What are the causes of preparation of Trial Balance? (तलपट तैयार करने के क्या कारण हैं?)

What are the causes of preparation of Trial Balance?

And

“Trial Balance is not the conclusive proof of accuracy of books of accounts”.

Key Points:

1. Meaning of Trial Balance.
2. Definitions of Trial Balance.
3. Objectives of Trial balance.
4. Characteristics of Trial Balance.
5. Methods of preparing Trail Balance.
   (1) Total Method.
   (2) Balance Method.
   (3) Total and Balance Method.
6. The errors that may be exists even though the trial balance agrees.

YouTube link:https://youtu.be/nAuhO-jw_Qk

1. Trial Balance:

When all the accounts of a business are balanced, they are arranged in a list i.e. debit balances on one side and credit balances on other side. This list is called “Trial Balance”. It is prepared after the journal entries have been posted into ledger and balancing the accounts. All ledger accounts showing debit balances are posted in one column and ledger accounts showing credit balances are posted in the other column.

According to double entry system, for every debit there is an equal and corresponding credit. So the total of debit balances must be equal to the total of credit balances. If the totals of debit and credit columns are equal, it is a proof that the ledger has been correctly written up and books are arithmetically correct.

It may be said that a trial balance is a statement prepared on a particular date on the basis of balances or totals of all the accounts to check the arithmetically accuracy of the accounts.

2. Definitions:

(1) According to R. N. Carter: A Trial Balance is the list of debit and credit balances, taken out from the ledger and balances of cash in hand and at bank, as shown by the cash book, are also included in it.

(2) According to Rolland: The final list of balances, totaled and combined is called Trial Balance.

3. Objectives of Trial Balance:

Following are the objectives of Trial Balance-

(1) To established arithmetically accuracy:

If both sides of the Trial Balance are equal, it is prove that the books of accounts are arithmetically correct.

(2) To help the detecting errors:

It helps it detecting errors committed in costing the subsidiary books records.

(3) Summary of accounts:

It is the summary of the ledger accounts.

(4) To help in preparing final accounts:

Final accounts are prepared on the basis of Trail Balance i.e. Trading and Profit & Loss Account and Balance Sheet.

(5) To check the principle of double entry system:

Trial balance is the evidence that the principle of double entry system have been followed for all the transactions.

4. Characteristics of Trial Balance:

The following are characteristics of Trial Balance-

(1) It is a statement of all ledger accounts.
(2) It is prepared on a particular date.
(3) It provides basis for preparation of final accounts.
(4) It is prepared to verify the mathematical accuracy of the accounts.
(5) It is not the conclusive proof of accuracy of the books of the accounts because some errors are not be disclosed by it.

5. Methods of preparing Trail Balance:

Trial Balance may be prepared by following methods-

(1) Total Method.
(2) Balance Method.
(3) Total and Balance Method.

(1) Total Method:

In this method, the total of each side of the account is entered respectively in debit and credit columns. The total of debit side should be equal to the total of credit side. Such a Trial Balance is known as "Gross Trial Balance".

Proforma:

Trial Balance
(As on--------------------)

S.No.	Name of Accounts	L.F.	Dr. Amount	Cr. Amount

 

(2) Balance Method:

In this method, only the debit and credit balances of ledger accounts are entered separately in respectively columns. This is the most popular method because it facilities the preparation of final accounts. Such a Trial Balance is known as "Net Trial Balance".

Trial Balance
(As on--------------------)

S.No.	Name of Accounts	L.F.	Dr. Amount	Cr. Amount

 

(3) Total and Balance Method:

This method is a combination of total method and Balance method.

Trial Balance
(As on--------------------)

S.No.	Name of Accounts	L.F.	Total		Balance
			Dr. Amt.	Cr. Amt.	Dr. Amt.	Cr. Amt.

 

“Trial Balance is not the conclusive proof of accuracy of books of accounts”.

6.  The errors that may be exists even though the trial balance agrees:

The prime object of preparing a Trial Balance is to check the arithmetical accuracy of the accounts. If the total of the debit and credit columns of Trial Balance with each other, it is presumed that there is no arithmetical mistake in posting the accounts in the ledger. But, tallying of the totals of debit and credit columns is not a conclusive proof that the Trial Balance is perfectly accurate. Despite the tallying, there may be some errors which do not affect the total of Trial Balance. There may be some errors which can’t be disclosed as mentioned below.

(1) Errors of Omission:

When a transaction is not at all recorded in the books of accounts, it is known as error of omission and such errors do not affect the trial Balance, e.g. Cash purchase of ₹ 1,000 is not recorded, the total of the Trial Balance will be short by ₹ 1,000 on each side and it will have no effect on total of trial balance.

(2) Errors of Principle:

When accounts are not prepared according to double accounting system, it is error of principle, e.g. A plant purchase for ₹ 50,000 wrongly debited to purchases account. It will have no effect on total of trial balance.

(3) Errors of Commission:

When there is any variation in amount, it is error of commission. e.g. Instead of ₹ 500 either ₹ 50 or ₹ 5,000 is recorded. It will have no effect on total of trial balance

(4) Compensating Errors:

When one error is compensated by another error, it is compensating error. e.g. Discount allowed ₹ 400 not debited to discount allowed account. Whereas interest received ₹ 400 but not credited to interest account.

(5) Errors of Misposting:

When wrong posting is made to a wrong account instead of a correct account although amount is correctly recorded, is error of misposting. e.g. Sold goods to Ram but wrongly debited to Shyam's account.

(6) Errors of omission in posting:

When a transaction has been recorded in journal but no posting is made in the ledger, it is error of omission in posting. E.g. ₹ 1,000 to Akash. In the journal, Akash has been debited and cash has been credited with ₹ 1,000 but no posting was made in the ledger in cash account and Akash’s account.

Important Question related to Key Points:

1. What are the causes of preparation of trial balance?
2. What are the methods of preparing Trial Balance?
3. What are the importance/characteristics of trial balance?
4. What are types of trial balance?
5. What are the errors in trial balance?
6. What are the objectives of preparing a trial balance?

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तलपट तैयार करने के क्या कारण हैं?

तथा

" तलपट/ट्रायल बैलेंस खातों की पुस्तकों की सटीकता का निर्णायक प्रमाण नहीं है"।

प्रमुख बिंदु:

1. तलपट का अर्थ.
2. तलपट की परिभाषाएँ।
3. तलपट के उद्देश्य।
4. तलपट के लक्षण।
5. तलपट तैयार करने के विधि।
   (1) कुल विधि।
   (2) संतुलन विधि।
   (3) कुल और शेष विधि।
6. तलपट सहमत होने पर भी त्रुटियां मौजूद हो सकती हैं।

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1. तलपट/संतुलन परीक्षण: (Trial Balance)

जब किसी व्यवसाय के सभी खाते संतुलित होते हैं, तो उन्हें एक सूची में व्यवस्थित किया जाता है अर्थात एक तरफ डेबिट शेष और दूसरी तरफ क्रेडिट शेष। इस सूची को "तलपट/ट्रायल बैलेंस" कहा जाता है। इसे जर्नल प्रविष्टियों को लेज़र में पोस्ट करने और खातों को संतुलित करने के बाद तैयार किया जाता है। डेबिट शेष दिखाने वाले सभी खाता-बही एक कॉलम में पोस्ट किए जाते हैं और क्रेडिट शेष दिखाने वाले खाता-बही दूसरे कॉलम में पोस्ट किए जाते हैं।

दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के अनुसार, प्रत्येक डेबिट के लिए एक समान और संगत क्रेडिट होता है। तो कुल डेबिट शेष, कुल क्रेडिट शेष के बराबर होना चाहिए। यदि डेबिट और क्रेडिट कॉलम का योग बराबर है, तो यह इस बात का प्रमाण है कि खाता-बही को सही ढंग से लिखा गया है और किताबें अंकगणितीय रूप से सही हैं।

यह कहा जा सकता है कि तलपट/ट्रायल बैलेंस एक विशेष तिथि पर तैयार किया गया विवरण है जो खातों की अंकगणितीय सटीकता की जांच के लिए सभी खातों के शेष या योग के आधार पर तैयार किया जाता है।

2. परिभाषाएँ:

(1) आर.एन. कार्टर के अनुसार: एक तलपट/ट्रायल बैलेंस डेबिट और क्रेडिट शेष की सूची है, जिसे खाता-बही से निकाला जाता है और हतस्थ रोकड़ में और बैंक में नकदी की शेष राशि, जैसा कि रोकड़ बुक द्वारा दिखाया गया है, इसमें भी शामिल हैं।

(2) रोलैंड के अनुसार: कुल और संयुक्त शेष की अंतिम सूची को तलपट/ट्रायल बैलेंस कहा जाता है।

3. तलपट/परीक्षण संतुलन के उद्देश्य (Objectives of Trial Balance):

तलपट के उद्देश्य निम्नलिखित हैं-

(1) अंकगणितीय सटीकता स्थापित करने के लिए (To established arithmetically accuracy):

यदि तलपट के दोनों पक्ष समान हैं, तो यह साबित होता है कि खातों की किताबें अंकगणितीय रूप से सही हैं।

(2) त्रुटियों का पता लगाने में मदद करने के लिए (To help the detecting errors):

यह सहायक पुस्तकों के रिकॉर्ड की लागत में की गई त्रुटियों का पता लगाने में मदद करता है।

(3) खातों का सारांश (Summary of accounts):

यह खाता बही खातों का सारांश है।

(4) अंतिम खाते तैयार करने में सहायता के लिए (To help in preparing final accounts):

अंतिम खाते ट्रेल बैलेंस यानी ट्रेडिंग और प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और बैलेंस शीट के आधार पर तैयार किए जाते हैं।

(5) दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के सिद्धांत की जाँच करने के लिए:

ट्रायल बैलेंस इस बात का प्रमाण है कि सभी लेनदेन के लिए दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के सिद्धांत का पालन किया गया है।

4. तलपट/परीक्षण संतुलन के लक्षण (Characteristics of Trial Balance):

तलपट की विशेषताएं निम्नलिखित हैं-

(1) यह सभी खाता बही का विवरण है।
(2) इसे एक खास तारीख को तैयार किया जाता है।
(3) यह अंतिम खातों को तैयार करने के लिए आधार प्रदान करता है।
(4) यह खातों की गणितीय सटीकता को सत्यापित करने के लिए तैयार किया जाता है।
(5) यह खातों की पुस्तकों की सटीकता का निर्णायक प्रमाण नहीं है क्योंकि इसके द्वारा कुछ त्रुटियों का खुलासा नहीं किया जाता है।

5. तलपट/ट्रायल बैलेंस तैयार करने की विधियाँ (Methods of preparing Trail Balance):

तलपट निम्नलिखित विधियों द्वारा तैयार किया जा सकता है-

(1) कुल विधि (Total Method)।
(2) संतुलन विधि (Balance Method)।
(3) कुल और शेष विधि (Total and Balance Method)।

(1) कुल विधि (Total Method):

इस पद्धति में, खाते के प्रत्येक पक्ष का योग क्रमशः डेबिट और क्रेडिट कॉलम में दर्ज किया जाता है। डेबिट पक्ष का योग क्रेडिट पक्ष के योग के बराबर होना चाहिए। इस तरह के तलपट /ट्रायल बैलेंस को  सकल तलपट (Gross Trial Balance) के रूप में जाना जाता है।

Proforma:

Trial Balance
(As on--------------------)

S.No.	Name of Accounts	L.F.	Dr. Amount	Cr. Amount

(2) संतुलन विधि:

इस पद्धति में, खाता बही खातों के केवल डेबिट और क्रेडिट शेष को क्रमशः कॉलम में अलग-अलग दर्ज किया जाता है। यह सबसे लोकप्रिय तरीका है क्योंकि यह अंतिम खातों की तैयारी की सुविधा प्रदान करता है। ऐसे तलपट को Net Trial Balance के रूप में जाना जाता है।

Trial Balance
(As on--------------------)

S.No.	Name of Accounts	L.F.	Dr. Amount	Cr. Amount

 

(3) कुल और शेष विधि:

यह विधि कुल और शेष विधि का मेल है।

Trial Balance
(As on--------------------)

S.No.	Name of Accounts	L.F.	Total		Balance
			Dr. Amt.	Cr. Amt.	Dr. Amt.	Cr. Amt.

 

" तलपट/ट्रायल बैलेंस खातों की पुस्तकों की सटीकता का निर्णायक प्रमाण नहीं है"।

6. तलपट सहमत होने पर भी त्रुटियां मौजूद हो सकती हैं:

तलपट तैयार करने का मुख्य उद्देश्य खातों की अंकगणितीय सटीकता की जांच करना है। यदि तलपट के कुल डेबिट और क्रेडिट कॉलम एक दूसरे के साथ हैं, तो यह माना जाता है कि खातों को लेज़र में पोस्ट करने में कोई अंकगणितीय गलती नहीं है। लेकिन, डेबिट और क्रेडिट कॉलम के योग का मिलान इस बात का निर्णायक प्रमाण नहीं है कि तलपट पूरी तरह से सटीक है। मिलान के बावजूद, कुछ त्रुटियां हो सकती हैं जो तलपट को प्रभावित नहीं करती हैं। कुछ त्रुटियां हो सकती हैं जिन्हें नीचे बताए अनुसार प्रकट नहीं किया जा सकता है।

(1) चूक की त्रुटियां (Errors of Omission):

जब लेन-देन खातों की किताबों में बिल्कुल भी दर्ज नहीं होता है, तो इसे चूक की त्रुटि के रूप में जाना जाता है और ऐसी त्रुटियां तलपट को प्रभावित नहीं करती हैं, उदाहरण के लिए, ₹1,000 की नकद खरीद दर्ज नहीं की गई है, तलपट का कुल योग प्रत्येक तरफ ₹1,000 से कम होगा और तलपट पर इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।

(2) सिद्धांत की त्रुटियां (Errors of Principle):

जब दोहरे लेखा प्रणाली के अनुसार खाते तैयार नहीं किए जाते हैं, तो यह सिद्धांत की त्रुटि है, उदाहरण के लिए, ₹ 50,000 के लिए एक संयंत्र खरीदा गलत तरीके से क्रय खाते में डेबिट कर दिया गया। तलपट पर इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।

(3) आयोग की त्रुटियां (Errors of Commission):

जब राशि में कोई भिन्नता होती है, तो यह कमीशन की त्रुटि होती है। जैसे ₹ 500 की जगह या तो ₹ 50 या ₹ 5,000 दर्ज किए जाते हैं। तलपट पर इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।

(4) क्षतिपूर्ति/प्रतिपूर्ति त्रुटियाँ (Compensating Errors):

जब एक त्रुटि की भरपाई दूसरी त्रुटि से की जाती है, तो यह प्रतिपूर्ति त्रुटि है। जैसे छूट की अनुमति ₹ 400 छूट की अनुमति वाले खाते से डेबिट नहीं की गई। जबकि ब्याज ₹400 मिला लेकिन ब्याज खाते में जमा नहीं किया गया। तलपट पर इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।

(5) गलत पोस्टिंग की त्रुटियां (Errors of Misposting):

जब सही खाते के बजाय गलत खाते में गलत पोस्टिंग की जाती है, हालांकि राशि सही ढंग से दर्ज की जाती है, तो गलत पोस्टिंग की त्रुटि होती है। जैसे राम को माल बेचा लेकिन श्याम के खाते में गलत तरीके से डेबिट कर दिया।

(6) पोस्टिंग में चूक की त्रुटियां (Errors of omission in posting):

जब एक लेन-देन जर्नल में दर्ज किया गया है लेकिन खाता बही में कोई पोस्टिंग नहीं की गई है, तो यह पोस्टिंग में चूक की त्रुटि है। उदा. आकाश को ₹ 1,000। खाता-बही में, आकाश को डेबिट किया गया है और नकद ₹ 1,000 जमा किए गए हैं लेकिन नकद खाते और आकाश के खाते में कोई पोस्टिंग नहीं की गई थी।

प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:

1. तलपट तैयार करने के क्या कारण हैं?
2. तलपट तैयार करने के तरीके क्या हैं?
3. तलपट के महत्व/विशेषताएं क्या हैं?
4. तलपट के प्रकार क्या हैं?
5. तलपट में क्या त्रुटियां हैं?
6. तलपट तैयार करने के उद्देश्य क्या हैं?