an analytical petty cash book for the month of month of July 2020.

Date	Particulars	Amount (Rs.)
July 1	Balance in hand	1500
July 1	Cash received to make up the imprest	500
July 4	Paid postage	150
July 6	Paid conveyance	180
July 9	Paid stationary	85
July 10	Paid repair	175
July 15	Paid entertainment	20
July 18	Paid postage	70
July 20	Paid sundry expenses	240
July 21	Paid conveyance	75
July 23	Paid stationary	70
July 25	Paid sundry expenses	130
July 26	Paid repairs	150
July 28	Paid postage	140
July 29	Paid entertainment	110
July 30	Paid conveyance	180
July 31	Paid stationary	120

Solution - 

Cash Received	Date	Particulars	Total Payments	Postage	Stationary	Conveyan-ce	Repairs	Entertain-ment	Sundry Expenses
1500	July 1	To Balance b/d
500	July 1	To Cash
	July 4	By Postage	150	150
	July 6	By Conveyance	180			180
	July 9	By Stationary	85		85
	July 10	By repairs	175				175
	July 15	By Entertainment	20					20
	July 18	By Postage	70	70
	July 20	By Sundry Expenses	240						240
	July 21	By Conveyance	75			75
	July 23	By Stationary	70		70
	July 25	By Sundry expenses	130						130
	July 26	By Repairs	150				150
	July 28	By Postage	140	140
	July 29	By Entertainment	110					110
	July 30	By Conveyance	180			180
	July 31	By Stationary	120		120
		By balance c/d	1895 105	360	275	435	325	130	370
2000			2000

 प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:

1. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक का क्या अर्थ है?
2. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक कितने प्रकार की होती है?
3. लेखांकन में खुदरा रोकड़ या लघु रोकड़ का व्यवहार कैसे किया जाता है?
4. आप एक छोटी रोकड़ बही कैसे बनाते हैं?
5. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक में क्या दर्ज किया जाना चाहिए?
6. खुदरा रोकड़ बही या लघु रोकड़ पुस्तक के फायदे और उद्देश्य क्या हैं?