What do you mean by Double Entry System & its characteristics, merits and demerits?
Key Points:
1. Meaning of Double
Entry System.
2. Meaning of debit.
3. Meaning of credit.
4. Characteristics of
Double Entry System.
5. Merits of Double
Entry System.
6. Demerits of Double
Entry System.
7. Conclusion.
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"What do you mean by Double Entry System & its characteristics, merits and demerits?"
1. Meaning of Double Entry System:
Double entry
system is the most scientific system of accounting. According to it, every
transaction has two aspects i.e. debit and credit. This system recognizes and
records both the aspects of transactions. For example - ₹ 500 received from
'X'. In this transaction cash is received and 'X' is making payment of cash.
So, it has two aspects (i) Receiving of cash and (ii) Payment by 'X'. One
aspect of the transaction is debited and other is credited.
This system has
proved to be scientific, systematic and perfect system of accounting for
recording all the financial transactions.
2. Meaning of debit:
This word has been
derived from the Latin word 'Debitum' which means 'due for that'.
3. Meaning of credit:
This word has been
derived from the Latin word 'Credere' which means 'due to that'.
4. Characteristics of Double Entry System:
Following are the
characteristics of Double Entry System -
(1) Complete Record:
This system
maintains a complete record of all the business transactions.
(2) Two-fold aspect:
In this system,
every business transaction affects two accounts - One who receives the benefit
and the other who gives the benefit.
(3) Arithmetical Accuracy:
Since one aspect
of each transaction is debited and other aspect is credited, total of all
debits is always equal to the total of all credits. It helps to establish
mathematical accuracy by preparing Trial Balance.
(4) Two aspects:
Both personal and
impersonal aspects of a transaction are recorded in this system. Both the
aspects may be personal or both may be impersonal or one may be personal and
the other may be impersonal.
5. Merits of Double Entry System:
This system has
under-mentioned advantages -
(1) Accuracy:
Accuracy of
accounting can be established by using this system, through Trial Balance.
(2) Scientific System:
This is most
scientific system of accounting in comparison to other systems.
(3) No scope of Fraud:
Since, every
transaction is recorded in two different accounts, there is no scope of fraud.
If there is any fraud, it can be easily identified.
(4) Comparative study becomes possible:
The owner can
easily compare the result of one year with those of the previous years.
(5) Complete System:
This system
maintains a complete record of business transactions. So, complete information
is received about each transaction.
(6) Information about Profit and loss:
The ledger
contains full particulars of each account, the profit earned or loss suffered
during a particular period can be ascertained by preparing Profit and Loss
Account.
(7) Information about Financial Condition:
By preparing
Balance Sheet, the financial condition of the business can be ascertained at a
particular date.
6. Demerits of Double Entry System:
This system has
under-mentioned disadvantages -
(1) Expensive:
This system is
expensive because a number of books and records are to be maintained. It is not
affordable for small businessman.
(2) Complicated:
This system
comprises of complicated rules of debit and credit. It also involves principles
of accounting. By this way, this process becomes complex and lengthy.
(3) Requirement of Trained Staff:
A number of books
are kept under this system and trained staff is required to maintain them.
(4) Accuracy not guaranteed:
There is no
guarantee of absolute accuracy of the books of accounts in spite of agreement
of Trial Balance.
7. Conclusion:
In the present era, the Double Entry System of accounting is very much applied practice which enables us to maintain the efficient financial system. A good understanding of system of accounting ensures to grasp the overall aspects of business. It reduces errors and frauds. Financial statements of an organization can be easily prepared using Double Entry System of Book-keeping as the information is collected on the basis of double entry transactions.
Important Question related to Key Points.
1. What is the
meaning of Double Entry System?
2. What is the
Characteristics of Double Entry System?
3. What is the merits
and demerits of Double Entry System?
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दोहरा लेखा प्रणाली और इसके विशेषताएं, गुण और दोष से आप क्या समझते हैं?
प्रमुख बिंदु:
1. दोहरा लेखा प्रणाली का अर्थ।
2. डेबिट का अर्थ।
3. क्रेडिट का अर्थ।
4. दोहरा लेखा प्रणाली की विशेषताएं।
5. दोहरा लेखा प्रणाली के गुण।
6. दोहरा लेखा प्रणाली के दोष।
7. निष्कर्ष।
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"दोहरा लेखा प्रणाली और इसके विशेषताएं, गुण और दोष से आप क्या समझते हैं?"
1. दोहरा लेखा प्रणाली का अर्थ:
दोहरी प्रविष्टि प्रणाली लेखांकन की सबसे वैज्ञानिक प्रणाली
है। इसके अनुसार, प्रत्येक लेन-देन के दो पहलू होते हैं अर्थात डेबिट और क्रेडिट। यह
प्रणाली लेनदेन के दोनों पहलुओं को पहचानती है और रिकॉर्ड करती है। उदाहरण के लिए
- 'X' ₹ 500 से प्राप्त हुए। इस लेनदेन में
नकद प्राप्त होता है और 'X' नकद भुगतान कर रहा है। तो, इसके दो पहलू हैं (i) नकद प्राप्त
करना और (ii) 'X' द्वारा भुगतान। लेन-देन का एक पहलू डेबिट किया जाता है और दूसरा क्रेडिट
किया जाता है।
यह प्रणाली सभी वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए लेखांकन
की वैज्ञानिक, व्यवस्थित और सही प्रणाली साबित हुई है।
2. डेबिट का अर्थ:
यह शब्द लैटिन शब्द 'डेबिटम' से लिया गया है, जिसका अर्थ
है, 'उसके लिए देय'।
3. क्रेडिट का अर्थ:
यह शब्द लैटिन शब्द 'क्रेडेरे' से लिया गया है, जिसका अर्थ
है, 'उसके कारण'।
4. दोहरा लेखा प्रणाली की विशेषताएं:
दोहरा लेखा प्रणाली की विशेषताएं निम्नलिखित हैं -
(1) संपूर्ण रिकॉर्ड:
यह प्रणाली सभी व्यावसायिक लेनदेन का पूरा रिकॉर्ड रखती है।
(2) दो-स्वरूप:
इस प्रणाली में, प्रत्येक व्यापार लेनदेन दो खातों को प्रभावित
करता है -(i) एक जो लाभ प्राप्त करता है और
(ii) दूसरा जो लाभ देता है।
(3) अंकगणितीय शुद्धता:
चूंकि प्रत्येक लेन-देन का एक पहलू डेबिट किया जाता है, और
दूसरे पहलू को क्रेडिट किया जाता है, सभी डेबिट का योग हमेशा सभी क्रेडिट के योग के
बराबर होता है। यह तलपट तैयार करके गणितीय सटीकता स्थापित करने में मदद करता है।
(4) द्वि-रूपता:
लेन-देन के व्यक्तिगत और अवैयक्तिक दोनों पहलुओं को इस प्रणाली
में दर्ज किया जाता है। दोनों पहलू व्यक्तिगत हो सकते हैं या दोनों अवैयक्तिक हो सकते
हैं या एक व्यक्तिगत हो सकता है और दूसरा अवैयक्तिक हो सकता है।
5. दोहरा लेखा प्रणाली के गुण:
इस प्रणाली के नीचे उल्लिखित फायदे हैं -
(1) शुद्धता:
तलपट के माध्यम से इस प्रणाली का उपयोग करके लेखांकन की सटीकता
स्थापित की जा सकती है।
(2) वैज्ञानिक प्रणाली:
यह अन्य प्रणालियों की तुलना में लेखांकन की सबसे वैज्ञानिक
प्रणाली है।
(3) धोखाधड़ी की कोई गुंजाइश नहीं:
चूंकि, प्रत्येक लेनदेन दो अलग-अलग खातों में दर्ज किया जाता
है, इसलिए धोखाधड़ी की कोई गुंजाइश नहीं है। अगर कोई धोखाधड़ी है तो उसकी आसानी से
पहचान की जा सकती है।
(4) तुलनात्मक अध्ययन संभव हो जाता है:
व्यापारी, एक वर्ष के परिणाम की तुलना पिछले वर्षों के परिणामों
से आसानी से कर सकता है।
(5) संपूर्ण प्रणाली:
यह प्रणाली व्यावसायिक लेनदेन का पूरा रिकॉर्ड रखती है। तो,
प्रत्येक लेनदेन के बारे में पूरी जानकारी प्राप्त होती है।
(6) लाभ और हानि के बारे में जानकारी:
खाता बही के प्रत्येक खाते का पूरा विवरण होता है, किसी विशेष
अवधि के दौरान अर्जित लाभ या हानि का पता लाभ और हानि खाता तैयार करके लगाया जा सकता
है।
(7) वित्तीय स्थिति के बारे में जानकारी:
बैलेंस शीट तैयार करके, किसी विशेष तिथि पर व्यवसाय की वित्तीय
स्थिति का पता लगाया जा सकता है।
6. दोहरा लेखा प्रणाली के दोष:
इस प्रणाली के नीचे उल्लिखित नुकसान हैं -
(1) महँगा:
यह प्रणाली महंगी है क्योंकि कई पुस्तकों और अभिलेखों को
बनाए रखा जाना है। यह छोटे व्यवसायी के लिए अफोर्डेबल नहीं है।
(2) जटिल:
इस प्रणाली में डेबिट और क्रेडिट के जटिल नियम शामिल हैं।
इसमें लेखांकन के सिद्धांत भी शामिल हैं। इस तरह यह प्रक्रिया जटिल और लंबी हो जाती
है।
(3) प्रशिक्षित कर्मचारियों की आवश्यकता:
इस प्रणाली के तहत कई किताबें रखी जाती हैं और उन्हें बनाए
रखने के लिए प्रशिक्षित कर्मचारियों की आवश्यकता होती है।
(4) शुद्धता की गारंटी नहीं:
तलपट के मिलान के बावजूद खातों की पुस्तकों की पूर्ण सटीकता
की कोई गारंटी नहीं है।
7. निष्कर्ष:
वर्तमान युग में, लेखांकन की दोहरी प्रविष्टि प्रणाली बहुत अधिक लागू की जाने वाली प्रणाली है, जो हमें कुशल वित्तीय प्रणाली को बनाए रखने में सक्षम बनाता है। लेखांकन प्रणाली की एक अच्छी समझ व्यवसाय के समग्र पहलुओं को समझना सुनिश्चित करती है। यह त्रुटियों और धोखाधड़ी को कम करता है। किसी संगठन के वित्तीय विवरण बुक-कीपिंग की डबल एंट्री सिस्टम का उपयोग करके आसानी से तैयार किए जा सकते हैं क्योंकि जानकारी डबल एंट्री लेनदेन के आधार पर एकत्र की जाती है।
प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न।
1. दोहरा लेखा प्रणाली का क्या अर्थ है?
2. दोहरा लेखा प्रणाली की विशेषताएं क्या हैं?
3. दोहरा लेखा प्रणाली के गुण और दोष क्या हैं?
