Internal Check - Advantages, Disadvantages.
And
Duties
of an Auditor regarding Internal Check.
Key
Points:
1. Advantages of Internal Check.
2. Disadvantages of Internal Check.
3. Duties
of an Auditor regarding Internal Check.
4. Conclusion.
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| YouTube Link : https://youtu.be/r13X0iZgFhE |
1. Advantages of Internal Check:
(i) Early Completion of Work:
Division of work determines the responsibility of each
and every employee. So they try to get the work done as early as possible.
(ii) Control on Frauds:
Control on frauds because checking goes on
continuously. It causes pressure and fear on employee.
(iii) Sense of Responsibility:
Employees come to know that how much work they have to
do and within what time. Division of work infuses sense of responsibility in
them.
(iv) Increase in Efficiency:
Continuous work causes increase in efficiency.
(v) Convenience in preparing Final Accounts:
Use of this system enables the organisation to prepare
final accounts easily and in simple way at the end of the year.
(vi) Honest Work:
Every employee does the accounting work with
commitment and honestly because he has fear of continuous checking.
No chance to get any transaction unrecorded.
(vii) Benefits to Owner:
Internal check makes the correct checking of books accounts
possible. This system frees the owner to get rid of fraud and misappropriation.
In addition, it makes possible the information of growth of business and financial
position which consequently result in early decision making.
(viii) Benefits to Auditor:
Effective system of internal check makes the work of
auditor easy and the auditor does the work of audit at the earliest. It is duty
of the auditor to get complete information about the system of internal check.
It would reduce the chance of errors and frauds.
3. Disadvantages of Internal Check:
(i) Carelessness of Owner and Executives:
Internal check ensures that the accounting work is
going correct. It may enable the employee to commit fraud.
(ii) Loose Control over Work:
Employees become careless and they don’t share any
serious concern.
(iii) Frugal Expenses (fQtwy[kphZ) -
There are misuse of
money and time because after internal check, external audit has to be done.
(iv) Duplication (Repeating) of Mistake-
Employees make internal check of accounts and after
that the auditor also perform this checking.
(v) Waste of Time -
Duplication of work create wastage of time which has got no meaning.
(vi) Possibility of Grouping -
Employees of company may form group against the owner. It
increases the possibilities of fraud.
(vii) Possibility of Errors -
Internal check causes the stress on employees to complete their
work with accuracy which may result in errors.
(viii) Conflict among Employees -
If there is no proper and sufficient system of internal
check, it may cause conflict among employees.
(ix) Loss due to Compulsory Leave -
In internal check, sometimes the employees are forced
to go on leave. Such leave may make it difficult to complete the work on time.
(x) Bad effects of Division of Work -
Division of work do not necessarily causes the
advantages always. Sometimes, it may cause loss. If division of work has been
done in wrong way, it would enhance the possibility of damage.
3. Duties
of an Auditor regarding Internal Check:
(1) An
Auditor must confirm whether internal check of the account of the concern has
been performed or not. If internal check has been done, he should verify its
relevance with full reliability.
(2) He
should ensure whether self-balancing system has been used in preparing accounts
or not.
(3) He
should work with his full diligence inspite of strong internal check system.
(4) Examination
of cash receipt and cash expenses should be done with special attention.
(5) He
should be well informed whether transactions related to goods received and
goods sent are properly recorded or not.
(6) He
should see whether debtors and creditors have been contacted directly or not.
(7) If
the auditor finds any defect in internal check system, he should give
suggestions to remove the defects.
(8) He
should pay extra attention in those organization where internal check system
does not exist.
(9) If
there exists internal check system in any organization, still he has to ensure
the authenticity and reliability of the system.
(10) He
should not doubt on internal check system but he should adopt sufficient
measures to make the system strong.
4. Conclusion:
On the basis of the study of the advantages and
disadvantages of Internal Check, it can be said that Internal Check is
necessary in every business organization and industry because it is necessary
to keep an account of every transaction of business, which will help in the
growth of the business and get information the correct financial position.
The auditor's responsibility and duty towards Internal
Check also draws attention to many important facts, the possibility of errors
and defects in Internal Check of business organization and industry is reduced.
Important Question related to Key Points:
1. What are advantages of Internal Check?
2. What are disadvantages of Internal Check?
3. What are duties and
responsibilities of an Auditor regarding Internal Check?
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आंतरिक जाँच - लाभ, हानि।
और
आंतरिक जांच के संबंध में एक अंकेक्षक
के
कर्तव्य।
प्रमुख बिंदु:
1. आंतरिक जांच के लाभ।
2. आंतरिक जांच के नुकसान।
3. आंतरिक जांच के संबंध में एक अंकेक्षक/लेखा परीक्षक के कर्तव्य।
4. निष्कर्ष।
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| YouTube Link : https://youtu.be/r13X0iZgFhE |
1. आंतरिक जांच के लाभ (Advantages of Internal Check):
(i) काम का जल्द पूरा होना (Early completion of work):
कार्य का विभाजन प्रत्येक कर्मचारी की जिम्मेदारी निर्धारित करता है, इसलिए वे कोशिश करते हैं कि काम जल्द से जल्द पूरा हो जाए।
(ii) धोखाधड़ी पर नियंत्रण (Control on Frauds):
धोखाधड़ी पर नियंत्रण क्योंकि चेकिंग लगातार चलती रहती है। यह कर्मचारी पर दबाव और भय का कारण बनता है।
(iii) जिम्मेदारी की भावना (Sense of Responsibility):
कर्मचारियों को पता चल जाता है कि उन्हें कितना काम करना है और कितने समय में करना है। कार्य विभाजन उनमें उत्तरदायित्व की भावना का संचार करता है।
(iv) दक्षता में वृद्धि (Increase in Efficiency):
लगातार काम करने से कार्यक्षमता में वृद्धि होती है।
(v) अंतिम खाते तैयार करने में सुविधा (Convenience in preparing Final Accounts):
इस प्रणाली का उपयोग संगठन को वर्ष के अंत में आसानी से और सरल तरीके से अंतिम खाते तैयार करने में सक्षम बनाता है।
(vi) ईमानदार काम (Honest Work):
प्रत्येक कर्मचारी लेखांकन कार्य प्रतिबद्धता और ईमानदारी से करता है क्योंकि उसे निरंतर जाँच का डर रहता है।
किसी भी लेन-देन को रिकॉर्ड नहीं करने का कोई मौका नहीं होता है।
(vii) मालिक को लाभ (Benefits to Owner):
आंतरिक जाँच से बही खातों की सही जाँच संभव हो जाती है। यह प्रणाली मालिक को धोखाधड़ी और हेराफेरी से छुटकारा दिलाती है। इसके अलावा,
यह व्यवसाय की वृद्धि और वित्तीय स्थिति की जानकारी को संभव बनाता है जिसके परिणामस्वरूप शीघ्र निर्णय लेने में परिणाम होता है।
(viii) अंकेक्षक/लेखा परीक्षक को लाभ (Benefits to Auditor):
आंतरिक जांच की प्रभावी प्रणाली अंकेक्षक के कार्य को आसान बनाती है तथा अंकेक्षक अंकेक्षण का कार्य यथाशीघ्र करता है। आंतरिक जांच की प्रणाली के बारे में पूरी जानकारी प्राप्त करना लेखापरीक्षक का कर्तव्य है। यह त्रुटियों और धोखाधड़ी की संभावना को कम करेगा।
2. आंतरिक जांच के नुकसान/ हानि (Disadvantages of Internal Check):
(i) मालिक और अधिकारियों की लापरवाही (Carelessness of Owner and Executives)-
आंतरिक जांच सुनिश्चित करती है कि लेखा कार्य सही चल रहा है। यह कर्मचारी को धोखाधड़ी करने में सक्षम बना सकता है।
(ii) काम पर ढीला नियंत्रण (Loose Control over Work)-
कर्मचारी लापरवाह हो जाते हैं और वे कोई गंभीर चिंता नहीं दिखाते हैं।
(iii) मितव्ययी खर्च (फिजूलखर्ची) (Frugal Expenses) -
धन और समय का दुरुपयोग होता है क्योंकि आंतरिक जांच के बाद बाहरी लेखा परीक्षा करनी पड़ती है।
(iv) गलती का दोहराव (Duplication (Repeating) of Mistake)-
कर्मचारी खातों की आंतरिक जांच करते हैं और उसके बाद लेखा परीक्षक भी यह जांच करते हैं।
(v) समय की बर्बादी (Waste of Time)-
काम के दोहराव से समय की बर्बादी होती है जिसका कोई मतलब नहीं है।
(vi) गुटबाजी की संभावना (Possibility of Grouping)-
कंपनी के कर्मचारी मालिक के खिलाफ गुट बना सकते हैं। इससे धोखाधड़ी की संभावनाएं बढ़ जाती हैं।
(vii) त्रुटियों की संभावना (Possibility of Errors)-
आंतरिक जांच से कर्मचारियों पर अपना काम सटीकता के साथ पूरा करने का दबाव होता है जिसके परिणामस्वरूप त्रुटियां हो सकती हैं।
(viii) कर्मचारियों के बीच संघर्ष (Conflict among Employees)-
यदि आंतरिक जांच की उचित और पर्याप्त व्यवस्था नहीं है,
तो यह कर्मचारियों के बीच संघर्ष का कारण बन सकता है।
(ix) अनिवार्य अवकाश के कारण हानि (Loss due to Compulsory Leave)-
आंतरिक जांच में कभी-कभी कर्मचारियों को छुट्टी पर जाने के लिए विवश किया जाता है। इस तरह की छुट्टी से काम को समय पर पूरा करना मुश्किल हो सकता है।
(x) कार्य विभाजन के दुष्परिणाम (Bad effects of Division of Work)-
कार्य विभाजन आवश्यक रूप से हमेशा लाभ का कारण नहीं होता है। कई बार इससे नुकसान भी हो सकता है। यदि कार्य का विभाजन गलत तरीके से किया गया है,
तो इससे नुकसान की संभावना बढ़ जाती है।
3. आंतरिक जांच के संबंध में एक अंकेक्षक/लेखा परीक्षक के कर्तव्य (Duties of an Auditor regarding Internal Check) :
(1) लेखापरीक्षक को इस बात की पुष्टि करनी चाहिए कि संस्था के खाते की आंतरिक जांच की गई है या नहीं। यदि आंतरिक जांच की गई है,
तो उसे इसकी प्रासंगिकता को पूरी विश्वसनीयता के साथ सत्यापित करना चाहिए।
(2) उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि लेखा तैयार करने में स्व-संतुलन प्रणाली का उपयोग किया गया है या नहीं।
(3) मजबूत आंतरिक जांच प्रणाली के बावजूद उसे पूरी लगन के साथ काम करना चाहिए।
(4) नकद प्राप्ति एवं नकद व्यय की जांच विशेष ध्यान से की जानी चाहिए।
(5) उसे अच्छी तरह से सूचित किया जाना चाहिए कि प्राप्त माल और भेजे गए माल से संबंधित लेनदेन ठीक से दर्ज हैं या नहीं।
(6) उसे देखना चाहिए कि देनदार और लेनदारों से सीधे संपर्क किया गया है या नहीं।
(7) यदि अंकेक्षक/लेखापरीक्षक को आंतरिक जांच प्रणाली में कोई त्रुटि मिलती है,
तो उसे दोषों को दूर करने के लिए सुझाव देना चाहिए।
(8) उसे उन संगठनों में अतिरिक्त ध्यान देना चाहिए जहां आंतरिक जांच प्रणाली मौजूद नहीं है।
(9) यदि किसी संगठन में आंतरिक जांच प्रणाली मौजूद है,
तब भी उसे प्रणाली की प्रामाणिकता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करनी होगी।
(10) उसे आंतरिक जांच प्रणाली पर संदेह नहीं करना चाहिए बल्कि उसे प्रणाली को मजबूत बनाने के लिए पर्याप्त उपाय अपनाने चाहिए।
4. निष्कर्ष (Conclusion):
आंतरिक जांच के लाभ एवं नुकसान के अध्ययन के आधार पर कहा जा सकता है कि प्रत्येक व्यवसायिक संस्था एवं उद्योग में आंतरिक जांच आवश्यक है क्योंकि यह व्यवसाय के प्रत्येक लेन देन का लेखा जोखा रखने
को
बाध्य
करता है, जिससे व्यवसाय में वृद्धि एवं वित्तीय स्थिति की सही जानकारी प्राप्त हो सके।
आंतरिक जांच के प्रति अंकेक्षक का दायित्व और कर्तव्य भी कई महत्वपूर्ण तथ्यों पर ध्यान आकर्षित करता है,
जिससे
व्यवसायिक संस्था एवं उद्योग के आंतरिक जांच में त्रुटि एवं दोषों की संभावना कम हो जाती है।
प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:
