What is Sub-division of Journal? Explain advantage of Subsidiary books.
Why Cash Book is essential for any Business/Concern?
Key Points:
1. Meaning of
Sub-Division Journal.
2. Types of
Subsidiary Books.
3. Advantages of
Subsidiary Books.
4. Meaning and
Definition of Cash Book.
5. Types of Cash
Book.
(1) Simple or Single
Column Cash Book and Format.
(2) Double Column Cash
Book and Format.
(3) Triple Column Cash
Book and Format.
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Sub-division of Journal:
1. Meaning:
In a big trading
concern, every day innumerous number of transactions take place, so it becomes
very difficult to make journal entry for each transaction. If all the
transactions are recorded in one book only, the book will be very Bulky. It
necessitates sub-division of journal. When the journal is divided into number
of books, each book is used to record transactions of a particular nature like
cash, sales, purchases etc. All these books are called ‘Subsidiary Books’.
Subsidiary books
are also known as ‘Special Journal’.
Following are the
main subsidiary books normally maintained in a business-
(1) Cash Book : To
record receipts and payments of cash including bank.
(2) Purchase Book : To
record credit purchases of goods dealt in by the concern.
(3) Sales Book : To
record credit sales goods dealt in by the concern.
(4) Purchase Return
Book : To record return of goods previously purchased on credit.
(5) Sales Return Book
: To record return of goods previously sold on credit.
(6) Bills Receivable
Book : To record receipt of bills, promissory notes etc. from different
parties.
(7) Bills Payable Book
: To record issue of bills, promissory notes etc. from various parties.
(8) Journal Proper :
To record the transactions not recorded in any of the seven books mentioned
above.
2. Advantage of Subsidiary Books:
The subsidiary
books have undermentioned advantages-
(1) Convenient:
Subsidiary books
are separate and their size is not big. So they convenient in use.
(2) Time Saving:
Different
accounting processes can be undertaken simultaneously because of using the
order books. It helps to complete the work quickly.
(3) Efficiency:
When the same work
is assigned to a particular person over a period of time, he become efficient
in handling it.
(4) Availability of Information:
Information
related to each transaction is available at one place because separate register
are kept for each transaction.
(5) Division of Work:
Accounting work is
divided amongst a number of clerks because many subsidiary books are used in
the place of one single journal.
What is Cash Book?
3. Meaning and Definition:
The book which
keeps records of all cash transactions is called ‘Cash Book’.
In this book, all
the cash receipts and cash payments are recorded. It is like a ledger account
and it is divided into two sides i.e. debit and credit. All the cash receipts
are recorded on debit side whereas all cash payments are recorded on credit
side.
This is a book of
original entry because all cash transactions are recorded first in it and
thereafter recorded from cash book to ledger accounts. This book is maintained
under double entry system. It works as a subsidiary book as well as a main
book.
It severs the
functions of cash account. So there is no necessary of opening cash account in
the ledger.
According to R.N.Carter : “Cash book is book of original entry, the object of which is to record all receipts and payments of money”.
4. Types of Cash Book:
(1) Simple or Single
Column Cash Book.(2) Double Column Cash
Book.(3) Triple Column Cash
Book.
(1) Simple or Single Column Cash Book:
It is called
Single Column Cash Book because there is only one column of account. Discount
and bank transactions are not recorded in this book. The left hand side records
receipts of cash and right hand side records the payments made in cash.
Balancing of Simple Cash Book:
This is balanced like other accounts. The receipt column is always bigger than payments column. The difference is written on the credit side as “By Balance c/d”. In the beginning of next period, it begins with “To Balance b/d” in receipt side which shows cash balance in hand in the beginning of next period.
Proforma of Single Column Cash Book
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Date |
Receipts |
L.F. |
Amount (Rs.) |
Date |
Payments |
L.F. |
Amount (Rs.) |
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(2) Double Column Cash Book:
This is called
Double Column Cash Book because it contains two columns for amount on each side
comprising of either cash and discount transactions or cash and bank
transactions. The rules of banking transactions are same as cash transactions
i.e. all receipts on debit side and all payments on credit side. But in the
case of discount, discount received is recorded on credit side and discount
allowed is recorded on debit side.
Balancing of Double Column Cash Book:
Cash and bank
columns are balanced but discount columns are simply totalled. However, the
bank may allow to withdraw more than amount deposited i.e. to avail an
overdraft.
Proforma of Double Column Cash Book
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Date |
Receipts |
L.F |
Cash |
Bank or Discount |
Date |
Payments |
L.F |
Cash |
Bank or Discount |
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(3) Triple Column Cash
Book:
This cash book is
used to record transactions related to cash, bank and discount. This is
prepared by adding one additional column in Double Column Cash Book. The debit
side columns are used for cash receipts, bank receipts and discount allowed
while the credit side columns are used for cash payments, bank payments and
discount received.
Balancing of Triple Column Cash Book:
Cash and bank columns are balanced as mentioned in Double Column Cash Book. Discount columns are under totaled and not balanced.
Proforma of Triple Column Cash Book
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Date |
Receipts |
L.F. |
Cash |
Bank |
Discount |
Date |
Payments |
L.F. |
Cash |
Bank |
Discount |
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Cash is withdrawn
from the bank for business use. In this case amount is written in bank column
on payment side and in cash column on receipt side. On the other hand, cash is
sent to the bank to deposit, the amount is written in bank column on receipt
side and in cash column payment side. The letter “C” is used in L.F. column
which stands for contra. It indicates that this is contra transaction and no
further posting is required for them.
So, the transactions which affect cash and bank are called ‘Contra Transactions’ or “Contra Entry”.
Important Questions related to Key Points:
1. What is sub-division
of journal? Explain advantage of subsidiary books.2. What is recorded
in the cash book?3. What is cash book
and explain its types?4. Is cash book is
journal or ledger?5. What do you mean
by a single column cash book?6. How many columns
are there in single column cash book?7. What is a double
column cash book?8. What is meant by
triple column cash book?9. What is different
between single column cash book and double column cash book?10. What are different
classification of journal?11. What are the rules
for division of journal?
जर्नल का विभाजन क्या है? सहायक पुस्तकों के लाभ समझाइए।
किसी भी व्यवसाय के लिए रोकड़ बही क्यों आवश्यक है?
प्रमुख बिंदु:
1. जर्नल का विभाजन
का अर्थ.
3. सहायक पुस्तकों के लाभ।
4. रोकड़ पुस्तक या रोकड़ बही का अर्थ और परिभाषा।
5. रोकड़ पुस्तक या रोकड़ बही के प्रकार।
(1) साधारण रोकड़ पुस्तक या एकल कॉलम कैश बुक और प्रारूप।
(2) डबल कॉलम कैश बुक और प्रारूप।
(3) ट्रिपल कॉलम कैश बुक और
प्रारूप।
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किसी भी व्यवसाय के लिए रोकड़ बही क्यों आवश्यक है?
जर्नल का विभाजन/उपखंड:
1. अर्थ:
एक बड़े व्यापारिक प्रतिष्ठान में,
प्रतिदिन असंख्य लेन-देन होते हैं,
इसलिए प्रत्येक लेन-देन के लिए जर्नल प्रविष्टि करना बहुत कठिन हो जाता है। यदि सभी लेन-देन केवल एक पुस्तक में दर्ज किए जाते हैं,
तो पुस्तक बहुत बड़ी होगी। इसके लिए जर्नल के उप-विभाजन की आवश्यकता होती है। जब जर्नल को पुस्तकों की संख्या में विभाजित किया जाता है,
तो प्रत्येक पुस्तक का उपयोग एक विशेष प्रकृति के लेनदेन जैसे नकद,
बिक्री,
खरीद आदि को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। इन सभी पुस्तकों को
'सहायक पुस्तकें'
कहा जाता है।
सहायक पुस्तकों को
'विशेष पत्रिका'
के नाम से भी जाना जाता है।
किसी व्यवसाय में सामान्यतया
निम्नलिखित मुख्य सहायक पुस्तकें रखनी
चाहिए -
(1) रोकड़ बही
: बैंक सहित नकद प्राप्तियां और भुगतानों को रिकॉर्ड करने के लिए।
(2) क्रय पुस्तक
: व्यवसाय
के द्वारा उधार माल के खरीद को रिकॉर्ड करने के लिए।
(3) बिक्री पुस्तिका
: व्यवसाय
के द्वारा उधार माल के बिक्री को रिकॉर्ड करने के लिए।
(4) क्रय वापसी बुक/बही: क्रेडिट पर पहले खरीदे गए माल की वापसी को रिकॉर्ड करने के लिए।
(5) बिक्री वापसी बुक/बही: पहले क्रेडिट पर बेचे गए माल की वापसी को रिकॉर्ड करने के लिए।
(6) प्राप्य बिल बुक/बही: विभिन्न पार्टियों से बिल, वचन पत्र आदि की प्राप्ति को रिकॉर्ड करने के लिए।
(7) देय बिल बुक/बही: विभिन्न पार्टियों से बिल, वचन पत्र आदि जारी करने को रिकॉर्ड करने के लिए।
(8) जर्नल प्रॉपर (मुख्य जर्नल) :
ऊपर वर्णित सात पुस्तकों में से किसी में भी लेन-देन दर्ज नहीं किया गया है।
2. सहायक पुस्तकों का लाभ:
सहायक पुस्तकों के लाभों को रेखांकित किया गया है-
(1) सुविधाजनक:
सहायक पुस्तकें अलग हैं और उनका आकार बड़ा नहीं है। इसलिए वे उपयोग में सुविधाजनक हैं।
(2) समय बचाने वाला:
ऑर्डर बुक का उपयोग करने के कारण विभिन्न लेखांकन प्रक्रियाएं एक साथ की जा सकती हैं। यह काम को जल्दी पूरा करने में मदद करता है।
(3) दक्षता:
जब एक ही कार्य किसी विशेष व्यक्ति को एक निश्चित अवधि में सौंपा जाता है,
तो वह उसे संभालने में कुशल हो जाता है।
(4) सूचना की उपलब्धता:
प्रत्येक लेन-देन से संबंधित जानकारी एक ही स्थान पर उपलब्ध होती है क्योंकि प्रत्येक लेनदेन के लिए अलग रजिस्टर रखा जाता है।
(5) काम का विभाजन:
लेखांकन कार्य कई लिपिकों में विभाजित है क्योंकि एक पत्रिका के स्थान पर अनेक सहायक पुस्तकों का प्रयोग किया जाता है।
रोकड़ पुस्तक या रोकड़ बही क्या है?
3. अर्थ और परिभाषा:
वह पुस्तक जो सभी नकद लेनदेन का रिकॉर्ड रखती है,
'रोकड़ पुस्तक' कहलाती है।
इस पुस्तक में,
सभी नकद प्राप्तियों और नकद भुगतानों को दर्ज किया जाता है। यह एक बही खाते की तरह है और इसे दो पक्षों में बांटा गया है यानी डेबिट (Dr.) और क्रेडिट (Cr.)। सभी नकद प्राप्तियां डेबिट पक्ष पर दर्ज की जाती हैं जबकि सभी नकद भुगतान क्रेडिट पक्ष में दर्ज किए जाते हैं।
यह मूल प्रविष्टि की एक पुस्तक है क्योंकि इसमें सभी नकद लेनदेन पहले दर्ज किए जाते हैं और उसके बाद रोकड़ बही से खाता-बही में दर्ज किए जाते हैं। इस पुस्तक का रखरखाव दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के तहत किया जाता है। यह सहायक पुस्तक के साथ-साथ मुख्य पुस्तक के रूप में भी कार्य करता है।
यह नकद खाते के कार्यों को अलग करता है। इसलिए खाता-बही में नकद खाता खोलने की कोई आवश्यकता नहीं है।
आर.एन.कार्टर के अनुसार:
"रोकड़ बही मूल प्रविष्टि की पुस्तक है,
जिसका उद्देश्य धन की सभी प्राप्तियों और भुगतानों को रिकॉर्ड करना है"।
सभी प्रकार के नकद भुगतान और प्राप्तियां दर्ज की जाती हैं चाहे वे पिछले वर्ष,
चालू वर्ष या भविष्य के वर्ष से संबंधित हों। इस पुस्तक में अर्जित प्राप्तियों और भुगतानों को दर्ज नहीं किया गया है।
4. रोकड़ पुस्तक या रोकड़ बही के प्रकार:
(1) साधारण रोकड़ पुस्तक या सिंगल कॉलम रोकड़ बही।(2) डबल कॉलम रोकड़ बही।(3) ट्रिपल कॉलम रोकड़ बही।
(1) साधारण रोकड़ पुस्तक या एकल स्तंभ रोकड़ बही:
इसे सिंगल कॉलम कैश बुक कहा जाता है क्योंकि इसमें अकाउंट का केवल एक कॉलम होता है। इस पुस्तक में छूट और बैंक लेनदेन अभिलेखित नहीं किये जाते हैं। बाएं हाथ की ओर नकद प्राप्तियों को रिकॉर्ड किये जाते हैं और दाहिने हाथ की ओर नकद में किए गए भुगतानों को रिकॉर्ड किये जाते हैं।
साधारण रोकड़ बही का संतुलन:
यह अन्य खातों की तरह संतुलित है। प्राप्ति कॉलम हमेशा भुगतान कॉलम से बड़ा होता है। अंतर को क्रेडिट पक्ष पर
"बैलेंस सी/डी द्वारा
(By Balance c/d)" लिखा जाता है। अगली अवधि की शुरुआत में,
यह प्राप्ति पक्ष में
"टू बैलेंस बी/डी
(To Balance b/d)" से शुरू होता है जो अगली अवधि की शुरुआत में हाथ में नकद शेष राशि दिखाता है।
Proforma of Single Column Cash Book
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Date |
Receipts |
L.F. |
Amount (Rs.) |
Date |
Payments |
L.F. |
Amount (Rs.) |
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(2) डबल कॉलम कैश बुक:
इसे डबल कॉलम कैश बुक कहा जाता है क्योंकि इसमें प्रत्येक तरफ राशि के लिए दो कॉलम होते हैं जिसमें नकद और छूट लेनदेन या नकद और बैंक लेनदेन शामिल होते हैं। बैंकिंग लेन-देन के नियम नकद लेन-देन के समान ही होते हैं अर्थात डेबिट पक्ष पर सभी प्राप्तियां और क्रेडिट पक्ष पर सभी भुगतान। लेकिन छूट के मामले में,
प्राप्त छूट क्रेडिट पक्ष पर दर्ज की जाती है और छूट की अनुमति डेबिट पक्ष पर दर्ज की जाती है।
डबल कॉलम कैश बुक का संतुलन:
नकद और बैंक कॉलम संतुलित हैं लेकिन छूट कॉलम केवल
योग ही लगाया जाता हैं। हालांकि,
बैंक जमा की गई राशि से अधिक यानी ओवरड्राफ्ट का लाभ उठाने की अनुमति दे सकता है।
इस स्थिति में,
बैंक कॉलम का कुल क्रेडिट पक्ष डेबिट पक्ष से अधिक होता है। डेबिट पक्ष पर अंतर को
"टू बैलेंस सी/डी
(To Balance c/d)" के रूप में लिखा जाता है। तत्पश्चात योग दो पक्षों के विपरीत लिखा जाता है,
शेष राशि क्रेडिट पक्ष पर
"बैलेंस सी
/ डी द्वारा
(By Balance c/d)" के रूप में दर्ज की जाती है।
Proforma of Double Column Cash Book
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Date |
Receipts |
L.F |
Cash |
Bank or Discount |
Date |
Payments |
L.F |
Cash |
Bank or Discount |
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(3) ट्रिपल कॉलम कैश बुक:
इस रोकड़ बही का उपयोग नकद,
बैंक और छूट से संबंधित लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। इसे डबल कॉलम कैश बुक में एक अतिरिक्त कॉलम जोड़कर तैयार किया जाता है। डेबिट साइड कॉलम का उपयोग नकद प्राप्तियों,
बैंक प्राप्तियों और छूट की अनुमति के लिए किया जाता है जबकि क्रेडिट साइड कॉलम का उपयोग नकद भुगतान,
बैंक भुगतान और प्राप्त छूट के लिए किया जाता है।
ट्रिपल कॉलम कैश बुक का संतुलन:
डबल कॉलम कैश बुक में बताए अनुसार कैश और बैंक कॉलम संतुलित हैं। डिस्काउंट कॉलम कुल से कम होता हैं और संतुलित नहीं होता हैं।
Proforma of Double Column Cash Book
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Date |
Receipts |
L.F. |
Cash |
Bank |
Discount |
Date |
Payments |
L.F. |
Cash |
Bank |
Discount |
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कॉन्ट्रा एंट्री से आप क्या समझते हैं?
व्यावसायिक उपयोग के लिए बैंक से नकद निकासी की जाती है। इस मामले में राशि भुगतान पक्ष पर बैंक कॉलम में और प्राप्ति पक्ष पर नकद कॉलम में लिखी जाती है। दूसरी ओर,
बैंक को जमा करने के लिए नकद भेजा जाता है,
राशि प्राप्ति पक्ष पर बैंक कॉलम में और नकद कॉलम भुगतान पक्ष में लिखी जाती है।
L.F. कॉलम में
"C" अक्षर का प्रयोग किया जाता है जो कि
contra के लिए है। यह इंगित करता है कि यह कॉन्ट्रा ट्रांजैक्शन है और उनके लिए आगे किसी पोस्टिंग की आवश्यकता नहीं है।
इसलिए, नकद और बैंक को प्रभावित करने वाले लेनदेन को 'कॉन्ट्रा ट्रांजेक्शन' या "Contra प्रविष्टि" कहा जाता है।
प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:
1. जर्नल का विभाजन
क्या है? सहायक पुस्तकों के लाभ समझाइए।2. रोकड़ बही में क्या दर्ज है?3. रोकड़ बही क्या है और इसके प्रकारों की व्याख्या करें?4. रोकड़ बही जर्नल है या बही?5. एकल स्तंभ रोकड़ बही से आप क्या समझते हैं ?6. सिंगल कॉलम कैश बुक में कितने कॉलम होते हैं?7. डबल कॉलम कैश बुक क्या है?8. ट्रिपल कॉलम कैश बुक से क्या तात्पर्य है?9. सिंगल कॉलम कैश बुक और डबल कॉलम कैश बुक में क्या अंतर है?10. जर्नल के विभिन्न वर्गीकरण क्या हैं?11. जर्नल के विभाजन के नियम
क्या हैं?
