Company Auditor: Appointment (U/S 139), Rights and Powers, Duties
Key Points:
1. Appointment of First Auditor 224 (5).
2. Subsequent Appointments 224 (1).
3. Appointment of Auditor of Government Companies 619.
4. Appointment by Special Resolution to 224 (A).
5. Appointment of Branch Auditor 228.
6. Rights and Powers of an Auditor.
7. Duties of an Auditor.
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Appointment of Company Auditor (139):
1. Appointment of First Auditor 224 (5) -
(i) Every company, even a private company, must
appoint an auditor (s) to audit its accounts.
(ii) The first auditor (s) of a company shall be
appointed by BOD within one month of the registration of the company and such
an auditor shall hold office till the conclusion of the first AGM. The company
may, however, at a General Meeting remove any such auditor (s) and point in his
(their) place (s) any other person (s) who have been nominated for appointment
by any member of the company and of whose nomination notice has been given to
the members of the company not less than 14 days before the date of the
meeting.
If the Board fails to make such appointment, the
company in General Meeting may appoint the first auditor. Such an auditor is
automatically reappointed.
2. Subsequent Appointments 224 (1) -
(i) Every company shall at each AGM appoint an auditor
(s) to hold office from the conclusion of that meeting until the conclusion of
the next AGM and shall, within 7 days of the appointment, give intimation thereof
to every auditor so appointed, unless he is retiring auditor.
Theoretically, an auditor is appointed by the
shareholders, but practically the directors make appointment because of strong
voting position exercised by the directors through block votes, proxies etc.
and the disinterest of many shareholders.
(ii) An auditor so appointed unless he is retiring
auditor shall, within 30 days of the receipt from the company of the
information of his appointment, inform the registrar in writing that he has
accepted, or refused to accept, the appointment.
(iii) Where at an AGM, no auditors are appointed or
re-appointed, the Central Government may appoint a person to fill the vacancy.
(iv) According to the Companies Act, Section 224 (3)
its information should be given to the Central Government within 7 days of the
general meeting. If the company fails to intimate this fact to Central
Government, the company and every officer who is in default, shall be
punishable with a fine which may extend to ₹500.
(v) Where it is found that the appointment of the
auditor at the AGM was invalid ab - initio, the new Auditor in his place shall
be appointed at General Meeting of the shareholders.
(vi) The auditor appointed by whatever authority shall
be reappointed at the AGM unless -
(a) He is not qualified for reappointment.
or
(b) He has given the company notice in writing of his
unwillingness to be re - appointed,
or
(c) A resolution has been passed at that meeting
appointing somebody instead of him or providing expressly that he shall not be
re - appointed,
or
(d) A notice has been given to the company of an
intended resolution to appoint some person (s) in the place of retiring
auditor, and by reason of the death, in-capacity or disqualification of that
person or of all those persons, as the case may be, the resolution cannot be
proceed with.
3. Appointment of auditor of government companies 619 -
(i) The auditor of a Government company is appointed
or re - appointed within 180 days by the central government on the advice of
CAG of India.
(ii) In case of government company or a company
directly or indirectly controlled by the Central Government or by one or more
State Government or partly by Central and partly by one or more State Governments, the first auditor will be appointed by CAG within 60 days of
registration of company. If CAG does not do so, the BOD will do so within the
next 30 days. If the BOD fails to do this, it will inform members of the
company who will then appoint auditors within 60 days at an AGM. Such auditor
will hold office till conclusion of the first AGM.
4. Appointment by special resolution to 224 (A) -
In case of a company in which not less than 25% of the
subsequent share capital is held, whether singly or in any combination, by -
(i) A public financial institution or a government
company or Central government or any State government,
or
(ii) Any financial or other institution by any provincial
or state Act in which the State Government holds not less than 51% of the subscribed
share capital,
or
(iii) A nationalized bank or an insurance company
carrying on general insurance business, the appointment or the Re-appointment
of the auditor or auditor at the AGM shall be made by a special resolution.
If a company does not pass the special resolution
making the appointment of the auditor or auditors, it shall be deemed that no
auditor had been appointed by the company and Central government may appoint a
person to be auditor of the company.
Casual Vacancy 224 (6)-
(i) Any Casual Vacancy, except by prior resignation
may be filled by board.
(ii) If vacancy has been caused by resignation, it
shall be filled only by General Meeting.
(iii) An auditor appointed to fill up casual vacancy shall
hold office till the conclusion of the next AGM.
5. Appointment of branch auditor 228:
(i) The accounts of the branches of the company may be
audited by the company statutory auditor,
(ii) The company may decide to have the accounts of
the branches audited by a person other the company Auditor.
(iii) In such a case, the appointment may be made by
shareholder in General Meeting.
(iv) The BOD can appoint the branch auditor if the
company has authorised the BOD to appoint the branch auditors by a resolution passed
in General Meeting.
6. Rights and Powers of an Auditor:
(i). Right to access the books of accounts - The
auditor has a right to access at all times to the books of accounts and
vouchers whether kept at head office or elsewhere.
Books - Records of business (includes legal,
statistical and costing books).
Vouchers - Documentary evidence like MOA, AOA,
Contracts, Correspondences etc.
Although auditor has the right to access the records
at all times but he generally informs/consults with directors regarding
suitable and convenient time.
(ii) Right to call information and explanations - from
directors /officers.
(iii) Right to receive notice of and attend AGM -
Right to speak when accounts are discussed. He has the right but he may or may
not use this right.
(iv) Right to make statement at General Meeting - If
present in meeting, he is not bound to answer any questions unless asked by
chairman of meeting.
(v) Right to receive remuneration.
(vi) Right to get indemnified – Out of Assets of the
Company, against any liability incurred by him in defending himself against
Civil and criminal proceeding by the company, provided he is acquitted of the
charges.
(vii) Right to visit the branches - If no qualified
auditor has been appointed in the branch and exemption to get the branch
accounts audited has not been granted to the company by GOI. If the company is
a Banking company and has branches outside India, he will have no right to
visit such branches but will have the right of access to all the returns sent
by the branches to the head office.
(viii) Right to take legal and Technical advice - He
has the right to take these advices but he must give his opinion in the report
and not that of the experts etc.
(ix) Right to sign audit report (229) - Only the
person appointed as auditor and in case of the firm is so appointed. Only a partner
of the firm practising in India may sign.
(x) Right of Lien.
7. Duties of an Auditor:
(i) Duty to make report.
(ii). Matters to be stated in the report -
(a) Whether or not he has obtained all the information
and explanation to the best of his knowledge and belief which were necessary.
(b) Whether, in his opinion, the profit and loss
accounts exhibits true and fair view of profit and loss.
(c) Whether, in his opinion, the Balance Sheet
exhibits true and fair view of the state of affairs.
(d) Whether, in his, opinion proper books of accounts
have been kept by the company and proper returns has been received from
branches not visited by him.
(e) Whether, in his opinion, the profit and loss
account and balance sheet comply with prescribed acting standards.
(f) Whether the report on accounts of any B.O. audited
by a person other than the company's auditor.
(g) He has to report in Bolt italics, the observations
or comments, which have any negative effect on functioning of the company.
(h) Whether any director is disqualified from being
appointed as director U/S 274 (1) (g).
(i) Whether Cess payable 441(A) has been paid or not
and if not, the details of amount unpaid.
(iii) Duty to assist investigators - In every possible
way when the affairs of company are being investigated. He can be asked to
produce the working papers.
(iv) Duty to certify the statutory report -
(a). Number of shares allotted by the company for cash
or other than cash.
(b) Cash received by the company regarding all the
shares allotted.
(c) Summary of receipts and payments.
(v) Duty to certify profit and loss account in
prospectus - If an existing company issues prospectus, it should contain the
statement of profit and loss, year - wise for the previous five years showing
the rate of dividend paid each year and a statement of Assets and liabilities.
Such statements should be certified by the auditor of the company.
(vi) To see whether loans have been property secured.
(vii) Whether shares and debentures have been sold at
less than the Purchase value.
(viii) Whether the personal expenses have been charged
to profit and loss account.
(ix) To express his opinion whether loans given are
secured or not.
(x) Whether the money deposited by the public has been
shown in the balance sheet as deposits.
Questions related with Key Points:
1. Write a note on appointment of Special Auditor by
Central Government.
2. Discuss the rights and duties of a Company Auditor.
3. Who can be and who cannot be appointed as auditor of a
company? who can be dismiss the company auditor and how?
4. How are the Auditors of a Company Appointed?
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कम्पनी अंकेक्षक - नियुक्ति धारा 139, अधिकार एवं शक्तियां, कर्तव्य
प्रमुख बिंदु:
1. प्रथम अंकेक्षक की नियुक्ति धारा 224 (5),
2. आगामी एवं बाद (Subsequent) की नियुक्तियां धारा 224 (1),
3. सरकारी कंपनियों में अंकेक्षक की नियुक्ति धारा 619,
4. विशेष प्रस्ताव के द्वारा नियुक्ति धारा 224 (A),
5. शाखा अंकेक्षक की नियुक्ति धारा 228,
6. अंकेक्षक के अधिकार एवं शक्तियां,
7. अंकेक्षक के कर्तव्य,
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कम्पनी अंकेक्षक की नियुक्ति धारा 139 :
1. प्रथम अंकेक्षक की नियुक्ति धारा 224 (5) -
(i). प्रत्येक कम्पनी जिसमें निजी कम्पनी को भी अपने खाता
- बही के अंकेक्षण के लिए एक अंकेक्षक नियुक्त करना आवश्यक होता है।
(ii) सभी कम्पनी के पंजीकरण के 30 दिनों के भीतर प्रथम अंकेक्षक
की नियुक्ति Board of Director's द्वारा किया जाना चाहिए। यह अंकेक्षक प्रथम वार्षिक
साधारण सभा के समापन तक अपने कार्यालय में यथावत बना रहेगा। कम्पनी के साधारण सभा में
ऐसे अंकेक्षक को हटाया जा सकता है और कंपनी के सदस्य के द्वारा किसी भी व्यक्ति को
अंकेक्षक के रूप में नामांकित किया जा सकता है। जिसका नामांकन साधारण सभा से 14 दिन
पहले कम्पनी के सदस्यों को नोटिस देकर जानकारी देना अनिवार्य होता है।
यदि Board of Director's अंकेक्षक की नियुक्ति नहीं कर पाता
है, तो कम्पनी के साधारण सभा में पहले से नियुक्त अंकेक्षक को स्वचालित रूप से पुनः
नियुक्त किया जा सकता है।
2. आगामी एवं बाद (Subsequent) की नियुक्तियां धारा 224 (1):
(i). सभी कम्पनी के वार्षिक साधारण सभा में नियुक्त अंकेक्षक
अगले वार्षिक साधारण सभा तक कार्यालय में यथावत बना रहेगा या जब तक वह सेवानिवृत्त
ना हो, और नियुक्त अंकेक्षक को 7 दिन के भीतर सूचना दिया जाना चाहिए।
(ii) सैद्धांतिक रूप से, एक अंकेक्षक की नियुक्ति अंशधारियों
द्वारा किया जाता है, परंतु व्यवहारिक रूप से, निर्देशकों द्वारा ब्लॉक वोट्स प्रॉक्सी
आदि के माध्यम से मजबूत मतदान की स्थिति और अंशधारियों के उदासीनता के कारण नियुक्ति
निर्देशकों द्वारा की जाती है।
(iii) एक अंकेक्षक द्वारा अपनी नियुक्ति की जानकारी कम्पनी
से प्राप्त होने के 30 दिन के भीतर रजिस्टार को लिखित जानकारी देगा, कि उसने नियुक्ति
स्वीकार कर ली है या स्वीकार करने में असमर्थ है। तब तक वह सेवानिवृत्त अंकेक्षक नहीं
होगा।
(iv) कम्पनी अधिनियम धारा 224 (3) के अनुसार इसकी सूचना साधारण
सभा के 7 दिन के अंदर केंद्र सरकार को देनी चाहिए। यदि कंपनी केंद्र सरकार को यह सूचना
देने में असमर्थ रहती है तो कंपनी और उसके अधिकारी जिसने Defalt किया है। वह जुर्माना
के साथ-साथ दंड का भागी होगा। जुर्माना ₹500 तक बढ़ाया जा सकता है।
(v) यदि वार्षिक साधारण सभा में अंकेक्षक की नियुक्ति या
पुनः नियुक्ति नहीं होने पर केंद्र सरकार द्वारा अंकेक्षक नियुक्त किया जा सकता है।
(vi) कम्पनी के किसी भी अधिकारी द्वारा नियुक्त अंकेक्षक
को फिर से तब तक पुनः नियुक्त नहीं किया जा सकता -
(a). वह पुनः नियुक्त के योग्य नहीं है।
या
(b) उसने कम्पनी में पुनः नियुक्ति के लिए अपनी गैर - रजामंदी
के बारे में लिखित रूप से नोटिस दिया है।
या
(c) उस सभा में एक प्रस्ताव पारित किया जाए कि उसके स्थान
पर किसी अन्य को नियुक्त किया जाए या स्पष्ट विधान किया जाए कि उसकी पुनः नियुक्ति
नहीं किया जाएगा।
या
(d) अंकेक्षक के सेवानिवृत्त या मृत्यु के कारण या अयोग्यता
के कारण अन्य व्यक्ति की नियुक्ति के लिए कम्पनी को अभीष्ट प्रस्ताव दिया जाता है जिसमें
पुनः नियुक्ति नहीं होने की जानकारी दी जाती है।
3. सरकारी कंपनियों में अंकेक्षक की नियुक्ति धारा 619:
भारत में CAG (Comptroller and Auditor General) की सलाह
पर केंद्र सरकार द्वारा 180 दिनों के भीतर एक सरकारी कम्पनी में अंकेक्षक की नियुक्ति
या पुनः नियुक्ति की जाती है। सरकारी कम्पनी या कम्पनी प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप
से केंद्र सरकार या राज्य सरकार या दोनों या दोनों में से किसी एक के नियंत्रण वाली
होती है, तो कम्पनी के पंजीकरण के 60 दिनों के भीतर CAG द्वारा प्रथम अंकेक्षक की नियुक्ति
की जाती है। यदि CAG (Comptroller and Auditor General) ऐसा नहीं करता है, तो कंपनी
के Board of Director's के द्वारा 30 दिनों के भीतर अंकेक्षक नियुक्त कर लिया जाता
है। यदि Board of Director's द्वारा ऐसा करने में असमर्थ हो तो वह कम्पनी के सदस्यों
को सूचित करेगा ताकि सदस्यों द्वारा वार्षिक साधारण सभा के 60 दिनों के अंदर नियुक्ति
की जा सके। वह अंकेक्षक प्रथम वार्षिक साधारण सभा के समापन तक अपने कार्यालय में यथावत
बना रहेगा।
4. विशेष प्रस्ताव के द्वारा नियुक्ति धारा 224 (A):
निम्न कंपनियों में विशेष प्रस्ताव के द्वारा अंकेक्षक नियुक्त
किया जा सकता है। जिस कम्पनी का Called-up अंश पूंजी 25% से कम नहीं हो या अकेले या
किसी के साथ निम्नलिखित में से किसी के पास हो -
(a). सार्वजनिक वित्तीय संस्था या सरकारी कंपनी (केंद्र सरकार
या राज्य सरकार),
(b) किसी प्रांतीय राज्य अधिनियम के अंतर्गत हुई हो और जिसकी
प्रार्थीत पूंजी में राज्य सरकार का कम से कम 51% स्वामित्व हो,
(c) एक राष्ट्रीयकृत बैंक या सामान्य बीमा करने वाली कंपनी।
यदि कोई कम्पनी अंकेक्षक की नियुक्ति या पुनः नियुक्ति के
लिए विशेष प्रस्ताव पारित नहीं करती है, तो यह माना जाएगा कि कम्पनी द्वारा अंकेक्षक
की नियुक्ति नहीं किया गया है और केंद्र सरकार किसी व्यक्ति को अंकेक्षक नियुक्त कर
सकती है।
आकस्मिक रिक्त - स्थान की पूर्ति धारा 224 (6):
(i). यदि कोई भी आकस्मिक रिक्त स्थान, पूर्व इस्तीफा को छोड़कर,
बोर्ड द्वारा भरी जा सकती है।
(ii) यदि रिक्त स्थान त्यागपत्र के कारण हुआ है, तो इससे
साधारण सभा में भरा जा सकता है।
(iii) आकस्मिक रिक्त स्थान के लिए नियुक्त अंकेक्षक अगले
वार्षिक साधारण सभा के समापन तक कार्यालय में यथावत बना रहेगा।
5. शाखा अंकेक्षक की नियुक्ति धारा 228:
(i) कम्पनी के शाखा के खाता - बही का अंकेक्षण कम्पनी के
वैधानिक अंकेक्षक द्वारा किया जाता है।
(ii) कम्पनी, किसी अन्य कंपनी के अंकेक्षक द्वारा अपने शाखा
के खाता - बही का अंकेक्षण कराने का निर्णय ले सकती है।
(iii) ऐसी दशा में अंशधारियों द्वारा साधारण सभा में अंकेक्षक
नियुक्त किया जा सकता है।
(iv) यदि कम्पनी द्वारा एक प्रस्ताव पारित कर Board of
Director's को अंकेक्षक नियुक्त करने के लिए अधिकृत करें तो वह शाखा के खाता - बही
के जांच के लिए अंकेक्षक नियुक्त कर सकता है।
6. अंकेक्षक के अधिकार एवं शक्तियां:
(i). खाता - बही के जांच का अधिकार:
एक अंकेक्षक को खाता - बही व वाउचर का जांच का अधिकार होता
है। चाहे वह मुख्य कार्यालय में रखा हो या कहीं और।
खाता-बही - व्यवसाय के अभिलेख में निम्न शामिल होते हैं।
जैसे - कानूनी, सांख्यिकी व लागत बही इत्यादि।
वाउचर - लिखित साक्ष्य, जैसे - MOA, AOA, अनुबंध, पत्र इत्यादि।
अंकेक्षक को खाता बही देखने का अधिकार हर समय होता है, परंतु
अंकेक्षक कम्पनी निर्देशक को सूचना देकर या परामर्श लेकर उपयुक्त समय पर जांच करता
है।
(ii) आवश्यक सूचनाएं प्राप्त करने का अधिकार:
अंकेक्षक कंपनी के निर्देशकों या अधिकारियों से सूचना और
स्पष्टीकरण मांगने का अधिकार रखता है।
(iii) वार्षिक साधारण सभा की सूचना प्राप्त करने एवं उस में
भाग लेने का अधिकार:
खाता - बही की चर्चा पर परामर्श देने का अधिकार होता है।
वह इस अधिकार का प्रयोग कर सकता है और नहीं भी।
(iv) साधारण सभा में भाषण देने का अधिकार:
साधारण सभा में उपस्थित होने एवं लेखों पर विचार देने का
अधिकार होता है। सभा में अध्यक्ष द्वारा पूछे जाने तक किसी भी प्रश्न का उत्तर देने
के लिए बाध्य नहीं होता है।
(v) पारिश्रमिक पाने का अधिकार।
(vI) क्षतिपूर्ति का अधिकार:
कम्पनी के सिविल व अपराधिक कार्यवाही के खिलाफ खुद के बचाव
करने में उसके द्वारा किए गए किसी भी दायित्व के खिलाफ कम्पनी की संपत्ति में से क्षतिपूर्ति
का अधिकार होता है। बशर्ते वह आरोपों से बरी हो जाए।
(vii) शाखा निरीक्षण का अधिकार:
यदि शाखा में योग्य अंकेक्षक नियुक्ति नहीं किया गया है और
भारत सरकार द्वारा शाखा में अंकेक्षण कार्य से छूट नहीं दिया गया है। यदि कंपनी एक
बैंकिंग कंपनी है और उसकी शाखाएं भारत के बाहर है तो शाखाओं पर जाने का अधिकार नहीं
होगा। लेकिन मुख्य कार्यालय में उनके खातों पुस्तकों तथा पत्रों की जांच करने का अधिकार
होगा।
(viii) तकनीकी अवैधानिक सलाह लेने का अधिकार:
एक अंकेक्षक आवश्यकतानुसार व अन्य विशेषज्ञों से तकनीकी एवं
वैधानिक सलाह लेने का अधिकार रखता है, परंतु अभिलेख में अपनी राय प्रस्तुत करना चाहिए
ना कि विशेषज्ञों की।
(ix) अंकेक्षक प्रतिवेदन पर हस्ताक्षर करने का अधिकार धारा
229:
केवल अंकेक्षक के रूप में नियुक्त व्यक्ति और फर्म की दशा
में, ऐसा व्यक्ति नियुक्त किया जाता है। जो भारत में कार्य करने वाली फर्म का एक भागीदार
ही हस्ताक्षर कर सकता है।
(x) ग्रहणाधिकार का अधिकार।
7. अंकेक्षक के कर्तव्य:
(i). रिपोर्ट प्रतिवेदन देने का कार्य।
(ii) प्रतिवेदन में वर्णित विषय का स्पष्टीकरण -
(a). क्या उसने अपने सर्वोत्तम ज्ञान और ईमानदारी के अनुसार
आवश्यक सभी जानकारी प्राप्त की है या नहीं।
(b) लाभ एवं हानि खाते से प्राप्त लाभ /हानि संस्था के सही
और निष्पक्ष लाभ-हानि प्रदर्शित करता है या नहीं।
(c) आर्थिक चिट्ठा संस्था का सही व निष्पक्ष स्थिति स्पष्ट
करता है या नहीं।
(d) कंपनी के बही खाते कंपनी अधिनियम के अनुसार तैयार किए
गए हैं या नहीं।
(e) लाभ एवं हानि खाता तथा आर्थिक चिट्ठा निर्धारित मानकों
के अनुसार तैयार किए गए हैं या नहीं।
(f) कंपनी के अंकेक्षक के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा
किसी व्यवसायिक संगठन का अंकेक्षण किया गया है या नहीं।
(g) प्रतिवेदन में की गई टिप्पणियों को बोल्ड इटैलिक करना
चाहिए। जिससे कम्पनी के कार्य में नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।
(h) यदि कोई निर्देशक धारा 224 के तहत नियुक्त होने में अयोग्य
हो।
(i) यदि धारा 441 के अंतर्गत का भुगतान किया गया है या नहीं।
यदि नहीं किया गया है, तो राशि का विवरण।
(iii) अनुसंधानकर्ता की सहायता का कर्तव्य:
यदि कम्पनी का अनुसंधान किया जा रहा हो तो अंकेक्षक का कर्तव्य
होता है कि वह अनुसंधानकर्ता की मदद करें। वह आवश्यक प्रपत्र एवं पुस्तकों को प्रदान
करें।
(iv) वैधानिक रिपोर्ट को प्रमाणित करना:
(a) कम्पनी
द्वारा आवंटित अंश रोकड़ में या अन्य रूप में।
(v) विवरण पुस्तिका में लाभ हानि खाते को प्रमाणित करना:
यदि कम्पनी एक विवरण पुस्तिका जारी करती है जिसमें 5 वर्षों
का लाभ - हानि का विवरण, प्रत्येक वर्ष भुगतान किए गए लाभांश का विवरण, संपत्ति एवं
दायित्व विवरण होना चाहिए। जिसका अंकेक्षक द्वारा प्रमाणित/सत्यापित किया जाना चाहिए।
(vi) प्रतिभूतियों के आधार पर दिए गए ऋृण एवं अग्रिम सुरक्षित
है या नहीं?
(vii) क्या संपत्तियों का वह भाग जो अंश और ऋण पत्रों या
अन्य प्रतिभूतियों में है क्रय मूल्य से कम पर बेचा गया है?
(viii) क्या व्यक्तिगत खर्चे लाभ - हानि खाते में दिखाए गए
हैं?
(ix) क्या संपत्ति सुरक्षित है?
(x) क्या जनता द्वारा जमा किया गया पैसा आर्थिक चिट्ठा में
दिखाया गया है?
प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:
1. केंद्र सरकार द्वारा विशेष अंकेक्षक की नियुक्ति पर नोट लिखें।
2. कम्पनी अंकेक्षक के अधिकारों और कर्तव्यों की विवेचना करें।
3. कम्पनी अंकेक्षक किसको नियुक्त किया जा सकता है और किसको
नहीं? कम्पनी के अंकेक्षक को कौन और किस प्रकार हटाया जा सकता है?
4. एक कम्पनी के अंकेक्षकों की नियुक्ति किस प्रकार होती है?
