What is meant by ledger? Explain its advantages or
importance.
And
Distinguish between Journal and Ledger.
And
What do you mean by
'Balancing of Accounts'?
Key Points:
1. Meaning of Ledger.
2. Definition of Ledger.
3. Form of Ledger Accounts.
4. Advantage or Importance of Ledger.
5. Distinguish between Journal and Ledger.
6. Meaning of Balancing
of Accounts.
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| YouTube Link : https://youtu.be/Hq0-CJTT6ns |
1. Meaning of Ledger:
Journal does not supply complete information regarding
individual accounts. So, all the financial transactions entered in journal are
classified under different heads of accounts in the ledger. It is a principal
book of accounts where transactions are recorded. This is a book where nominal,
real and personal accounts are opened.
2. Definition of Ledger:
(i) According to L.C. Cropper:- "The books in which a
businessman records his transaction in a fixed classified form is called
Ledger".
(ii) According to J.R. Batliboi :- "The ledger is the chief book of accounts and in this book all the business transactions would ultimately find their place under the respective accounts in a daily classified form".
It may be defined as "A book which contains, a
record of all the business transactions in a summarized and classified as form
chronologically".
The entries recorded in journal are classified by
preparing of accounts in the book. The book which contains all sets of accounts
is known as "Ledger".
3. Form of Ledger Accounts:
A ledger account has two sides i.e. debit (left side of of the account) and
credit (right side of the account). Each side has four columns (i) Date, (ii)
Particulars, (iii) Journal Folio and (iv) Amount.
Account
Dr.
Cr.
|
Date |
Particular |
J.F. |
Amount |
Date |
Particular |
J.F. |
Amount |
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|
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4. Advantage or Importance of Ledger:
(i) Accuracy:
Trial balance is prepared on the basis of ledger
accounts, so arithmetical accuracy can be established.
(ii) Knowledge of Financial Condition:
Owner of business can know the financial condition by
preparing the Trial Balance. Trading and Profit & Loss account and Balance
Sheet cab be prepared through ledger.
(iii) Time Saving:
Information about each account can be quickly obtained
from ledger accounts which saves time.
(iv) Proof for Business Disputes:
In case of any business dispute, it proves sufficient
evidence in the court of law.
(v) Information about Assets and Liabilities:
Actual position of Assets and liabilities can be well known by analysis of accounts opened in the ledger.
5. Distinguish between Journal and Ledger:
Following are the differences between Journal and
Ledger.
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S.No. |
Journal |
Ledger |
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1. |
It
is a book of original entry. |
It
is a book of secondary entry. |
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2. |
It
is a subsidiary book of accounts. |
It
is a principal book of accounts. |
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3. |
It
processing of recording in journal is called journalizing. |
It
process of recording in Ledger is called posting. |
|
4. |
It
records transactions in chronological order. |
It
records transactions in analytical manner. |
|
5. |
It
is more reliable. |
It
is less reliable because it is dependent on journal. |
What do you mean by 'Balancing of Accounts'?
6. Meaning of Balancing of Accounts:
Ascertainment of balance in an account becomes
necessary at the end of a particular period to know the position of different
accounts.
Balancing an account means that the both sides of an
account are totalled and the difference in total of the both side in written on
the side whose total is short.
If the total of
debit side is greater than total of credit side, it is called "debit
balance" and if the total of credit side is greater than the total of
debit side it is called "credit balance".
The debit balance is written on the debit side as
"To Balance brought down" or "To Balance b/d" which is opening
balance of new period.
The credit balance is written on the credit side as
"By Balance brought down" or "By Balance b/d". This is the
opening balance of the new period. "Balance carried down" or
"Balance c/d" becomes "Balance brought down" or
"Balance b/d" at the beginning of the current year.
Nominal accounts are not balanced but the balance is transferred to the Profit and Loss account in the end. Only personal and real account are balanced.
Important Question related to Key Points:
1. What is meant by ledger? Explain its advantages or
importance.
2. Distinguish between Journal and Ledger.
3. What do you mean by
'Balancing of Accounts'?
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खाता बही का क्या अर्थ है? इसके लाभ या महत्व की व्याख्या कीजिए।
जर्नल और लेजर में अंतर स्पष्ट कीजिए।
'खातों का संतुलन' से आप क्या समझते हैं?
प्रमुख बिंदु:
1. खाता बही
का अर्थ.
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1. खाता बही का अर्थ:
जर्नल व्यक्तिगत खातों के संबंध में पूरी जानकारी प्रदान नहीं करता है। इसलिए, जर्नल में दर्ज किए गए सभी वित्तीय लेनदेन को बहीखाता में खातों के विभिन्न शीर्षों के तहत वर्गीकृत किया जाता है। यह खातों की एक प्रमुख/ मूल पुस्तक है जहां लेनदेन दर्ज किए जाते हैं। यह एक ऐसी किताब है जहां नाममात्र, वास्तविक और व्यक्तिगत खाते खोले जाते हैं।
2. खाता बही
की परिभाषा:
(i) एल.सी. क्रॉपर के अनुसार:- "जिन पुस्तकों में एक व्यापारी अपने लेन-देन को एक निश्चित वर्गीकृत रूप में रिकॉर्ड करता है, उसे खाता बही कहा जाता है"।
(ii) जे आर बाटलीबोई के अनुसार :- "बही खाता लेखांकन की मुख्य/ मूल पुस्तक है, जिसमें
सभी व्यापारिक लेन-देन संबंधित खातों के तहत दैनिक वर्गीकृत रूप में लिखे जाते हैं।
इसे "एक ऐसी पुस्तक के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिसमें संक्षेप में और कालानुक्रमिक रूप में वर्गीकृत सभी व्यावसायिक लेनदेन का रिकॉर्ड होता है"।
जर्नल में दर्ज की गई प्रविष्टियों को लेखांकन पुस्तक में खातों को तैयार करके वर्गीकृत किया जाता है। वह पुस्तक जिसमें सभी खाते
उपलब्ध होते हैं, उसे "खाता बही" कहते हैं।
3. खाता बही के खातों का स्वरूप:
एक लेज़र खाते (account) के दो पहलू होते हैं अर्थात डेबिट
(खाते के बाईं ओर) और क्रेडिट (खाते के दाईं ओर)। प्रत्येक पक्ष में चार कॉलम होते
हैं (i) तिथि, (ii) विवरण, (iii) जर्नल फोलियो और (iv) राशि।
Account
Dr.
Cr.
|
Date |
Particular |
J.F. |
Amount |
Date |
Particular |
J.F. |
Amount |
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|
|
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4. खाता बही का लाभ या महत्व:
(i) शुद्धता:
तलपट खाता बही के आधार पर तैयार किया जाता है, जिससे अंकगणितीय
शुद्धता स्थापित की जा सकती है।
(ii) वित्तीय स्थिति का ज्ञान:
व्यवसाय का स्वामी तलपट तैयार करके वित्तीय स्थिति जान सकता
है। व्यापार खाता, लाभ हानि खाता और चिट्ठा खाता बही के माध्यम से तैयार किया जा सकता है।
(iii) समय बचाने वाला:
प्रत्येक खाते के बारे में जानकारी जल्दी से खाता बही से
प्राप्त की जा सकती है, जिससे समय की बचत होती है।
(iv) व्यावसायिक विवादों के लिए सबूत:
किसी भी व्यावसायिक विवाद के मामले में, यह कानून की अदालत
में पर्याप्त सबूत साबित होता है।
(v) संपत्ति और देनदारियों के बारे में जानकारी:
खाता बही में खोले गए खातों के विश्लेषण से परिसंपत्तियों और देनदारियों की वास्तविक स्थिति का पता लगाया जा सकता है।
5. जर्नल और खाता बही में अंतर स्पष्ट कीजिए:
जर्नल और लेजर के बीच निम्नलिखित अंतर हैं -
|
क्रमांक |
जर्नल |
खाता बही |
|
1. |
यह मूल प्रविष्टि की पुस्तक है। |
यह द्वितीयक प्रविष्टि की पुस्तक है। |
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2. |
यह
खातों की एक सहायक पुस्तक है। |
यह
खातों की एक प्रमुख पुस्तक है। |
|
3. |
जर्नल
में रिकॉर्डिंग की प्रक्रिया को जर्नलिंग (प्रविष्टि) कहा जाता है। |
लेजर
में रिकॉर्डिंग की प्रक्रिया को पोस्टिंग (खतौनी) कहा जाता है। |
|
4. |
लेनदेन
का रिकॉर्ड कालानुक्रमिक क्रम/ तिथिवार में रखा जाता है। |
लेनदेन
का रिकॉर्ड विश्लेषणात्मक तरीके से रखा जाता है। |
|
5. |
यह
अधिक विश्वसनीय है। |
यह
कम विश्वसनीय है क्योंकि यह जर्नल पर निर्भर है। |
'खातों का संतुलन' से आप क्या समझते हैं?
6. खातों के संतुलन का अर्थ:
विभिन्न खातों की स्थिति जानने के लिए एक विशेष अवधि के अंत
में एक खाते में शेष राशि का पता लगाना आवश्यक हो जाता है।
किसी खाते को बैलेंस करने का मतलब है कि एक खाते के दोनों
पक्षों का योग करना पड़ता है और दोनों पक्षों के योग का अंतर उस तरफ लिखा जाता है,
जिसका कुल योग कम होता है।
यदि डेबिट पक्ष का
योग क्रेडिट पक्ष के योग से अधिक है, तो इसे "डेबिट बैलेंस" कहा जाता है
और यदि क्रेडिट पक्ष का योग डेबिट पक्ष के योग से अधिक है तो इसे "क्रेडिट बैलेंस"
कहा जाता है।
डेबिट बैलेंस को डेबिट पक्ष पर "To Balance brought
down" या "To Balance b/d" के रूप में लिखा जाता है, जो कि नई अवधि
का शुरुआती शेष है।
क्रेडिट बैलेंस को क्रेडिट साइड पर "By Balance
brought down" या " By Balance b/d" के रूप में लिखा जाता है, जो कि
नई अवधि का शुरुआती शेष है। चालू वर्ष की शुरुआत में "शेष राशि नीचे ले जाया गया"
"Balance
brought down" या "Balance b/d"
बन जाता है।
नाममात्र खाते संतुलित नहीं होते हैं, जिसके शेष को अंत में लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित कर दिया जाता है। केवल व्यक्तिगत और वास्तविक खाते ही संतुलित होते हैं।
प्रमुख बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:
