What do you understand by Trading Account in final accounts?
&
Which item will appear on credit side and debit side of Trading Account?
Key Points:
1. Meaning of Trading
Account.
2. Items which appear
on the debit side of Trading Account.
(1) Opening Stock.
(2) Purchases.
(3) Purchases Returns
or Returns Outwards.
(4) Direct Expenses.
3. Item which appear
in credit side of the Trading Account.
(1) Sales.
(2) Sales
Returns/Returns Inwards.
(3) Closing Stock.
(4) GST.
 |
| YouTube Link:https://youtu.be/W2DzFLbYAuQ |
1. Meaning of Trading Account:
It is the first
step towards preparation of final accounts. Its main objective is to ascertain
gross profit or gross loss during an accounting year. Gross profit or loss is
the difference between actual sale and cost of goods sold. A Trading Account is
prepared by such trading concerns which purchase and sell the same during a
particular accounting period.
2. The items which appear on Trading Account:
The items which
appear on the debit side of Trading Account are as follows –
(1) Opening Stock:
It refers to
closing stock of previous year. As a closing stock, it must have been recorded
in opening stock account, through an opening entry. So, it will appear in Trial
Balance. It consists of different type of finished goods, in case of a trader.
It appears as first item on the debit side of Trading Account. In case of
manufacturer, it consists of raw materials, work-in-progress and finished
goods. In case of first year of business, there will be no opening stock at the
beginning of the year.
(2) Purchases:
The balance of the
Purchase Account, as appear in the Trial Balance displays the gross purchases
during a particular accounting period which include both cash and credit
purchases. Following points must be considered carefully in respect of
purchases –
(i) Goods received on
consignment must be separately recorded because such goods are not owned by the
concern.
(ii) Goods sent on
consignment must be deducted from purchases.
(iii) Purchase of
capital assets like plant & machinery, furniture etc. should not be added
with purchases.
(iv) If goods are
withdrawn by proprietor for personal use, they must be deducted from purchases.
(v) If goods purchased
are in transit at the year end, they must be recorded, i.e. Goods-in-transit
account to be debited and cash or supplier’s account to be credited.
(vi) If purchases
include goods sent on approval basis or on hire purchase, these should be
excluded from purchases.
(3) Purchases Returns or Returns Outwards:
When goods are
returned to suppliers due to some reasons, suppliers account is debited and
purchases returns account is credited. It appears in credit column of the Trial
Balance. Purchases returns are shown by way of deduction from purchases in the
Trading Account.
(4) Direct Expenses:
These are the expenses which are incurred on the goods purchased till brought to the place of business for sale, such expenses are as detailed below –
(i) Carriage/Cartage/Freight Inwards:
This expense is
incurred to bring the materials to the godown of the enterprise and make them
available for use. It is debited in Trading Account. If carriage is paid in
connecting with acquiring any capital assets, it should be added to the cost of
such capital asset and not debited to the Trading Account.
(ii) Wages:
Wages paid to the
worker engaged/employed in godown or stores of the enterprise is debited to the
Trading Account. Other wages are indirect wages and debited to Profit &
Loss Account. If it is not given whether wages are direct or indirect, it
should be considered as direct and should appear in Trading Account. If an
amount for ‘wages & salary’ is given in Trial Balance, it should be debited
in Trading Account and if an amount for ‘Salaries & Wages’ is given in
Trial Balance, it should be debited in Profit & Loss Account.
(iii) Power and Fuel:
Power and fuel expenses
are incurred to run the machines. They are directly related with the production
and debited to Trading Account. Expenses outstanding are also included.
(iv) Factory Lighting:
The portion of
electricity consumed to provide light to run the factory is debited to Trading
Account, when lighting expenses are allocated to administrative office, these
are debited to Profit & Loss Account.
(v) Duty on purchases:
Any duty paid in
connection with purchases of goods is debited to Trading Account.
(vi) Royalties:
This is the expenditure
which is paid for acquiring the right to use of patents. It is included in
direct expenses only when it is based on number of units produced.
(vii) Octroi:
When goods are
purchased within municipal limits, Octroi duty is paid on it.
(viii) Factory Rent & Rates:
The rent paid for
the factory area as well as municipal taxes and charges for water etc. is known
as Factory Rent & Rates.
(ix) Consumable Stores:
These expenses are
incurred to maintain the machine in running condition, e.g. lubricating oil, cotton
waste, grease, waste clothes etc.
(x) Packing Charges:
When nature of the
product is such as can’t be sold without a proper packing, it forms the part of
finished product, i.e. primary packing charges.
You May Also Like:
The item which
appear in credit side of the Trading Account –
(1) Sales:
The sales account
always has a credit balance, as appear in the Trial Balance which includes the
cash and credit sales both, for a particular accounting period. Following
points remembered for –
(i) If the goods sold
are yet to be dispatched, they should not be included in sales.
(ii) If sale of fixed
asset is included in sales, it should be deducted from the sales.
(iii) If goods have been
sold on approval basis or on consignment or hire purchase, they should be
recorded separately. If they have already been included in sales, they must be
deducted from sales.
(2) Sales Returns/Returns Inwards:
When goods are
returned by the customers of the enterprise, for some reasons, it is known as
Sales Returns. It appears in debit column of the Trial Balance. This is shown
by way of deduction from sales in Trading Account.
(3) Closing Stock:
The value of goods
which remain unsold at the end of the accounting period is known as Closing Stock.
There exists no account to show the value of goods remaining in the godown at
the end of the accounting period. Generally, closing stock is not shown in
Trial Balance. But, if the closing stock is adjusted against the purchases, it
is shown in debit column of the Trial Balance. When the closing stock is shown
in Trial Balance, it is not shown in Trading Account. It is shown in Balance
Sheet.
In case of a
trading concern, closing stock consists of various types of finished goods. In
case of manufacturing concern, closing stock consists of raw materials,
work-in-progress and finished goods.
Note:
Closing stock is
valued at cost price or market price, whichever is lower. So, in the Trading
Account and in the Balance Sheet, it appears at cost price or market price
whichever is lower.
(4) GST:
It is an indirect
tax which is collected by the seller from the customers and deposited in
Government’s Account according to the provisions of Goods & Service Tax Act. Goods & Service Tax is
deducted from gross sales and the amount of Goods & Service Tax is shown as current
liability in the Balance Sheet.
#Profroma of
Trading account -
Trading Account
(For the year ending -------)
|
Particular |
Amt. |
Particular |
Amt. |
|
To Opening Stock To Purchases Less – Purchases Return To Direct Expenses Carriage Inwards Wages Power and Fuel Factory Lighting Duty on Purchases Royalties Octroi Factory Rent & Rates Consumable Stores Packing Charges To Gross Profit* |
-
-
- - - - - - - - - - - |
By Sales Less – Sales Return By Closing Stock By Gross Loss* |
- - - |
|
|
- |
|
- |
*Either Gross Profit or Gross Loss will appear.
Important Question related to Key Points:
1. What is the
proforma for final accounts?
2. How is trading
account prepared?
3. Which item are in
trading account?
4. Which item will
appear on credit side of Trading Account?
5. Which item will
appear on debit side of Trading Account?
6. What is the treatment
of GST in Trading Account?
अंतिम खातों में व्यापार खाते से आप क्या समझते हैं?
और
व्यापार खाते के क्रेडिट पक्ष और डेबिट पक्ष पर कौन सी मद आती
है?
प्रमुख बिंदु:
1. व्यापार खाता का अर्थ।
3. वे मद जो व्यापार
खाते के क्रेडिट पक्ष में दिखाई
देते हैं।
(2) बिक्री वापसी /रिटर्न आवक।
#Profroma of Trading account -
|
| YouTube Link:https://youtu.be/W2DzFLbYAuQ |
1. व्यापार खाता का अर्थ (Meaning of Trading Account):
यह अंतिम खाते तैयार करने की दिशा में पहला कदम है। इसका मुख्य उद्देश्य एक लेखा वर्ष के दौरान सकल लाभ या सकल हानि का पता लगाना है। सकल लाभ या हानि बेची गई वस्तुओं की वास्तविक बिक्री और लागत के बीच का अंतर है। एक व्यापार
खाता ऐसे
व्यापारिक प्रतिष्ठानों द्वारा तैयार किया जाता है जो एक विशेष लेखा अवधि के दौरान इसे खरीदते और बेचते हैं।
2. व्यापार खाते पर दिखाई देने वाली मदें:
व्यापार खाते के डेबिट पक्ष पर दिखाई देने वाली मदें इस प्रकार हैं
–
(1) प्रारंभिक रहतिया/स्टाक (Opening Stock):
यह पिछले वर्ष के अंतिम
रहतिया को संदर्भित करता है। एक अंतिम
रहतिया
के रूप में,
यह एक प्रारंभिक प्रविष्टि के माध्यम से,
स्टॉक खाता खोलने में दर्ज किया जाना चाहिए। तो,
यह तलपट में दिखाई देगा। इसमें एक व्यापारी के मामले में विभिन्न प्रकार के तैयार माल होते हैं। यह व्यापार खाते के डेबिट पक्ष पर पहली मद के रूप में दिखाई देता है। निर्माता के मामले में,
इसमें कच्चे माल,
कार्य-प्रगति और तैयार माल शामिल हैं। व्यवसाय के पहले वर्ष के मामले में,
वर्ष की शुरुआत में कोई प्रारंभिक स्टॉक नहीं होगा।
(2) क्रय (Purchases):
क्रय खाते का शेष,
जैसा कि तलपट में दिखाई देता है,
एक विशेष लेखा अवधि के दौरान सकल क्रय को प्रदर्शित करता है जिसमें नकद और उधार क्रय दोनों शामिल हैं। क्रय के संबंध में निम्नलिखित बिंदुओं पर ध्यान से विचार किया जाना चाहिए –
(1) प्रेषण पर प्राप्त माल को अलग से दर्ज किया जाना चाहिए क्योंकि इस
तरह के सामान व्यवसाय के स्वामित्व में नहीं हैं।
(2) प्रेषण पर भेजे गए माल को क्रय से घटाया जाना चाहिए।
(3) पूंजीगत संपत्ति जैसे संयंत्र और मशीनरी,
फर्नीचर आदि की खरीद को क्रय के साथ नहीं जोड़ा जाना चाहिए।
(4) यदि मालिक द्वारा व्यक्तिगत उपयोग के लिए सामान निकाल
लिया
जाता है,
तो उन्हें क्रय से घटाया
जाना
चाहिए।
(5) यदि खरीदे गए सामान वर्ष के अंत में पारगमन में हैं, तो उन्हें
दर्ज किया जाना चाहिए, अर्थात माल-इन-ट्रांजिट (Goods-in-transit) खाते को डेबिट किया
जाना चाहिए और नकद या आपूर्तिकर्ता के खाते में जमा किया जाना चाहिए।
(6) यदि क्रय में अनुमोदन के आधार पर या किराए क्रय पर भेजे गए सामान शामिल हैं,
तो इन्हें क्रय में शामिल
नहीं किया जाना चाहिए।
(3) क्रय वापसी या रिटर्न आउटवर्ड
(Purchases Returns or Returns
Outwards):
जब कुछ कारणों से आपूर्तिकर्ताओं को माल वापस कर दिया जाता है, तो आपूर्तिकर्ता खाते को डेबिट कर दिया जाता है और क्रय वापसी खाते को क्रेडिट कर दिया जाता है। यह तलपट के क्रेडिट कॉलम में दिखाई देता है। क्रय वापसी व्यापार खाता में क्रय से कटौती के रूप में दिखाया जाता है
अर्थात घटाया जाता है।
(4) प्रत्यक्ष व्यय
(Direct Expenses):
ये वे खर्चे हैं जो क्रय किए गए सामान पर बिक्री के लिए व्यापार के स्थान पर लाए जाने तक किए जाते हैं, ऐसे खर्चे नीचे दिए गए हैं –
(i) ढुलाई/ भाड़ा /फ्रेट इनवर्ड (Carriage/Cartage/Freight
Inwards):
यह खर्च उद्यम के गोदाम में सामग्री लाने और उन्हें उपयोग के लिए उपलब्ध कराने के लिए किया जाता है। इसे व्यापार खाता में डेबिट किया जाता है। यदि भाड़ा का भुगतान किसी पूंजीगत संपत्ति के अधिग्रहण के संबंध में किया जाता है,
तो इसे ऐसी पूंजीगत संपत्ति की लागत में जोड़ा जाना चाहिए और व्यापार खाते में डेबिट नहीं किया जाना चाहिए।
(ii) मजदूरी (Wages):
गोदाम या उद्यम के स्टोर में लगे / नियोजित कर्मचारी को भुगतान की गई मजदूरी को व्यापार खाते में डेबिट कर दिया जाता है। अन्य मजदूरी अप्रत्यक्ष मजदूरी है और लाभ और हानि खाते में डेबिट की जाती है। यदि यह नहीं दिया जाता है कि मजदूरी प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष है, तो इसे प्रत्यक्ष माना जाना चाहिए और व्यापार खाते में दिखाई देना चाहिए। यदि तलपट में 'मजदूरी और वेतन' की राशि दी जाती है, तो इसे व्यापार खाते में डेबिट किया जाना चाहिए और यदि तलपट में 'वेतन और मजदूरी' की राशि दी जाती है, तो इसे लाभ और हानि खाते में डेबिट किया जाना चाहिए।
(iii) शक्ति और ईंधन
(Power and Fuel):
मशीनों को चलाने के लिए बिजली और ईंधन खर्च किया जाता है। वे सीधे उत्पादन से संबंधित हैं और व्यापार खाते में डेबिट कर दिए गए हैं। बकाया खर्च भी शामिल है।
(iv) फैक्टरी प्रकाश
(Factory Lighting):
कारखाने को चलाने के लिए प्रकाश प्रदान करने के लिए खपत की गई बिजली का हिस्सा व्यापार खाते में डेबिट किया जाता है, जब प्रशासनिक कार्यालय को प्रकाश व्यय आवंटित किया जाता है, तो इन्हें लाभ और हानि खाते में डेबिट कर दिया जाता है।
(v) क्रय पर शुल्क (Duty
on purchases):
माल की क्रय के संबंध में भुगतान किया गया कोई भी शुल्क व्यापार खाते में डेबिट किया जाता है।
(vi) रॉयल्टी (Royalties):
यह वह व्यय है जिसका भुगतान पेटेंट के उपयोग का अधिकार प्राप्त करने के लिए किया जाता है। इसे प्रत्यक्ष व्यय में तभी शामिल किया जाता है जब यह उत्पादित इकाइयों की संख्या पर आधारित हो।
(vii) चुंगी (Octroi):
जब माल नगरपालिका सीमा के भीतर खरीदा जाता है, तो उस पर चुंगी शुल्क का भुगतान किया जाता है।
(viii) कारखाना किराया और दरें
(Factory Rent & Rates):
कारखाने के क्षेत्र के साथ-साथ नगर निगम के करों और पानी आदि के शुल्क के लिए भुगतान किया गया किराया, कारखाना किराया और दरों के रूप में जाना जाता है।
(ix) उपभोग्य भंडार (Consumable
Stores):
ये खर्च मशीन को चालू स्थिति में बनाए रखने के लिए किए जाते हैं, उदाहरण
- चिकनाई वाला तेल,
कपास का कचरा, तेल, बेकार कपड़े आदि।
(x) पैकिंग शुल्क (Packing Charges):
जब उत्पाद की प्रकृति ऐसी होती है कि उचित पैकिंग के बिना बेचा नहीं जा सकता है, तो यह तैयार उत्पाद का हिस्सा बनता है, यानी प्राथमिक पैकिंग शुल्क।
व्यापार खाते के क्रेडिट पक्ष में दिखाई देने वाली मद –
(1) विक्रय (Sales):
बिक्री खाते में हमेशा एक क्रेडिट बैलेंस होता है, जैसा कि तलपट में दिखाई देता है जिसमें एक विशेष लेखा अवधि के लिए नकद और क्रेडिट बिक्री दोनों शामिल होते हैं। निम्नलिखित बिंदुओं के
बारे में ध्यान रखना चाहिए-
(i) यदि बेचे गए माल को अभी तक भेजा जाना है, तो उन्हें बिक्री में शामिल नहीं किया जाना चाहिए।
(ii) यदि अचल संपत्ति की बिक्री को विक्रय में शामिल किया जाता है, तो इसे बिक्री से घटाया जाना चाहिए।
(iii) यदि माल अनुमोदन के आधार पर या प्रेषण या किराया
क्रय पर बेचा गया है,
तो उन्हें अलग से दर्ज किया जाना चाहिए। यदि उन्हें पहले से ही बिक्री में शामिल किया गया है, तो उन्हें बिक्री से घटाया जाना चाहिए।
(2) बिक्री वापसी /रिटर्न आवक (Sales Returns/Returns Inwards):
जब उद्यम के ग्राहकों
द्वारा माल वापस किया जाता है, तो कुछ कारणों से, इसे बिक्री वापसी के रूप में जाना
जाता है। यह तलपट के डेबिट कॉलम में दिखाई देता है। यह व्यापार खाते में बिक्री से कटौती के रूप में दिखाया
गया है अर्थात घटाया जाता है।
(3) अंतिम रहतिया (Closing Stock):
लेखांकन अवधि के अंत
में बिना बिके रहने वाले माल का मूल्य अंतिम रहतिया के रूप में जाना जाता है। लेखा अवधि के अंत में गोदाम में
शेष माल के मूल्य को दिखाने के लिए कोई खाता मौजूद नहीं है। आम तौर पर, तलपट में अंतिम
रहतिया नहीं दिखाया जाता है।
लेकिन, अगर अंतिम रहतिया को क्रय के खिलाफ समायोजित किया जाता है, तो इसे तलपट के डेबिट कॉलम में दिखाया जाता है। जब
अंतिम
रहतिया को तलपट में दिखाया जाता है, तो इसे व्यापार
खाता में नहीं दिखाया जाता
है। इसे बैलेंस शीट में दिखाया गया है।
व्यापारिक प्रतिष्ठान
के मामले में, अंतिम रहतिया में विभिन्न प्रकार के तैयार माल होते हैं। निर्माण व्यवसाय के मामले में, अंतिम
रहतिया में कच्चे माल, कार्य-प्रगति
और तैयार माल शामिल होते हैं।
ध्यान दें:
अंतिम रहतिया का मूल्यांकन
लागत मूल्य या बाजार मूल्य, जो भी कम हो, पर किया जाता है। तो, व्यापार खाते और बैलेंस
शीट में, यह लागत मूल्य या बाजार मूल्य जो भी कम हो, पर दिखाई देता है।
(4) Goods & Service Tax (GST):
यह एक अप्रत्यक्ष कर
है जो विक्रेता द्वारा ग्राहकों से एकत्र किया जाता है और बिक्री कर अधिनियम के प्रावधानों
के अनुसार सरकार के खाते में जमा किया जाता है। Goods & Service Tax को सकल बिक्री से घटाया जाता है और Goods & Service Tax की राशि को बैलेंस
शीट में वर्तमान देयता के रूप में दिखाया जाता है।
#Profroma of Trading account -
Trading Account
(For the year ending -------)
|
Particular |
Amt. |
Particular |
Amt. |
|
To Opening Stock To Purchases Less – Purchases Return To Direct Expenses Carriage Inwards Wages Power and Fuel Factory Lighting Duty on Purchases Royalties Octroi Factory Rent & Rates Consumable Stores Packing Charges To Gross Profit* |
-
-
- - - - - - - - - - - |
By Sales Less – Sales Return By Closing Stock By Gross Loss* |
- - - |
|
|
- |
|
- |
*Either Gross Profit or Gross Loss will appear.
