Part – 2, Rules and Journal Entries of main adjustments made at the end of the year in Final Account, अंतिम खाते में वर्ष के अंत में किए गए मुख्य समायोजन के नियम और जर्नल प्रविष्टियां (भाग - 2)

Rule and Journal Entries of main adjustments made at the end of the year in Final Account (Part – 2).

Key Points:

1.Deferred Revenue Expenditure.
2. Goods sent on Approval Basis.
3. Goods received but not Recorded in Books.
4. GST (Goods and Services Tax).
5. Goods Distributed as free Samples.
6. Income Tax.
7. Mutual Indebtedness (Debt).
8. Abnormal Loss of Stock.
9. Salaries less Tax.
10. Wages less Tax.
11. Manager's Commission.

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1. Deferred Revenue Expenditure:

The expenditure incurred initially, the benefit of which will be available in subsequent years is known as "Deferred Revenue Expenditure". Part of such expenditure will written off in each year and the remaining is capitalised. The following journal entry is passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Profit and Loss A/c                               Dr.                          To Expense (W/o) A/c

Rules for Adjustments:

The written off amount is debited to Profit and Loss Account and shown as a deduction from the capitalised expense in the Balance Sheet.

2. Goods sent on Approval Basis:

When goods are sold on sale or return basis, it should be treated as actual sale till it is not approved by the customer. When goods are sold, entry is passed for actual sale. So, at the end of the year, if goods are laying still with customers for approval, following journal entry will be passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Sales A/c                                           Dr.                              To Sundry Debtors A/c (with sale price)

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Stock (with customers) A/c                   Dr.                          To Trading A/c (with cost price)

Rules for Adjustments:

This is shown on the credit side of Trading Account by way of deduction from sales at sale price and added to the closing stock at cost price. At the same time, it is shown on asset side of the Balance Sheet by way of deduction from sundry debtors at the sale price.

3. Goods received but not recorded in books:

If goods have been received but invoice has not been received or omitted to be recorded. The following journal entry is passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Purchases A/c                                         Dr.                          To Creditors A/c

Rules for Adjustments:

This is added to the Purchases in Trading Account and added to the creditors on the liability side of the Balance Sheet.

4. GST (Goods and Services Tax):

If GST is collected from the customers along with the price of goods sold, it is to be shown separately in GST book. The following journal entries are passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Cash/Debtors A/c                             Dr.                               To Sales A/c                                                            To GST Payable A/c

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
GST Payable A/c                                        Dr.                      To Bank A/c

Rules for Adjustments:

It is shown as liability in the Balance Sheet.

5. Goods distributed as free samples:

This is a type of advertisement. It is done to promote the sale of goods. It reduces the stock of goods. The following journal entry is passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Advertisement A/c                                    Dr.                       To Purchases/Trading A/c

Rules for Adjustments:

It is deducted from the Purchases and shown on the debit side of the Profit and Loss account as advertisement.

6. Income Tax:

It is not an expense to earn income. For a sole proprietorship, it is paid by the owner and not by the firm. Following a journal entry is passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Drawings A/c                                           Dr.                         To Cash/Bank A/c

Rules for Adjustments:

It is deducted from the capital in Balance Sheet as drawings, if it appears in Trial Balance.

7. Mutual Indebtedness (Debt):

Rules for Adjustments:

Sometimes, a debtor may also be a creditor for the business. Generally, the account which has a smaller balance is transferred to the account having a bigger balance, resultantly, one account is closed. The following journal entry is passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Sundry Creditors A/c                               Dr.                           To Sundry debtors A/c

8. Abnormal Loss of Stock:

Sometimes, stock-in-trade is lost due to fire or theft. If the firm has insured the stock, loss can be made good fully or partly by the insurance company. The following journal entry are passed:

(i) If the stock is fully insured:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Claim receivable from Ins. Company A/c Dr.                     To Trading A/c

Rules for Adjustments:

Insurance company’s account is shown on the credit side of Trading Account and in the Balance Sheet it is treated as an asset until the amount is received.

(ii) If the stock is partly insured:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Claim receivable from Ins. Company A/c Dr.                Profit and Loss A/c                           Dr.                         To Trading A/c

Rules for Adjustments:

The loss of stock covered by insurance company will be claimed and rest will be treated as loss.

(iii) If stock is not insured:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Profit and Loss A/c                                         Dr.                       To Trading A/c

Rules for Adjustments:

Nothing is recoverable from insurance company and the whole loss is to be borne by the firm.

9. Salaries less Tax:

If salaries have been paid after deduction of tax, tax deducted should be added back to salary. The following journal entry will be passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Salaries A/c                                       Dr.                              To Income Tax Deducted (TDS) A/c

Rules for Adjustments:

The tax is added with salaries in debit side of Profit and Loss account and shown in liability side of Balance Sheet.

10. Wages less Tax:

If wages have been paid after deduction of tax, tax deducted is added with wages. The following journal entry is passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Wages A/c                                             Dr.                          To Income Tax Deducted (TDS) A/c

Rules for Adjustments:

The tax is added with wages in debit side of Trading Account and shown in liability side of the Balance Sheet.

11. Manager's Commission:

The manager may be given a Commission based on fixed percentage of the net profit. There are two methods for calculating such Commission:

Condition – 1

Before charging such Commission: (Formula)

Manager’s Commission =

Profit before commission × Rate of commission ÷ 100

Condition – 2

After charging such Commission: (Formula)

Manager’s Commission =

Profit before commission × Rate of commission ÷ (100 + Rate of commission)

The following journal entry is passed:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Profit and Loss A/c                             Dr.                             To Commission Payable A/c

Rules for Adjustments:

The commission payable is shown on the debit side of Profit and Loss account and on liability side of Balance Sheet.

Important Questions related to Key Points:

1. What is the journal entry of Deferred Revenue Expenditure?
2. Where is Deferred Revenue Expenditure shown in Final Accounts?
3. What is the treatment of Deferred Revenue Expenditure?
4. When goods are sent on approval basis?
5. What are the accounting records of sale of goods on approval basis?
6. What effects are to be given for goods sold but not recorded in books of accounts?
7. How is GST treated in Final Accounts?
8. Where GST is collected shown in Final Accounts?
9. What is the journal entry for Income Tax in Final Account?
10. What is the journal entry for Mutual Indebtedness in Final Account?
11. How is Abnormal Loss treated in Final Accounts?
12. How is Insurance treated in Final Accounts? 

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अंतिम खाते में वर्ष के अंत में किए गए मुख्य समायोजन के नियम और जर्नल प्रविष्टियां (भाग - 2)।

प्रमुख बिंदु:

1. आस्थगित आगम/राजस्व व्यय।
2. बिक्री या वापसी के आधार पर भेजा गया माल ।
3. माल प्राप्त हुआ लेकिन पुस्तकों में दर्ज नहीं किया गया।
4. जीएसटी (वस्तु एवं सेवा कर)।
5. नि:शुल्क नमूने के रूप में वितरित किया गया माल/वस्तु।
6. आयकर।
7. पारस्परिक ऋणग्रस्तता (ऋण)।
8. रहतिया/स्टॉक का असामान्य हानि/ क्षय/नुकसान।
9. कर घटाने के बाद वेतन।
10. कर घटाने के बाद मजदूरी।
11. प्रबंधक/मैनेजर का कमीशन।

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1. आस्थगित आगम/राजस्व व्यय (Deferred Revenue Expenditure):

प्रारंभ में किया गया व्यय, जिसका लाभ बाद के वर्षों में उपलब्ध होगा, "आस्थगित आगम/राजस्व व्यय" कहलाता है। इस तरह के खर्च का एक हिस्सा प्रत्येक वर्ष अपलिखित कर दिया जाता है और शेष पूंजीकृत किया जाएगा। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Profit and Loss A/c                             Dr.                                  To Expense (W/o) A/c

समायोजन के नियम:

अपलिखित (written off) राशि को लाभ और हानि खाते में डेबिट किया जाता है और चिट्ठा (Balance Sheet) में पूंजीकृत व्यय से कटौती के रूप में दिखाया जाता है।

2. बिक्री या वापसी के आधार पर भेजा गया माल (Goods sent on Approval Basis):

जब माल बिक्री या वापसी के आधार पर बेचा जाता है, तो इसे वास्तविक बिक्री के रूप में माना जाना चाहिए जब तक कि यह ग्राहक द्वारा अनुमोदित न हो। जब माल बेचा जाता है, तो वास्तविक बिक्री के लिए प्रविष्टि की जाती है। इसलिए, वर्ष के अंत में, यदि माल अभी भी ग्राहकों के पास बिक्री या वापसी के आधार पर भेजा गया माल है, तो निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Sales A/c                        Dr.                                                 To Sundry Debtors A/c (with sale price)

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Stock (with customers) A/c           Dr.                                       To Trading A/c (with cost price)

समायोजन के नियम:

यह बिक्री से कटौती के रूप में व्यापार खाते (Trading Account) के क्रेडिट पक्ष पर दिखाया गया है और लागत मूल्य पर अंतिम रहतिया (Closing Stock) में जोड़ा गया है। साथ ही, इसे बिक्री मूल्य पर विविध देनदारों से कटौती के रूप में चिट्ठा (Balance Sheet) के संपत्ति पक्ष पर दिखाया जाता है।

3. माल प्राप्त हुआ लेकिन पुस्तकों में दर्ज नहीं किया गया (Goods received but not Recorded in Books):

यदि माल प्राप्त हो गया है लेकिन चालान प्राप्त नहीं हुआ है या दर्ज (Record) करने के लिए छोड़ा गया है, तो निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Purchases A/c                                Dr.                                      To Creditors A/c

समायोजन के नियम:

इसे व्यापार खाते के क्रय (Purchase) में जोड़ा जाता है और चिट्ठा के दायित्व पक्ष पर लेनदारों (Creditors) में जोड़ा जाता है।

4. जीएसटी (वस्तु एवं सेवा कर, Goods and Services Tax):

यदि वस्तु एवं सेवा कर की वसूली ग्राहकों को बेची गई वस्तुओं की कीमत के साथ की जाती है, तो इसे जीएसटी पुस्तक में अलग से दिखाया जाना चाहिए, तो निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Cash/Debtors A/c                           Dr.                                          To Sales A/c                                                                            To GST Payable A/c

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
GST A/c                                          Dr.                                 To Bank A/c

समायोजन के नियम:

इसे चिट्ठा (Balance Sheet) के दायित्व पक्ष में दिखाया जाता है।

5. नि:शुल्क नमूने के रूप में वितरित किया गया माल/वस्तु (Goods Distributed as free Samples):

यह एक प्रकार का विज्ञापन है। यह माल की बिक्री को बढ़ावा देने के लिए किया जाता है। यह माल के स्टॉक को कम करता है। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Advertisement A/c                            Dr.                                    To Purchases/Trading A/c

समायोजन के नियम:

इसे क्रय (Purchase) घटा दिया जाता है और विज्ञापन के रूप में लाभ और हानि खाते के डेबिट पक्ष पर दिखाया जाता है।

6. आयकर (Income Tax):

यह आय अर्जित करने के लिए कोई खर्च नहीं है। एकल स्वामित्व वाले व्यवसाय के लिए, इसका भुगतान मालिक द्वारा किया जाता है न कि फर्म द्वारा। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Drawings A/c                                        Dr.                                 To Cash/Bank A/c

समायोजन के नियम:

यदि यह तलपट (Trial Balance) में दिखाई देता है, तो इसे चिट्ठा (Balance Sheet) के पूंजी से आहरण के रूप में घटाया जाता है।

7. पारस्परिक ऋणग्रस्तता/ऋण (Mutual Indebtedness (Debt)):

समायोजन के नियम:

कभी-कभी, एक देनदार व्यवसाय के लिए लेनदार भी हो सकता है। आम तौर पर, जिस खाते में कम शेष राशि होती है, उसे अधिक शेष राशि वाले खाते में स्थानांतरित कर दिया जाता है, परिणामस्वरूप, एक खाता बंद कर दिया जाता है।

निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि पारित की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Sundry Creditors A/c                      Dr.                                       To Sundry debtors A/c

8. रहतिया/स्टॉक का असामान्य हानि/ क्षय/नुकसान (Abnormal Loss of Stock):

कभी-कभी, आग या चोरी के कारण बेचने के लिए रखे गए माल के रहतिया (Stock) का हानि/नुकसान हो जाता है। अगर फर्म ने स्टॉक का बीमा किया है, तो बीमा कंपनी द्वारा नुकसान को पूरी तरह या आंशिक रूप से पूरा किया जाता है, तो निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

(i) यदि रहतिया (Stock) पूरी तरह से बीमाकृत (Insured) है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Claim receivable from Ins. Company A/c   Dr.                       To Trading A/c

समायोजन के नियम:

बीमा कंपनी के खाते को व्यापार खाते (Trading Account) के क्रेडिट पक्ष पर दिखाया जाता है और चिट्ठा (Balance Sheet) में इसे एक संपत्ति के रूप में माना जाता है, जब तक कि राशि प्राप्त न हो जाए।

(ii) यदि रहतिया (Stock) आंशिक रूप से बीमित (Insured) है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Claim receivable from Ins. Company A/c  Dr.                        Profit and Loss A/c Dr.                                                          To Trading A/c

समायोजन के नियम:

बीमा कंपनी द्वारा कवर किए गए स्टॉक के नुकसान का दावा किया जाता है तथा शेष भाग को असामान्य हानि (Abnormal loss) के रूप में माना जाएगा।

(iii) यदि रहतिया (Stock) का बीमा (Insurance) नहीं है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Profit and Loss A/c                          Dr.                                    To Trading A/c

समायोजन के नियम:

बीमा कंपनी से कुछ भी वसूली योग्य नहीं है और पूरा नुकसान फर्म द्वारा वहन किया जाना है।

9. कर घटाने के बाद वेतन (Salaries less Tax):

यदि वेतनभोगियों को कर कटौती के बाद भुगतान किया गया है, तो काटे गए कर को वापस वेतन में जोड़ा जाना चाहिए। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाएगी:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Salaries A/c                                    Dr.                                       To Income Tax Deducted (TDS) A/c

समायोजन के नियम:

कर (Tax) लाभ और हानि खाते के डेबिट पक्ष में वेतन के साथ जोड़ा जाता है और चिट्ठा (Balance Sheet) के दायित्व पक्ष में दिखाया जाता है।

10. कर घटाने के बाद मजदूरी (Wages less Tax):

यदि कर की कटौती के बाद मजदूरी का भुगतान किया गया है, तो कटौती किए गए कर को मजदूरी के साथ जोड़ा जाता है। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Wages A/c                                        Dr.                                     To Income Tax Deducted (TDS) A/c

समायोजन के नियम:

कर (Tax) को व्यापार खाते (Trading Account) के डेबिट पक्ष में मजदूरी के साथ जोड़ा जाता है और चिट्ठा (Balance Sheet) के दायित्व पक्ष में दिखाया जाता है।

11. प्रबंधक/मैनेजर का कमीशन (Manager's Commission):

प्रबंधक को शुद्ध लाभ के निश्चित प्रतिशत के आधार पर कमीशन दिया जा सकता है। ऐसे कमीशन की गणना के लिए ये दो विधि हैं:

शर्त – 1

कमीशन चार्ज करने से पहले: (सूत्र)

प्रबंधक का कमीशन =

कमीशन से पहले लाभ × कमीशन की दर ÷ 100

शर्त – 2

कमीशन चार्ज करने के बाद: (सूत्र)

प्रबंधक का कमीशन =

कमीशन से पहले लाभ × कमीशन की दर ÷ (100 + कमीशन की दर)

निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:

Particular	L.F.	Amt.	Amt.
Profit and Loss A/c                       Dr.                                         To Commission Payable A/c

समायोजन के नियम:

देय कमीशन लाभ और हानि खाते के डेबिट पक्ष (Debit side) और चिट्ठा (Balance Sheet) के दायित्व पक्ष (Liability side) में दिखाया जाता है।

प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:

1. आस्थगित आगम/राजस्व व्यय की जर्नल प्रविष्टि क्या है?
2. अंतिम खातों में आस्थगित आगम/राजस्व व्यय कहाँ दिखाया गया है?
3. आस्थगित आगम/राजस्व व्यय का की जर्नल प्रविष्टि क्या है?
4. बिक्री या वापसी के आधार पर माल कब भेजा जाता है?
5. बिक्री या वापसी के आधार पर माल की बिक्री के लेखांकन रिकॉर्ड क्या हैं?
6. अंतिम खातों में वस्तु एवं सेवा कर का व्यवहार कैसे किया जाता है?
7. अंतिम खातों में वस्तु एवं सेवा कर कहाँ दिखाया जाता है?
8. अंतिम खाते में आयकर के लिए जर्नल प्रविष्टि क्या है?
9. अंतिम खाते में पारस्परिक ऋणग्रस्तता के लिए जर्नल प्रविष्टि क्या है?
10. अंतिम खातों में असामान्य हानि का इलाज कैसे किया जाता है?
11. अंतिम खातों में बीमा का व्यवहार किस प्रकार किया जाता है?