Why Internal Check system is necessary for Small and Large industry/business concern?
OR
Auditing - Internal Check System - Meaning, Objectives, Principles or Characteristics.
Key Points:
1. Meaning Internal Check.
2. Definitions of Internal Check.
3. Characteristics of Internal Check (Principles).
4. Objectives of Internal Check.
5. Conclusion.
 |
| YouTube Link : https://youtu.be/RgRB3KJd7WU |
Internal Check:
1. Meaning Internal Check:
An internal check system has an important role in
audit of books of accounts of a business organisation. Internal check means
better arrangement of book-keeping and accountancy in such a way that detection
and prevention of errors and fraud gets completed automatically. Internal check
is an arrangement in which work of account is divided among the employees in
such a way that the working of an employee may get checked independently by
other employee. In fact, the base of internal check system is division of work
among employees of the organisation in which work done by an employee is
automatically checked by the other and subsequently the possibilities of errors
and frauds get reduced.
In practical, it is impossible for owner, management
and officers of organisation to make direct control over all the business
transaction. If they don’t work with proper precaution. Possibilities of errors
and fraud become possible which results in financial loss. If size of an
organisation is small, errors and frauds may be prevented but as and when the
size of organisation increases, the management and administrative control for
owners and management become difficult due to which the accounting work gets
overlooked and employees become able to commit various type of frauds. So, in
order to keep specific control over frauds, the system of internal check is
used.
2. Definitions of Internal Check:
(i) R. G. Williams – Internal check do not make fraud
impossible, but they make it different and not as a deterrent by increasing the
danger of early discovery.
(ii) D. Paula – Internal check means practically a
continuous internal audit carried on by the staff itself, by means of which the
work of each individual is independently checked by the other members of the
staff.
(iii) Lancaster – Internal check is a method of organising
the entire operations of office, factory, warehouse and the duties of the respective
staff, so that fraud and irregularities are impossible without collusion.
It is fact that an internal check is the system in
which preparation and checking of the books of accounts does not depend on only
one person but on the basis of division of work, the work one person can be
checked by the other person independently. This is a good system of checking
and employees of the organisation perform it throughout the year. It makes
possible the continuous audit of books of accounts.
3. Characteristics of Internal Check (Principles):
(1) Division of Work:
Division of work is the characteristics and base of
internal check. Work of one person is checked by other person and this causes
no duplication.
(2) Work Determination:
The specific work is given to the concerned person
which makes him enable to complete the work with feelings of responsibilities.
(3) Fair Control:
By assigning the control of cash and goods to honest
and reliable employees, it becomes possible to have control on important work
of organisation.
(4) Change of Work:
The work of employees should be changed from time to
time so that any important work should not be in control of same employee.
(5) Compulsory Leave:
The employee who have been given charge of stock and
cash should be sent on compulsory leave so that irregularities may be checked.
(6) Use of labour Efficient Machines:
Work of books of accounts must be performed with calculator,
computer and recording machines etc.
(7) Self-balancing System:
In this system, the self-balancing system is also
used. Use of this system is needed for checking of specific kinds of books of
accounts.
(8) Effective filing:
It makes the effective filing system of all types of
document, voucher and records.
(9) Contact with Debtors and Creditors:
Efforts to established contact with debtors and
creditors of the business are made to ensure that their ledgers are correct.
(10) Correspondence System:
The best correspondence system is required in the
business. Letters received and sent must be under supervision of an honest
employee.
(11) Valuation of Stock:
This work should be given to any senior, responsible
and honest employee.
(12) Accounts of Wages:
There should be proper control over wages payable and payment
system should also be reasonable and proper.
(13) Rules regarding Discount and Bad debts:
The rules regarding rates of discount, provision for
discount and provision for bad debts should be made in advance.
(14) Control on Goods:
There should be a proper system of receipts and
dispatch of goods. The employee related to this work must be honest.
(15) No dispatch of goods without permission.
(16) Cash received should be sent to bank.
(17) Control over work.
(18) There should be no contract between accountant and
creditors.
(19) No misuse of assets.
(20) Checking of cash and bank balance.
(21) Preparing minute books.
4. Objectives of Internal Check:
(i) Prevention and detection of errors and fraud.
(ii) Tracing errors.
(iii) Determining the scope of responsibility – An employee
should be aware of time given to complete his work.
(iv) Increasing efficiency.
(v) Benefits of division of work.
(vi) Moral effect.
(vii) Work simplification.
(viii) Easiness in preparing final accounts.
(ix) Non recording of business transaction becomes
impossible.
5. Conclusion:
After the study of Internal Check, it can be said that if the size of organization is small, control over fraud is easily done by Management and when the size of organization increases then employees become able to commit various type of frauds. For control over fraud the Internal Check system is necessary.
Important Question related to Key Points:
1. What is Internal Check system?
2. What is the Objectives of Internal Check system?
3. Why is Internal Check important?
4. What is the
Principles of Internal Check system?
-------------------------------------------------------------------------------------------
छोटे और बड़े उद्योग/व्यावसायिक प्रतिष्ठान के लिए आंतरिक जांच प्रणाली क्यों आवश्यक है?
या
अंकेक्षण - आंतरिक जांच प्रणाली - अर्थ, उद्देश्य, सिद्धांत या विशेषताएं।
प्रमुख बिंदु:
1. आंतरिक जांच का अर्थ ।
2. आंतरिक जाँच की परिभाषाएँ।
3. आंतरिक जांच के लक्षण (सिद्धांत)।
4. आंतरिक जांच के उद्देश्य।
5. निष्कर्ष।
|
| YouTube Link : https://youtu.be/RgRB3KJd7WU |
आंतरिक जांच:
1. आंतरिक जांच का अर्थ (Meaning Internal Check):
एक व्यावसायिक संगठन के खातों की पुस्तकों की लेखा परीक्षा में एक आंतरिक जांच प्रणाली की महत्वपूर्ण भूमिका होती है। आंतरिक जांच का अर्थ है बहीखाता और लेखा-जोखा की बेहतर व्यवस्था इस तरह से त्रुटियों और धोखाधड़ी का पता लगाना और उनकी रोकथाम स्वतंत्र रूप से पूरी हो जाए। आंतरिक जाँच एक ऐसी व्यवस्था है जिसमें खाते के कार्य को कर्मचारियों के बीच इस प्रकार विभाजित किया जाता है कि एक कर्मचारी के कामकाज की जाँच अन्य कर्मचारी द्वारा स्वतंत्र रूप से की जा सके। वास्तव में,
आंतरिक जाँच प्रणाली का आधार संगठन के कर्मचारियों के बीच कार्य का विभाजन है जिसमें एक कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य को दूसरे द्वारा स्वतंत्र रूप से जाँचा जाता है और बाद में त्रुटियों और धोखाधड़ी की संभावना कम हो जाती है।
व्यावहारिक रूप से,
संगठन के मालिक,
प्रबंधन और अधिकारियों के लिए सभी व्यावसायिक लेनदेन पर सीधा नियंत्रण करना असंभव है। अगर वे उचित सावधानी के साथ काम नहीं करते हैं,
तो
त्रुटियों और धोखाधड़ी की संभावनाएं संभव हो जाती हैं जिसके परिणामस्वरूप वित्तीय नुकसान होता है। यदि किसी संगठन का आकार छोटा है,
तो त्रुटियों और धोखाधड़ी को रोका जा सकता है,
लेकिन जैसे-जैसे संगठन का आकार बढ़ता है,
मालिकों और प्रबंधन के लिए प्रबंधन और प्रशासनिक नियंत्रण मुश्किल हो जाता है,
जिसके कारण लेखांकन कार्य की अनदेखी हो जाती है और कर्मचारी विभिन्न प्रकार
के धोखाधड़ी कार्य करने में सक्षम हो जाते हैं। इसलिए,
धोखाधड़ी पर विशिष्ट नियंत्रण रखने के लिए,
आंतरिक जांच की प्रणाली का उपयोग किया जाता है।
2. आंतरिक जाँच की परिभाषाएँ (Definitions of Internal Check):
(i) डी. पाउला
- आंतरिक जांच का अर्थ व्यावहारिक रूप से कर्मचारियों द्वारा ही की जाने वाली एक सतत आंतरिक लेखा परीक्षा है,
जिसके माध्यम से प्रत्येक व्यक्ति के काम की स्वतंत्र रूप से स्टाफ के अन्य सदस्यों द्वारा जांच की जाती है।
(ii) लैंकेस्टर - आंतरिक जांच कार्यालय,
कारखाने,
गोदाम और संबंधित कर्मचारियों के कर्तव्यों के पूरे संचालन को व्यवस्थित करने की एक विधि है,
ताकि मिलीभगत के बिना धोखाधड़ी और अनियमितताएं असंभव हो।
तथ्य यह है कि आंतरिक जाँच वह प्रणाली है जिसमें लेखा पुस्तकों की तैयारी और जाँच केवल एक व्यक्ति पर निर्भर नहीं करती है,
बल्कि कार्य विभाजन के आधार पर,
एक व्यक्ति दूसरे व्यक्ति द्वारा स्वतंत्र रूप से कार्य की जाँच की जा सकती है। यह जाँच की एक अच्छी व्यवस्था है और संगठन के कर्मचारी साल भर इसे करते हैं। यह खातों की पुस्तकों की निरंतर लेखा परीक्षा को संभव बनाता है।
3. आंतरिक जांच के विशेषताएं/लक्षण (सिद्धांत) (Characteristics of Internal Check (Principles):
(1) काम का विभाजन (Division of Work):
कार्य का विभाजन आंतरिक जांच की विशेषताएं और आधार है। एक व्यक्ति के कार्य की दूसरे व्यक्ति द्वारा जाँच की जाती है और इससे कोई दोहराव नहीं होता है।
(2) कार्य निर्धारण (Work Determination):
संबंधित व्यक्ति को विशिष्ट कार्य दिया जाता है जो उसे जिम्मेदारियों की भावना के साथ कार्य को पूरा करने में सक्षम बनाता है।
(3) निष्पक्ष नियंत्रण (Fair Control):
ईमानदार और विश्वसनीय कर्मचारियों को नकदी और माल का नियंत्रण सौंपने से,
संगठन के महत्वपूर्ण कार्यों पर नियंत्रण रखना संभव हो जाता है।
(4) काम में बदलाव (Change of Work):
कर्मचारियों के कार्य को समय-समय पर बदलते रहना चाहिए ताकि कोई भी महत्वपूर्ण कार्य एक ही कर्मचारी के नियंत्रण में न हो।
(5) अनिवार्य अवकाश (Compulsory Leave):
जिन कर्मचारियों को स्टॉक एवं कैश का प्रभार दिया गया है,
उन्हें अनिवार्य अवकाश पर भेजा जाए,
ताकि अनियमितताओं की जांच की जा सके।
(6) श्रम कुशल मशीनों का उपयोग (Use of Labour Efficient Machines):
लेखा पुस्तकों का कार्य कैलकुलेटर,
कम्प्यूटर तथा रिकार्डिंग मशीन आदि से किया जाना चाहिए।
(7) स्व-संतुलन प्रणाली (Self-balancing System):
इस प्रणाली में,
स्व-संतुलन प्रणाली का भी उपयोग किया जाता है। विशिष्ट प्रकार की लेखा पुस्तकों की जाँच के लिए इस प्रणाली के उपयोग की आवश्यकता होती है।
(8) प्रभावी फाइलिंग (Effective filing):
यह सभी प्रकार के दस्तावेज,
वाउचर और अभिलेखों की प्रभावी फाइलिंग प्रणाली बनाता है।
(9) देनदार और लेनदारों से संपर्क (Contact with Debtors and Creditors):
व्यवसाय के देनदारों और लेनदारों के साथ स्थापित संपर्क के प्रयास यह सुनिश्चित करने के लिए किए जाते हैं कि उनके खाते सही हैं।
(10) पत्राचार प्रणाली (Correspondence System):
व्यवसाय में सर्वोत्तम पत्राचार प्रणाली की आवश्यकता होती है। प्राप्त और भेजे गए पत्र एक ईमानदार कर्मचारी की देखरेख में होने चाहिए।
(11) स्टॉक का मूल्यांकन (Valuation of Stock):
यह काम किसी भी वरिष्ठ,
जिम्मेदार और ईमानदार कर्मचारी को दिया जाना चाहिए।
(12) मजदूरी के खाते (Accounts of Wages):
देय मजदूरी पर उचित नियंत्रण होना चाहिए और भुगतान प्रणाली भी उचित होनी चाहिए।
(13) छूट और अशोध्य ऋण के संबंध में नियम (Rules regarding discount and bad debts):
छूट की दरों, छूट के प्रावधान और अशोध्य ऋणों के प्रावधान के संबंध में नियम अग्रिम रूप से बनाए जाने चाहिए।
(14) माल पर नियंत्रण (Control on Goods):
माल की प्राप्ति और प्रेषण की उचित व्यवस्था होनी चाहिए। इस काम से जुड़े कर्मचारी को ईमानदार होना चाहिए।
(15) अनुमति के बिना माल का प्रेषण नहीं।
(16) प्राप्त नकद बैंक को भेजा जाना चाहिए।
(17) काम पर नियंत्रण।
(18) लेखाकार और लेनदारों के बीच कोई अनुबंध नहीं होना चाहिए।
(19) संपत्ति का कोई दुरुपयोग नहीं।
(20) नकद और बैंक बैलेंस की जाँच।
(21) सूक्ष्म की किताबें तैयार करना।
4. आंतरिक जांच के उद्देश्य (Objectives of Internal Check):
(i) त्रुटियों और धोखाधड़ी की रोकथाम और पता लगाना।
(ii) त्रुटियों का पता लगाना।
(iii) जिम्मेदारी के दायरे का निर्धारण
- एक कर्मचारी को अपना काम पूरा करने के लिए दिए गए समय के बारे में पता होना चाहिए।
(iv) बढ़ती दक्षता।
(v) कार्य विभाजन के लाभ।
(vi) नैतिक प्रभाव।
(vii) कार्य सरलीकरण।
(viii) अंतिम खाते तैयार करने में आसानी।
(ix) व्यापार लेनदेन की रिकॉर्डिंग संभव हो जाती है।
5. निष्कर्ष:
आंतरिक जांच के अध्ययन के बाद यह कहा जा सकता है कि यदि संगठन का आकार छोटा है, तो प्रबंधन द्वारा धोखाधड़ी पर नियंत्रण आसानी से किया जाता है और जब संगठन का आकार बढ़ता है तो कर्मचारी विभिन्न प्रकार की धोखाधड़ी करने में सक्षम हो जाते हैं। धोखाधड़ी पर नियंत्रण के लिए आंतरिक जांच प्रणाली आवश्यक है।
