"Meaning and Proforma of Trading Account, Profit & Loss Account and Balance Sheet".
Key Points:
1. Meaning of Trading Account.
2. Proforma of Trading Account.
3. Meaning of Profit and Loss Account.
4. Proforma of Profit and Loss Account.
5. Meaning of Balance Sheet.
6. Meaning of Marshalling (Arrangement) of Assets and
liabilities.
7. Proforma of Balance Sheet.
1. Meaning of Trading Account:
It is the first step towards preparation of final
accounts. Its main objective is to be ascertain gross profit or gross loss
during an accounting year. Gross profit or loss is the difference between
actual sale and cost of goods sold. A trading Account is prepared by such
trading concerns which purchase and sell the same during a particular
accounting period.
2. Proforma for Trading Account:
Trading
Account
(For
the year ending ---------)
|
Particulars |
Amt. |
Particulars |
Amt. |
|
To
Opening stock To
Purchases Less
- Purchases Returns To
Direct expenses: Carriage inward Wages Power and Fuel Factory lighting Duty on purchase Royalties Factory Rent and Rates Consumable stores Packing charges To
Gross profit (Balancing figure) (Transferred to P&L A/c) |
--- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- |
By Sale Less
- Sales Returns By
Closing stock By
Gross loss (Balancing figure) (Transferred to P&L A/c) |
--- --- --- |
|
Total of Debit Side |
xxx |
Total of Credit Side |
xxx |
Note -
(i) Either Gross Profit or Gross Loss will appear.
(ii) If Manufacturing Account is not prepared, then all the
items related to production or expenses related to factory is recorded in
Trading Account.
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3. Meaning of Profit and Loss Account:
The Profit and Loss Account is the second step towards
Final Accounts. It is prepared to ascertain net profit or net loss of an
enterprise during a particular accounting period. Accrual concept of accounting
is followed in preparation of this account.
The Profit and Loss Account starts either with gross
profit on the credit side or with gross loss on the debit side. Thereafter, all
those expenses and losses which were not recorded in the Trading Account, are
written in debit side of this account and incomes and gains in credit side.
All the nominal accounts are transferred from Trial
Balance to Profit and Loss Account, so it becomes necessary to balance this
account. If the credit side is more than debit side, it indicates net profit
and the debit side is more than credit side, it indicates net loss.
This account measures net income by matching revenues
with their corresponding expenses according to Matching concept. All the
expenses, whether paid or not are to be debited to this account. If expenses
are paid in advance, their proper adjustments are made. Likewise, all the
revenues, whether received or not are to be credited. If revenues are received
in advance their proper adjustments are made.
4. Proforma for Profit and Loss Account:
Profit
and Loss Account
(For
the year ending-------------)
|
Particulars |
Amt. |
Particulars |
Amt. |
|
To
Gross Loss To
Salaries To
Depreciation To
Audit fees To
Rent, rates and Taxes To
Printing and stationery To
Legal charges To
Bad Debts To
Insurance premium To
Telephone expenses To
Loss on sale of fixed assets & Investments To
Commission and Brokerage To
Carriage outward To
Repair and maintenance To
Bank charges To
Office expenses To
Conveyance To
Interest paid To
Establishment expenses To
Charity To
Licence fee To
Salesman salary and commission To
Commission to agent To
Advertisement To
Go-down expenses To
Packing expenses To
Export duty To
Goods and service tax To
Discount allowed To
Loss by fire/theft To
Maintenance of office vehicle To
Provision for bad debts To
Interest on loan To
Net profit (Balancing figure) (Transferred
to Capital account in Balance Sheet) |
|
By
Gross profit By
Rent received By
Interest received By
Commission received By
Dividend received By
Bad debts recovered By
Profit on sales of fixed assets & Investments By
Income from any other sources By
Net loss (Balancing figure) (Transferred
to Capital account in Balance Sheet) |
|
|
|
|
|
|
5. Meaning of Balance Sheet:
A "Balance Sheet" is the third and last step towards preparation of final accounts. It is prepared from "Real Accounts" and "Personal Accounts". It may be defined as "A statement which sets out the assets and liabilities of a concern at a certain date". It is also known as "Position Statement" or "Financial statement". Since even a single transaction can make a difference to any of the assets and liabilities, the balance sheet is true only a particular point of time.
The purpose of preparing the Balance Sheet is to
ascertain the financial position of the business on the certain date. It is a
picture of the financial position of the business. It may be known as a
statement of assets and liabilities and capital of a concern at particular date
which give a true and fair view of the state of affairs of the business.
6. Meaning of Marshalling (Arrangement) of Assets and liabilities:
The Assets and Liabilities should be shown in a
systematic order in the balance sheet. So they are arranged in a particular
order in certain groups. This is called Marshalling of 'Balance Sheet'.
Assets and liabilities are shown either in the order
of liquidity or permanency in the balance sheet.
(i) In the order of liquidity:
Liquidity means the facility with which the assets may
be converted into cash. The assets which can be converted into cash with difficulty,
they are recorded last. Here, short term liabilities are shown first thereafter
long term liabilities are shown and at last capital is recorded. A Balance
Sheet in order of liquidity is as follows:
(A) Proforma of Balance Sheet:
Balance
Sheet
(As
on ------------)
|
Liabilities |
Amt. |
Assets |
Amt. |
|
Bills
payable Bank
overdraft Sundry
creditors etc. Loan
Capital
Opening
balance Add
- Net profit Less
– Drawings, Net loss |
|
Cash
in hand Cash
at Bank Investments Closing
stock - Finished goods Raw materials Work in progress Machinery
Furniture
Patents
Goodwill
etc. |
|
|
|
|
|
|
(ii) In the order of permanency:
Balance
Sheet
(As
on ----------)
|
Liabilities |
Amt. |
Assets |
Amt. |
|
Capital
Opening
balance Add
- Net profit Less
– Drawings, Net loss Loan
Sundry
creditors Bank
overdraft Bills
payable etc. |
|
Goodwill
Patents
Furniture
Machinery
Closing
stock Finished goods Raw materials Work in progress Sundry
Debtors Investments
Cash
at Bank Cash
in hand |
|
|
|
|
|
|
(B) Compact format of 'Balance Sheet':
Balance
Sheet
(As
on -----------)
|
Liabilities |
Amt. |
Assets |
Amt. |
|
Capital
Long
term liabilities Short
term liabilities Current
liabilities Provisions |
|
fixed
Assets (Tangible
and Intangible) Investments
Current
Assets |
|
|
|
|
|
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(C) Detailed proforma of Balance Sheet:
Balance
Sheet
(As
on -----------)
|
Liabilities |
Amt. |
Assets |
Amt. |
|
Capital
Opening
balance Add
– Net profit Less
- Net loss Less
- Drawings Reserve
and Surplus Long
term liabilities: Long
term loans Debentures
Short
term liabilities: Short
term loan Bank
overdraft Cash
credit Current
liabilities: Sundry
creditors Bills
payable Outstanding
expenses Advance
taken Income
received in advance Provisions:
Provision
for taxation Provision
for bad debts Provision
for depreciation |
|
Tangible
Fixed Assets: Land
and Building Plant
and Machinery Furniture
and Fixture Vehicles
etc. Intangible
Fixed Assets: Goodwill
Patents
Trademarks
Design
etc. Investments:
Long-term
investments Short
term investments Current
assets, Loans and Advances: Stock-in-trade
Sundry
Debtors Work-in-progress
Bills
receivable Prepaid
expenses Advance
given Loose
tools Stores
and spare parts Accrued
income Cash
in hand Cash
at Bank |
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|
|
Important Questions related to Key Points:
1. What do you understand by Trading Account?
2. What do you mean by Profit and Loss Account?
3. What do you understand by the Term 'Balance Sheet'?
4. What do you mean by Marshalling (Arrangement) of
Assets and liabilities?
5. Give a proforma of Trading Account.
6. Give a proforma of Profit & Loss Account.
7. Give a proforma of Balance Sheet as per Marshalling
(Arrangement).
8. Give a proforma of Balance Sheet.
9. Give compact format
of Balance Sheet.
"व्यापार खाता, लाभ हानि खाता और चिट्ठा का अर्थ एवं प्रारूप"।
प्रमुख बिंदु:
1. व्यापार खाता का अर्थ।
2. व्यापार खाता का प्रारूप।
3. लाभ और हानि खाता का अर्थ।
4. लाभ और हानि खाता का प्रारूप।
5. चिट्ठा का अर्थ.
7. चिट्ठा का प्रारूप।
1. व्यापार खाता का अर्थ:
यह अंतिम खाते तैयार करने की दिशा में पहला कदम है। इसका मुख्य उद्देश्य एक लेखा वर्ष के दौरान सकल लाभ या सकल हानि का पता लगाना है। सकल लाभ या हानि बेची गई वस्तुओं की वास्तविक बिक्री और लागत के बीच का अंतर है। एक व्यापार खाता ऐसे व्यापारिक उद्यम द्वारा तैयार किया जाता है जो एक निश्चित लेखा अवधि के दौरान वस्तुओं को खरीदते और बेचते हैं।
2. व्यापार खाता का प्रारूप:
व्यापार
खाता
(समाप्त
वर्ष के लिए ---------)
|
विवरण |
राशि |
विवरण |
राशि |
|
To
प्रारंभिक स्कंध To
क्रय घटाया
- क्रय वापसी To
प्रत्यक्ष व्यय आंतरिक गाड़ी भाड़ा मजदूरी शक्ति व ईंधन कारखाना बिजली क्रय पर शुल्क अधिकार शुल्क कारखाना किराया व कर उपभोज्य भंडार पैकिंग व्यय To
सकल लाभ (शेष राशि) (लाभ हानि खाते में स्थानांतरण) |
|
By
विक्रय घटाया
- विक्रय वापसी By
अंतिम स्कंध By
सकल हानि (शेष राशि) (लाभ हानि खाते में स्थानांतरण) |
|
|
|
|
|
|
नोट -
(i) या तो सकल लाभ या सकल हानि दिखाई देगी।
(ii) यदि निर्माण खाता नहीं बनाया जाता है, तो उत्पादन से संबंधित व्यय या कारखाने से संबंधित व्यय को व्यापार खाता में दर्ज किया जाता है।
3. लाभ और हानि खाता का अर्थ:
लाभ और हानि खाता अंतिम खाते तैयार करने की ओर दूसरा कदम है। यह किसी निश्चित लेखा अवधि के दौरान किसी उद्यम के शुद्ध लाभ या शुद्ध हानि का पता लगाने के लिए बनाया जाता है। इस खाते को बनाने में लेखांकन की उपार्जन अवधारणा (Accrual
concept) का पालन किया जाता है।
लाभ और हानि खाता या तो क्रेडिट पक्ष पर सकल लाभ या डेबिट पक्ष पर सकल हानि के साथ शुरू होता है। इसके बाद, वे सभी खर्च और नुकसान जो व्यापार खाते में नहीं लिखे जाते है, उसे लाभ हानि खाते के डेबिट पक्ष में और आय और लाभ क्रेडिट पक्ष में लिखे जाते हैं।
सभी नाममात्र खातों को तलपट से लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित कर दिया जाता है, इसलिए इस खाते को संतुलित करना आवश्यक हो जाता है। यदि क्रेडिट पक्ष डेबिट पक्ष से अधिक है, तो यह शुद्ध लाभ और डेबिट पक्ष क्रेडिट पक्ष से अधिक है, यह शुद्ध हानि को दर्शाता है।
यह खाता मिलान अवधारणा (Matching
concept) के अनुसार उनके संबंधित व्यय के साथ आय का मिलान करके शुद्ध परिणाम को बताता है। सभी व्यय, चाहे भुगतान किया गया हो या नहीं, लाभ-हानि खाते के डेबिट पक्ष में प्रविष्टि की जाती है। यदि व्यय का अग्रिम भुगतान किया जाता है, तो उनका उचित समायोजन किया जाता है। इसी तरह, सभी आय, चाहे प्राप्त हुए हों या नहीं, लाभ-हानि खाते में क्रेडिट पक्ष प्रविष्टि की जाती हैं। यदि आय अग्रिम में प्राप्त होते हैं तो उनका उचित समायोजन किया जाता है।
4. लाभ - हानि खाता का प्रारूप:
लाभ - हानि खाता
(समाप्त वर्ष के लिए ----------)
|
विवरण |
राशि |
विवरण |
राशि |
|
To सकल हानि To वेतन To ह्रास To अंकेक्षण शुल्क To किराया, दर एवं कर To छपाई एवं स्टेशनरी To कानूनी व्यय To डूबत ऋृण To बीमा प्रीमियम To टेलीफोन व्यय To स्थाई संपत्ति एवं विनियोग के विक्रय पर हानि To कमीशन, दलाली To बाह्य गाड़ी भाड़ा To मरम्मत एवं रखरखाव To बैंक शुल्क To कार्यालय व्यय To परिवहन व्यय To ब्याज To स्थापना व्यय To दान To लाइसेंस शुल्क To विक्रय एजेंट वेतन और कमीशन To एजेंट का कमीशन To विज्ञापन To गोदाम व्यय To पैकिंग व्यय To निर्यात शुल्क To माल और सेवा कर To बट्टा To आग/चोरी से हानि To कार्यालय वाहन का रखरखाव To डूबत ऋण के लिए प्रावधान To ऋण पर ब्याज To पूंजी पर ब्याज To शुद्ध लाभ ((शेष राशि) (Transferred to Capital account in Balance Sheet) |
|
By सकल लाभ By प्राप्त किराया By प्राप्त ब्याज By प्राप्त कमीशन By प्राप्त लाभांश By डूबत ऋृण वापसी By स्थाई संपत्ति एवं
विनियोग के विक्रय से लाभ By अन्य साधनों से आय
By शुद्ध हानि (शेष राशि) (Transferred to Capital
account in Balance Sheet) |
|
|
|
|
|
|
5. चिट्ठा का अर्थ:
एक " चिट्ठा " अंतिम खातों को तैयार करने की दिशा
में तीसरा और अंतिम चरण है। इसे "वास्तविक खाता" और "व्यक्तिगत खाता"
से तैयार किया जाता है। यह "एक विवरण पत्र
है जो एक निश्चित तिथि पर किसी व्यवसाय की संपत्ति और दायित्व को निर्धारित
करता है"। इसे "स्थिति विवरण" या "वित्तीय विवरण" कहा जाता
है है। चूँकि एक भी लेन-देन किसी भी संपत्ति और दायित्वों में अंतर ला सकता है, चिट्ठा
एक निश्चित तिथि में सही वित्तीय स्थिति बताता हैं।
चिट्ठा तैयार करने का उद्देश्य निश्चित तिथि पर व्यवसाय की वित्तीय स्थिति का पता लगाना है। यह व्यवसाय की वित्तीय स्थिति की एक तस्वीर है। इसे निश्चित तिथि पर संपत्ति और दायित्वों और व्यवसाय की पूंजी के विवरण कहां जाता है, जो व्यवसाय के स्थिति का सही और उचित दृष्टिकोण बताता है।
6. संपत्ति और दायित्वों के मार्शलिंग (व्यवस्था) का अर्थ:
बैलेंस शीट में संपत्ति और दायित्वों को एक व्यवस्थित क्रम
में दिखाया जाना चाहिए। इसलिए उन्हें कुछ समूहों में एक विशेष क्रम में व्यवस्थित किया
जाता है। इसे ‘चिट्ठा' का मार्शलिंग (व्यवस्था) कहा जाता है।
संपत्तियों और दायित्वों को बैलेंस शीट में तरलता या स्थिरता के क्रम में रखा जाता है।
(i) तरलता के क्रम में:
तरलता का अर्थ उन संपत्तियों से है जिन्हें शीघ्र नगद राशि
में परिवर्तित किया जा सके। जिन
संपत्तियों को आसानी से नगद राशि में परिवर्तित नहीं किया जा सके, उन्हें अंत में दर्ज किया जाता है। यहां, पहले अल्पकालिक दायित्वों को लिखा जाता है उसके बाद लंबी अवधि की दायित्वों को लिखा जाता है और अंत में पूंजी दर्ज की जाती है। तरलता के क्रम में बैलेंस शीट इस प्रकार है:
(A) चिट्ठा का प्रारूप:
चिट्ठा
(---------- तिथि को)
|
दायित्व |
राशि |
संपत्ति |
राशि |
|
देय
बिल बैंक
अधिविकर्ष विविध
लेनदार आदि ऋृण
पूंजी
प्रारंभिक
शेष जोड़ें
- शुद्ध लाभ घटाया
- आहरण, शुद्ध हानि |
|
हस्तस्थ
रोकड़ बैंक
में रोकड़ विनियोग अंतिम
स्कंध - तैयार माल कच्चा माल कार्य प्रगति पर मशीनरी
फर्नीचर
पेटेंट
ख्याति
आदि |
|
|
|
|
|
|
(ii) स्थिरता के क्रम में:
चिट्ठा
(---------- तिथि को)
|
दायित्व |
राशि |
संपत्ति |
राशि |
|
पूंजी प्रारंभिक
शेष जोड़ें
- शुद्ध लाभ
घटाया
- आहरण, शुद्ध हानि
ऋृण विविध
लेनदार
बैंक
अधिविकर्ष
देय
बिल
आदि |
|
ख्याति पेटेंट फर्नीचर मशीनरी अंतिम
स्कंध -
तैयार माल कच्चा माल कार्य प्रगति पर विविध देनदार विनियोग बैंक
में रोकड़
हस्तस्थ
रोकड़ |
|
|
|
|
|
|
(B) 'चिट्ठा' का संक्षिप्त प्रारूप:
चिट्ठा
(----------
तिथि को)
|
दायित्व |
राशि |
संपत्ति |
राशि |
|
पूंजी
दीर्घ
कालीन दायित्व अल्पकालीन
दायित्व चालू
दायित्व प्रावधान |
|
स्थाई
संपत्ति (मूर्त
और अमूर्त) विनियोग
चालू
संपत्ति |
|
|
|
|
|
|
(C) चिट्ठा का विस्तृत प्रोफार्मा:
चिट्ठा
(----------
तिथि को)
|
दायित्व |
राशि |
संपत्ति |
राशि |
|
पूंजी
प्रारंभिक
शेष जोड़ें
- शुद्ध लाभ घटाया
- आहरण, शुद्ध हानि संचय
और आधिक्य दीर्घ
कालीन दायित्व: दीर्घ
कालीन ऋृण ऋणपत्र
अल्पकालीन
दायित्व: अल्पकालीन
ऋृण बैंक
अधिविकर्ष नगद
साख चालू
दायित्व: विविध
लेनदार देय
बिल अदत्त
व्यय प्राप्त
अग्रिम राशि प्रावधान:
कराधान
के लिए प्रावधान अशोध्य
ऋणों के लिए प्रावधान ह्रास
के लिए प्रावधान |
|
मूर्त
स्थाई संपत्ति: भू
मि एवं भवन प्लांट
एवं मशीनरी फर्नीचर
एवं फिक्सचर्स वाहन
अमूर्त
स्थाई संपत्ति: ख्याति
पेटेंट
ट्रेडमार्क
Design
etc. विनियोग:
दीर्घ
कालीन विनियोग अल्पकालीन
विनियोग चालू
संपत्ति, ऋृण और अग्रिम: अंतिम
स्कंध विविध
देनदार कार्य
प्रगति पर प्राप्य
बिल पूर्वदत्त
व्यय देय
अग्रिम राशि फुटकर
औजार स्टोर
और स्पेयर पार्ट्स उपार्जित
आय हस्तस्थ
रोकड़ बैंक
में रोकड़ |
|
|
|
|
|
|
