What are the contains of audit note book?
Discuss the contains, advantage and disadvantage of audit note book?
Key points:
1. Meaning
of Audit note Book.
2. Contains
of an audit note book.
3. Advantage
of an audit note book.
(1) Proof
in the Court of Law.
(2) Knowledge
about the Progress of Audit Work.
(3) Helps
in Future Planning.
(4) Helpful
in Preparing Audit Programme.
(5) Recording
Helpful Matters.
(6) Quality
of Audit Work.
(7) Free
from the Danger of Changing Figures.
4. Disadvantage
of Audit Note Book.
(1) Helpless
in Defending Auditor.
(2) Audit
Staff's Negligence may be Concealed.
(3) Lack
of Secrecy.
(4) Audit
Work with Suspicion.
(5) Dependency
of Audit Staff on Client's Staff.
5. Meaning
of Audit File.
6. Types
of Audit File.
(1) Permanent
Audit File.
(2) Current
audit File.
7. Contains
of Permanent Audit File.
8. Contains
of current Audit File.
9. Advantage of Audit File.
AUDIT NOTE-BOOK
1. Meaning:
An Audit Note-book is a book which is maintained by the auditor to record observations during the course of his audit work. During the course of audit, the auditor comes across various difficulties which he has to take care of. An audit note-book is usually a bound book in which various matters are recorded. The matters may be observed during the course of audit for which no satisfactory answers have been received from the client and which require to be incorporated in the audit report. Various facts and figures which are of great importance.
The
book is of great value to an auditor at the time of preparing the audit report.
In case, a charge of negligence is levelled against the auditor, a note-book
may prove to be a good evidence in the court. From this auditor may know what
work has been done by his assistants. The note-book also helps for future
reference and guidance. This can serve as a guide in framing the audit
programme in future.
So, audit note-book is a book in which all such points which occur during the course of audit, i.e. important quarries, their replies, information sought but not replied or given in time, or unsatisfactory replies received etc. must be recorded in this book.
2. CONTENTS OF AN AUDIT NOTE-BOOK:
The following information must be recorded in an Audit Note-book as:
(1) Name
of the business,
(2) Organisational
structure of the business,
(3) The
nature of business,
(4) Important
provisions of Articles of Association, Memorandum of Association,
(5) List of books maintained by the organisation.
Accounting methods followed by the organisation.
(1) Irregularities,
if any, found during the course of audit,
(2) Names
of key officials and their rights, duties and responsibilities,
(3) Details
of internal control system
(4) List
of missing vouchers and receipts,
(5) Quarries
requiring explanation or clarification,
(6) Progress
of the audit work,
(7) Books
and records not available for audit work,
(8) Points
to be incorporated in audit report,
(9) Dates
of commencement and completion of audit work,
(10) Balances
of important Ledger Accounts,
(11) Important
contracts held with the clients,
(12) The
technical terms used in business,
(13) Any
matter which requires discussion with the senior or with the auditor,
(14) Bank
Reconciliation Statement,
(15) A
summary of adjustments, closing and contra entries suggested to the client,
(16) Suggestions made to the client,
3. ADVANTAGES OF AUDIT NOTE-BOOK:
The main advantages of audit note-book are as follows:
(1) Proof in the Court of Law:
In case the auditor faces charges of negligence in the Court, the auditor can present audit note-book as an evidence. It testifies the intelligence, ability and loyalty towards the profession of auditor.
(2) Knowledge about the Progress of Audit Work:
An
auditor can get an idea of the progress of the audit work through audit
note-book. He can modify the audit programme if need arises with the help of
audit note-book.
(3) Helps
in Future Planning:
If
the auditor has to take-up the audit work of the same Company in future, he can
commence the audit work on the basis of this audit note-book. Irregularities
and discrepancies found in the earlier audit shall guide him in planning his
audit work.
(4) Helpful
in Preparing Audit Programme:
Since,
the most of the important and main information are recorded in this note-book,
it proves to be highly useful in preparing and carrying out audit programme.
(5) Recording
Helpful Matters:
Audit note-book enables the audit staff to record important matters which are necessary for an efficient and effective audit.
(6) Quality of Audit Work:
It
improves the quality of audit work as the audit staff can learn more from the
earlier audit note-books decreases deficiency and increases the quality of
audit work.
(7) Free from the Danger of Changing Figures:
Danger of changing figures in case of continuous audit can be avoided with the help of audit note-book. Further, it helps in evaluating the efficiency of audit staff.
4. DISADVANTAGES OF AUDIT NOTE-BOOK:
Following
are the dis-advantages of audit note-book:
(1) Helpless in Defending Auditor:
If
the audit note-book is not prepared carefully, the auditor cannot defend
himself in a suit filed against him for negligence.
(2) Audit Staff's Negligence may be Concealed:
The
audit staff may indulge in preparing audit note-book to conceal its own
negligence.
(3) Lack of Secrecy:
Audit note-book may be
misused to disclose confidential information about the client.
(4) Audit Work with Suspicion:
It
may make the audit staff to start their work with suspicion. So, an auditor may
not act as a watch-dog but a blood-hound. The audit staff may try to find
faults with everything. It may create misunderstanding between the client and
audit staff.
(5) Dependency of Audit Staff on Client's Staff:
It may make audit staff over dependent upon client's staff for its preparation. Thus, it may endanger the efficiency and effectiveness of audit work.
What are the audit file?
What are the current audit file and permanent audit file?
5. AUDIT FILES
It is necessary for an auditor to keep and maintain proper record of audit of each and every concern audited by him. The files in which such record is maintained are known as 'Audit Files'.
6. TYPES OF AUDIT FILES
There are two types of audit files:
(1) Permanent Audit File.
(2) Current Audit File.
(A) Permanent Audit File:
A permanent audit file is that which is of permanent nature i.e., the information which can be used year after year. A permanent audit file contains the following information :
(1) Name and address including contact numbers of the client,
(2) In
case of a Company, Memorandum of Association and Articles of Association, in
case of Partnership Firm, Partnership Deed,
(3) The
nature and area of operation of the business,
(4) Names,
addresses, designations and signatures of authorities authorised to sign
cheques, contracts and documents,
(5) Important
instructions issued by the management to the staff of the clients, concerned with
the audit work,
(6) List
of books of accounts, registers along with the names of concerned officials and
their specimen signatures.
(B) Current Audit File:
Current
audit file contains information obtained during the current audit. The contents
of the current file should be indexed either on the cover or on the first page.
These will vary according to the type of business. It includes the following information:
(1) Appointment
letter and correspondence,
(2) List
of items to be reviewed before releasing the report or filing the working
papers,
(3) Audit
programme,
(4) Internal
control questionnaire,
(5) Correspondence
with client,
(6) Correspondence
with officials,
(7) A
list of missing vouchers,
(8) Risk
areas or loopholes in the operation of internal control,
(9) Bank
and Branch Reconciliation,
(10) Tax,
bonus and gratuity computation sheets,
(11) Minutes
of Meetings of Directors, Shareholders and Board of Trustees,
(12) Trial
Balance,
(13) A
summary of adjustment, closing and contra entries suggested to the client,
7. ADVANTAGES OF AUDIT FILE
(1) Collection
of important information,
(2) Easy
to detect information,
(3) Knowledge
about changes taken place in organisation,
(4) Determination
of the form of audit work,
(5) Helpful
in preparing future audit,
(6) Helpful
in preparing audit report,
(7) Increase
in the efficiency of audit process,
(8) Helpful in making future planning, etc.
"Audit working paper and Evidences":
To perform audit work, all the papers or documents
which are used known as "Audit working papers and evidences". These include
documents, certificate and confirmatory documents.
In addition, list of investment, creditors, bad debts,
valuation of stock, outstanding liabilities, prepaid expenses, proforma of
final accounts are also included in these.
Following are the working papers and evidences:
(1) Appointment letter of Auditor.
(2) Audit program.
(3) Note Book.
(4) List of creditors.
(5) Documents related to Trial Balance.
(6) Reports.
(7) Bank reconciliation statement.
(8) List of vouchers, receipts and invoices.
(9) Details of bad debts.
(10) Classification.
(11)Documents of Auditors related to totalling and
balancing.
(12) Important rules and regulations.
(13) List of investment.
(14) Minute registers etc.
Importance of working papers and evidences:
(1) Information about work-in-progress.
(2) Less possibility of errors and fraud.
(3) If client re-appoints the same auditor for future year
also, in that case audit work becomes easy.
(4) Useful for references.
(5) Personal property of auditor.
(6) Useful in giving suggestions.
(7) Useful in training of audit staff.
(8) Helpful in obeying
instructions.
Important Question Related to Key Points:
1. What
are the objectives of audit note?
2. How
do you write an audit note?
3. What
are audit files?
4. What
is the advantage and disadvantage of audit note book?
5. What
are the audit file?
6. What
are the current audit file and permanent audit file?
7. What
does the audit file contain?
8. What are the contains of audit note book?
ऑडिट नोट
बुक
में
क्या
शामिल
हैं?
ऑडिट नोट बुक में शामिल बातों पर चर्चा करें?
प्रमुख बिंदु:
1. ऑडिट नोट
बुक
का
अर्थ.
2. एक ऑडिट
नोट
बुक
शामिल
है।
3.ऑडिट नोट
बुक
का
लाभ।
(1) कोर्ट ऑफ
लॉ
में
सबूत।
(2) लेखापरीक्षा कार्य
की
प्रगति
के
बारे
में
ज्ञान।
(3) फ्यूचर प्लानिंग
में
मदद
करता
है।
(4) लेखापरीक्षा कार्यक्रम
तैयार
करने
में
सहायक।
(5) सहायक मामलों
की
रिकॉर्डिंग।
(6) लेखापरीक्षा कार्य
की
गुणवत्ता।
(7) आंकड़े बदलने
के
खतरे
से
मुक्त।
4. ऑडिट नोट
बुक
का
नुकसान।
(1) लेखा परीक्षक
का
बचाव
करने
में
असहाय।
(2) ऑडिट स्टाफ
की
लापरवाही
को
छुपाया
जा
सकता
है।
(3) गोपनीयता का
अभाव।
(4) संदेह के
साथ
ऑडिट
कार्य।
(5) ग्राहक के
कर्मचारियों
पर
लेखा
परीक्षा
स्टाफ
की
निर्भरता।
5. ऑडिट फ़ाइल
का
अर्थ।
6. ऑडिट फ़ाइल
के
प्रकार।
7. स्थायी लेखा
परीक्षा
फ़ाइल।
8. वर्तमान ऑडिट
फ़ाइल।
9. स्थायी लेखा
परीक्षा
फ़ाइल
शामिल
है।
10.वर्तमान ऑडिट
फ़ाइल
शामिल
है।
11. ऑडिट फ़ाइल का लाभ।
"अंकेक्षण वर्किंग पेपर और साक्ष्य"
ऑडिट नोट-बुक:
1. अर्थ:
एक ऑडिट
नोटबुक
एक
किताब
है
जिसे
ऑडिटर
द्वारा
अपने
ऑडिट
कार्य
के
दौरान
टिप्पणियों
को
रिकॉर्ड
करने
के
लिए
रखा
जाता
है।
ऑडिट
के
दौरान,
ऑडिटर
को
विभिन्न
कठिनाइयों
का
सामना
करना
पड़ता
है,
जिसका
उसे
ध्यान
रखना
होता
है।
एक
ऑडिट
नोटबुक
आमतौर
पर
एक Bound बुक
होती
है
जिसमें
विभिन्न
मामलों
को
दर्ज
किया
जाता
है।
लेखापरीक्षा
के
दौरान
ऐसे
मामले
देखे
जा
सकते
हैं
जिनके
लिए
ग्राहक
से
कोई
संतोषजनक
उत्तर
प्राप्त
नहीं
हुआ
है
और
जिन्हें
लेखापरीक्षा
रिपोर्ट
में
शामिल
करने
की
आवश्यकता
है।
विभिन्न
तथ्य
और
आंकड़े
जो
बहुत
महत्वपूर्ण
हैं।
ऑडिट रिपोर्ट तैयार करते समय एक ऑडिटर के लिए पुस्तक बहुत
महत्वपूर्ण है। यदि ऑडिटर के खिलाफ लापरवाही का आरोप लगाया जाता है, तो एक नोटबुक अदालत
में एक अच्छा सबूत साबित हो सकती है। इससे ऑडिटर को पता चल सकता है कि उसके सहायकों
ने क्या काम किया है। नोटबुक भविष्य के संदर्भ और मार्गदर्शन के लिए भी मदद करती है।
यह भविष्य में लेखा परीक्षा कार्यक्रम तैयार करने में एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य
कर सकता है।
2. एक लेखापरीक्षा
नोट-बुक
की
सामग्री:
निम्नलिखित जानकारी
को
एक
लेखापरीक्षा
नोटबुक
में
इस
प्रकार
दर्ज
किया
जाना
चाहिए:
(1) व्यवसाय का
नाम(2) व्यवसाय की
संगठनात्मक
संरचना(3) व्यवसाय की
प्रकृति(4) एसोसिएशन ऑफ
आर्टिकल्स
के
महत्वपूर्ण
प्रावधान,
मेमोरेंडम
ऑफ
एसोसिएशन(5) संगठन द्वारा
अनुरक्षित
पुस्तकों
की
सूची
संगठन द्वारा
अपनाई
जाने
वाली
लेखांकन
विधियाँ:
(1) लेखापरीक्षा के
दौरान
पाई
गई
अनियमितताएं,
यदि
कोई
हों,(2) प्रमुख अधिकारियों
के
नाम
और
उनके
अधिकार,
कर्तव्य
और
जिम्मेदारियां,(3) आंतरिक नियंत्रण
प्रणाली
का
विवरण (4) लापता वाउचर
और
प्राप्तियों
की
सूची(5) स्पष्टीकरण या
स्पष्टीकरण
की
आवश्यकता
वाली
जानकारी(6) लेखापरीक्षा कार्य
की
प्रगति(7) लेखापरीक्षा कार्य
के
लिए
उपलब्ध
न
होने
वाली
पुस्तकें
एवं
अभिलेख(8) लेखापरीक्षा रिपोर्ट
में
शामिल
किए
जाने
वाले
बिंदु(9) लेखापरीक्षा कार्य
के
प्रारंभ
और
पूर्ण
होने
की
तिथियां(10) महत्वपूर्ण खाता
बही
का
शेष(11) ग्राहकों के
साथ
आयोजित
महत्वपूर्ण
अनुबंध(12) व्यवसाय में
प्रयुक्त
तकनीकी
शब्द(13) कोई भी
मामला
जिसमें
वरिष्ठ
या
लेखा
परीक्षक
के
साथ
चर्चा
की
आवश्यकता
होती
है(14) बैंक समाधान
विवरण(15) क्लाइंट को
सुझाए
गए
समायोजन,
समापन
और
विपरीत
प्रविष्टियों
का
सारांश(16) ग्राहक को
दिए
गए
सुझाव
3.अंकेक्षण नोट-बुक
के
लाभ:
अंकेक्षण नोटबुक
के
मुख्य
लाभ
इस
प्रकार
हैं:
(1) अदालत में
सबूत:
यदि लेखापरीक्षक
को
न्यायालय
में
लापरवाही
के
आरोपों
का
सामना
करना
पड़ता
है,
तो
अंकेक्षक
अंकेक्षण
नोटबुक
को
साक्ष्य
के
रूप
में
प्रस्तुत
कर
सकता
है।
यह
लेखा
परीक्षक
के
पेशे
के
प्रति
बुद्धि,
क्षमता
और
वफादारी
की
गवाही
देता
है।
(2) लेखापरीक्षा कार्य
की
प्रगति
के
बारे
में
ज्ञान:
एक अंकेक्षक
अंकेक्षण
कार्य
की
प्रगति
का
अनुमान
अंकेक्षण
नोटबुक
के
माध्यम
से
प्राप्त
कर
सकता
है।
जरूरत
पड़ने
पर
वह
ऑडिट
नोटबुक
की
मदद
से
ऑडिट
प्रोग्राम
में
बदलाव
कर
सकता
है।
(3) भविष्य की
योजना
में
मदद
करता
है:
यदि भविष्य
में
अंकेक्षक
को
उसी
कम्पनी
का
अंकेक्षण
कार्य
करना
है
तो
वह
इस
अंकेक्षण
नोटबुक
के
आधार
पर
अंकेक्षण
कार्य
प्रारम्भ
कर
सकता
है।
पहले
की
ऑडिट
में
पाई
गई
अनियमितताएं
और
विसंगतियां
उसे
अपने
ऑडिट
कार्य
की
योजना
बनाने
में
मार्गदर्शन
करेंगी।
(4) लेखापरीक्षा कार्यक्रम
तैयार
करने
में
सहायक:
चूंकि, इस
नोटबुक
में
अधिकांश
महत्वपूर्ण
और
मुख्य
जानकारी
दर्ज
की
गई
है,
यह
ऑडिट
कार्यक्रम
तैयार
करने
और
चलाने
में
अत्यधिक
उपयोगी
साबित
होती
है।
(5) रिकॉर्डिंग सहायक
मामले:
ऑडिट नोटबुक
ऑडिट
स्टाफ
को
महत्वपूर्ण
मामलों
को
रिकॉर्ड
करने
में
सक्षम
बनाता
है
जो
एक
कुशल
और
प्रभावी
ऑडिट
के
लिए
आवश्यक
हैं।
(6) लेखापरीक्षा कार्य
की
गुणवत्ता:
यह ऑडिट
कार्य
की
गुणवत्ता
में
सुधार
करता
है
क्योंकि
ऑडिट
स्टाफ
पहले
की
ऑडिट
नोटबुक
से
अधिक
सीख
सकता
है,
कमी
को
कम
करता
है
और
ऑडिट
कार्य
की
गुणवत्ता
को
बढ़ाता
है।
(7) आंकड़े बदलने
के
खतरे
से
मुक्त:
अंकेक्षण नोटबुक
की
सहायता
से
निरंतर
अंकेक्षण
के
मामले
में
आंकड़े
बदलने
के
खतरे
से
बचा
जा
सकता
है।
इसके
अलावा,
यह
लेखापरीक्षा
कर्मचारियों
की
दक्षता
का
मूल्यांकन
करने
में
मदद
करता
है।
4. लेखापरीक्षा नोट-बुक
के
नुकसान:
लेखापरीक्षा नोटबुक
के
नुकसान
निम्नलिखित
हैं:
(1) लेखा परीक्षक
का
बचाव
करने
में
असहाय:
यदि ऑडिट
नोट-बुक
सावधानी
से
तैयार
नहीं
की
जाती
है,
तो
ऑडिटर
लापरवाही
के
लिए
उसके
खिलाफ
दायर
एक
मुकदमे
में
अपना
बचाव
नहीं
कर
सकता
है।
(2) छुपाई जा
सकती
है
ऑडिट
स्टाफ
की
लापरवाही:
ऑडिट स्टाफ
अपनी
लापरवाही
को
छिपाने
के
लिए
ऑडिट
नोटबुक
तैयार
करने
में
लिप्त
हो
सकता
है।
(3) गोपनीयता की
कमी:
ग्राहक के
बारे
में
गोपनीय
जानकारी
का
खुलासा
करने
के
लिए
ऑडिट
नोटबुक
का
दुरुपयोग
किया
जा
सकता
है।
(4) संदेह के
साथ
ऑडिट
कार्य:
यह ऑडिट
स्टाफ
को
संदेह
के
साथ
अपना
काम
शुरू
करने
के
लिए
मजबूर
कर
सकता
है।
इसलिए,
एक
ऑडिटर Watch -Dog के
रूप
में
नहीं
बल्कि Blood- Hound के
रूप
में
कार्य
कर
सकता
है।
ऑडिट
स्टाफ
हर
चीज
में
दोष
खोजने
की
कोशिश
कर
सकता
है।
यह
क्लाइंट
और
ऑडिट
स्टाफ
के
बीच
गलतफहमी
पैदा
कर
सकता
है।
(5) ग्राहक के
कर्मचारियों
पर
लेखा
परीक्षा
स्टाफ
की
निर्भरता:
ऑडिट फाइल क्या हैं?
वर्तमान ऑडिट फ़ाइल और स्थायी ऑडिट फ़ाइल क्या हैं?
5. लेखापरीक्षा/ऑडिट फाइल:
एक अंकेक्षक
के
लिए
यह
आवश्यक
है
कि
वह
अपने
द्वारा
लेखा
परीक्षित
प्रत्येक
प्रतिष्ठान
के
लेखा-परीक्षा
का
उचित
अभिलेख
रखे।
जिन
फाइलों
में
इस
तरह
का
रिकॉर्ड
रखा
जाता
है,
उन्हें
'ऑडिट
फाइल'
कहा
जाता
है।
6. लेखापरीक्षा फाइलों
के
प्रकार
ऑडिट फाइलें
दो
प्रकार
की
होती
हैं:
(1) स्थायी लेखा
परीक्षा
फ़ाइल
(2) वर्तमान ऑडिट
फ़ाइल
(A) स्थायी लेखा
परीक्षा
फ़ाइल:
एक स्थायी
ऑडिट
फाइल
वह
होती
है
जो
स्थायी
प्रकृति
की
होती
है
यानी
वह
जानकारी
जिसका
उपयोग
साल
दर
साल
किया
जा
सकता
है।
एक
स्थायी
ऑडिट
फ़ाइल
में
निम्नलिखित
जानकारी
होती
है-
(1) ग्राहक के संपर्क नंबरों सहित नाम और पता,
(2) कंपनी के
मामले
में,
मेमोरेंडम
ऑफ
एसोसिएशन
और
आर्टिकल्स
ऑफ
एसोसिएशन, साझेदारी फर्म
के
मामले
में, साझेदारी संलेख,
(3) व्यवसाय के
संचालन
की
प्रकृति
और
क्षेत्र,
(4) चेक, अनुबंध
और
दस्तावेजों
पर
हस्ताक्षर
करने
के
लिए
अधिकृत
अधिकारियों
के
नाम,
पते,
पदनाम
और
हस्ताक्षर,
(5) प्रबंधन द्वारा
ऑडिट
कार्य
से
संबंधित
ग्राहकों
के
कर्मचारियों
को
जारी
किए
गए
महत्वपूर्ण
निर्देश,
(6) संबंधित अधिकारियों के नाम और उनके नमूना हस्ताक्षर के साथ खातों की पुस्तकों, रजिस्टरों की सूची,
(B) वर्तमान लेखापरीक्षा
फ़ाइल:
वर्तमान ऑडिट
फ़ाइल
में
वर्तमान
अंकेक्षण
के
दौरान
प्राप्त
जानकारी
शामिल
है।
वर्तमान
फ़ाइल
की
सामग्री
को
या
तो
कवर
पर
या
पहले
पृष्ठ
पर
अनुक्रमित
किया
जाना
चाहिए।
ये
व्यवसाय
के
प्रकार
के
अनुसार
अलग-अलग
होंगे।
इसमें
निम्नलिखित
जानकारी
शामिल
है
(1) नियुक्ति पत्र
और
पत्राचार,(2) रिपोर्ट जारी
करने
या
कार्य
पत्र
दाखिल
करने
से
पहले
समीक्षा
की
जाने
वाली
मदों
की
सूची,(3) लेखापरीक्षा कार्यक्रम,(4) आंतरिक नियंत्रण
प्रश्नावली, (5) ग्राहक के
साथ
पत्राचार,(6) अधिकारियों से
पत्राचार, (7) लापता वाउचर
की
एक
सूची,(8) आंतरिक नियंत्रण
के
संचालन
में
जोखिम
वाले
क्षेत्र
या
कमियां, (9) बैंक और
शाखा
सुलह,(10) कर, बोनस
और
उपदान
गणना
पत्रक, (11) निदेशकों, शेयरधारकों
और
न्यासी
बोर्ड
की
बैठकों
का
कार्यवृत्त,(12) संतुलन परीक्षण, (13) क्लाइंट को
सुझाई
गई
समायोजन,
समापन
और
विपरीत
प्रविष्टियों
का
सारांश
7. लेखापरीक्षा फ़ाइल के लाभ:
(1) महत्वपूर्ण जानकारी
का
संग्रह,(2) जानकारी का
पता
लगाना
आसान,(3) संगठन में
हुए
परिवर्तनों
के
बारे
में
ज्ञान,(4) लेखापरीक्षा कार्य
के
रूप
का
निर्धारण, (5) भविष्य की
लेखा
परीक्षा
तैयार
करने
में
सहायक,(6) लेखापरीक्षा रिपोर्ट
तैयार
करने
में
सहायक, (7) लेखापरीक्षा प्रक्रिया
की
दक्षता
में
वृद्धि,(8) भविष्य की योजना आदि बनाने में सहायक।
"ऑडिट वर्किंग पेपर और साक्ष्य":
ऑडिट वर्किंग पेपर्स और सबूत/साक्ष्य
अंकेक्षण
कार्य करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सभी कागजात या दस्तावेज के रूप में जाना जाता है। इनमें दस्तावेज़,
प्रमाणपत्र और पुष्टिकरण दस्तावेज़ शामिल हैं।
इसके अलावा,
निवेश की सूची,
लेनदारों,
खराब ऋण,
स्टॉक का मूल्यांकन,
बकाया देनदारियां,
पूर्वदत्त
व्यय,
अंतिम खातों का प्रोफार्मा भी इनमें शामिल हैं।