What is the bank reconciliation statement? Explain the reasons on account of which the balance as shown by the Pass Book does not agree with the balance as shown by the Bank column of cash book.
Key Points:
1. Meaning of Bank Reconciliation Statement.
2. Importance of Bank Reconciliation Statement.
3. The reasons of difference between Cash book and Pass
book.
4. Differences arising due to errors in recording the
entries.
5. Conclusion.
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1. Meaning of Bank Reconciliation Statement:
In general practice, the bank balance as shown by the
bank pass book does not agree with the balance as shown by the bank column of
cash book for one or more reasons. The statement which is prepared to reconcile
the difference between the two balances is known as "Bank Reconciliation Statement".
It is prepared on a particular date to reconcile the
bank balance in cash book (Bank column) with balance as per bank pass book. It
is an important part of internal control system over cash balance vests in the
bank. It helps in detecting irregularities, errors and fraud committed at the
time of passing entries in cash book or pass book knowingly or unknowingly.
2. Importance of Bank Reconciliation Statement:
(1) It helps to detect errors or frauds which may have
been committed either in cash book or passbook.
(2) It helps in finding out actual position of bank
balance.
(3) It displays the delay in collection of cheques.
(4) Regular reconciliation discourages the staff of
customer or even that of the bank from misappropriation of cash.
3. The difference in the balances of cash book and pass book can be because of the following reasons -
(i) Difference due to Timing:
When the same entry is recorded earlier in one book
and later in other book, it is known as timing difference. This difference may
be due to following reasons-
(ii) Cheque Issued but Not yet presented for Payment:
When a cheque is issued for payment, the entry in the
cash book is made immediately but such entry will be made by the bank only when
the cheque is presented for payment. So, there will be a gap of some days
between the entry in the cash book and in the passbook.
(iii) Cheque deposited into the bank but not yet cleared:
When cheques are sent to the bank for deposit, entries
are made on debit side of the bank column of the cash book. But bank credit the
customer's account only when they have received the payment from the other bank
i e. when the cheques have been cleared. Again, there will be a gap of some
days between deposit of the cheque and the credit given by the bank.
(iv) Interest allowed by Bank:
If the bank has allowed interest to the customer, the
entry is made in customer's account and later shown in pass book. The customer,
usually comes to know the amount of interest by investigating the pass book
later.
(v) Interest and Expenses charged by Bank:
If the bank charges interest or some expenses from the
customer, the entry is made in customer's account and later in the pass book.
The customer records the entries in the cash book only after he sees pass book.
(vi) Interest and Dividend Collected by Bank:
Sometime customers keep their investments with bank
for safety purpose. The bank collects interest or dividend on the due dates and
credit to customer's account. Thereafter, the bank informs the customer to this
effect and customer records it in cash book after receiving information or by
pursuing passbook.
(vii) Direct Payments by the Bank:
The bank may be given standing instructions to make
certain payments like insurance premium. When the bank makes such payment, it
debits the customer's accounts. The customer comes to the know about such
payment only after seeing the pass book.
(viii) Direct Payment into the Bank by a Customer:
If any payment is received by the bank, it is recorded
in customer's account and also in pass book. The customer comes to know about
the amount when he sees the passbook.
(ix) Dishonour of Bill discounted with the Bank:
If the bank is not able to receive payment on
promissory notes discounted by it, it debits the customer's accounts together
with the discounting charges. The customer in such case make an entry in the
cash book only when he sees the passbook.
(x) Bills Collected by the Bank on behalf of the Customer:
If goods are sold to customers, the documents may be
sent through the bank. When the amount is collected by the bank, it credit's
the customer's account. The customer makes the entry only on receiving the
passbook.
4. Differences arising due to errors in recording the Entries:
It is possible that while recording the entries,
errors may arise in the cash book as well as pass book. If an error is
committed in the cash book, balance shown in it will differ from the balance
shown in the pass book. Similarly, bank also may commit mistake, in such a case
the balance shown in passbook will differ from the balance shown in cash book.
Such errors include errors of omission, wrong entry of
an amount, recording of entry on wrong side of the book, wrong totalling of an
account, wrong balancing of the book, recording the transaction of another
party.
5. Conclusion:
Preparation of Bank Reconciliation statement is must for every business without its preparation, final accounts cannot be closed at the end of financial year. It has an important aspect. Certain differences between Cash book and Passbook give rise to disagreements between them. Establishing the correct balances of Cash book and Passbook is mandatary.
Important Questions related to Key Points:
1. What is Bank Reconciliation Statement?
2. What is the importance of Bank Reconciliation Statement?
3. What are the causes
of difference between Cash book and Passbook?
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बैंक समाधान विवरण क्या है? उन कारणों की व्याख्या करें जिनके कारण पास बुक द्वारा दिखाया गया शेष राशि, कैश बुक के बैंक कॉलम द्वारा दिखाए गए शेष से मेल नहीं खाता है।
प्रमुख बिंदु:
1. बैंक समाधान विवरण का अर्थ।
2. बैंक समाधान विवरण का महत्व।
3. रोकड़ बही और पासबुक में अंतर के कारण।
4. प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने में त्रुटियों के कारण उत्पन्न होने वाले अंतर।
5. निष्कर्ष।
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1. बैंक समाधान विवरण का अर्थ (Meaning of Bank Reconciliation Statement):
सामान्य व्यवहार में,
बैंक पासबुक द्वारा दिखाया गया बैंक शेष एक या अधिक कारणों से रोकड़ बही के बैंक कॉलम द्वारा दिखाए गए बैलेंस से सहमत नहीं होता है। वह विवरण जो दो शेषों के बीच के अंतर को समाधान के लिए तैयार किया जाता है,
बैंक समाधान विवरण के रूप में जाना जाता है।
इसे बैंक पासबुक के अनुसार शेष राशि के साथ रोकड़ बही (बैंक
कॉलम) में बैंक शेष के समाधान के लिए एक विशेष तिथि पर तैयार किया जाता है। यह बैंक
में निहित नकद शेष राशि पर आंतरिक नियंत्रण प्रणाली का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह
जाने-अनजाने रोकड़ बही या
पास बुक में प्रविष्टियां पास करते समय की गई अनियमितताओं, त्रुटियों और धोखाधड़ी का
पता लगाने में मदद करता है।
2. बैंक समाधान विवरण का महत्त्व (Importance of Bank Reconciliation Statement):
(1) यह त्रुटियों या धोखाधड़ी का पता लगाने में मदद करता है जो
रोकड़
बही या
पास बुक में की गई हो सकती है।
(2) यह बैंक शेष की वास्तविक स्थिति का पता लगाने में मदद करता है।
(3) यह चेक के संग्रह में देरी को प्रदर्शित करता है।
(4) नियमित समाधान ग्राहक
के
एवं
बैंक
के कर्मचारियों को नकदी के दुरुपयोग से हतोत्साहित करती है।
3. रोकड़ बही और पास
बुक
के शेष में अंतर निम्नलिखित कारणों से हो सकता है
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(i) समय के कारण अंतर (Difference due to Timing):
जब वही प्रविष्टि पहले एक पुस्तक में और बाद में दूसरी पुस्तक में दर्ज की जाती है,
तो इसे समय अंतर के रूप में जाना जाता है। यह अंतर निम्नलिखित कारणों से हो सकता है
-
(ii) चेक जारी किया गया लेकिन भुगतान के लिए अभी तक प्रस्तुत नहीं किया गया (Cheque Issued but Not yet presented for Payment):
जब भुगतान के लिए चेक जारी किया जाता है,
तो रोकड़ बही में तुरंत प्रविष्टि की जाती है लेकिन बैंक द्वारा ऐसी प्रविष्टि तभी की जाएगी जब भुगतान के लिए चेक प्रस्तुत किया जाएगा। अत:
रोकड़ बही और पास
बुक
में प्रविष्टि के बीच कुछ दिनों का अंतराल होगा।
(iii) बैंक में जमा हुआ चेक लेकिन अभी तक क्लियर नहीं हुआ (Cheque deposited into the bank but not yet cleared):
जब चेक बैंक को जमा करने के लिए भेजे जाते हैं,
तो रोकड़ बही के बैंक कॉलम के डेबिट पक्ष पर प्रविष्टियां की जाती हैं। लेकिन बैंक ग्राहक के खाते में तभी क्रेडिट करता है जब उसे दूसरे बैंक से भुगतान प्राप्त हो अर्थात जब चेक क्लियर हो
गया हो।
फिर से,
चेक जमा करने और बैंक द्वारा दिए गए क्रेडिट के बीच कुछ दिनों का अंतर होगा।
(iv) बैंक द्वारा स्वीकृत ब्याज (Interest allowed by bank):
यदि बैंक ने ग्राहक को ब्याज की स्वीकृती दी है,
तो
पहले
ग्राहक के खाते में प्रविष्टि किया जाता है और बाद में पास बुक में प्रविष्टि किया जाता है। ग्राहक को आमतौर पर पासबुक की जांच के बाद ब्याज की राशि का पता चलता है।
(v) बैंक द्वारा लगाया जाने वाला ब्याज और व्यय (Interest and Expenses charged by Bank):
यदि बैंक ग्राहक से ब्याज या कुछ शुल्क लेता है,
तो
पहले
ग्राहक के खाते में
प्रविष्टि की जाती है, और बाद में पास बुक में प्रविष्टि की जाती है। पास बुक देखने के बाद ही ग्राहक रोकड़ बही में प्रविष्टियां दर्ज करता है।
(vi) बैंक द्वारा एकत्रित ब्याज और लाभांश (Interest and Dividend Collected by Bank):
कभी-कभी ग्राहक सुरक्षा के उद्देश्य से अपना निवेश बैंक के पास रखते हैं। बैंक देय तिथियों पर ब्याज या लाभांश एकत्र करता है और ग्राहक के खाते में जमा करता है। इसके बाद,
बैंक ग्राहक को इस जानकारी की सूचना देता है और ग्राहक सूचना प्राप्त करने के बाद या पासबुक
प्राप्त
करने के बाद इसे रोकड़ बही में दर्ज करता है।
(vii) बैंक द्वारा प्रत्यक्ष भुगतान (Direct Payments by the Bank):
बीमा प्रीमियम जैसे कुछ भुगतान करने के लिए बैंक को स्थायी
निर्देश दिए जा सकते हैं। जब बैंक ऐसा भुगतान करता है, तो वह पहले ग्राहक के खाते से
डेबिट कर देता है। ग्राहक को इस तरह के भुगतान के बारे में पासबुक देखने के बाद ही
पता चलता है।
(viii) ग्राहक द्वारा बैंक में सीधे भुगतान (Direct Payment into the Bank by a Customer):
यदि बैंक को कोई भुगतान प्राप्त होता है,
तो वह ग्राहक के खाते में और पासबुक में भी दर्ज किया जाता है। पासबुक देखने पर ग्राहक को राशि के बारे में पता चलता है।
(ix) बैंक के साथ छूट वाले बिल का अनादर (Dishonour of Bill discounted with the Bank):
यदि बैंक छूट वाले वचन-पत्रों पर भुगतान प्राप्त करने में सक्षम नहीं है,
तो यह ग्राहक के खातों को छूट शुल्क के साथ डेबिट कर देता है। ऐसे मामले में ग्राहक रोकड़ बही में तभी प्रविष्टि करता है जब वह पासबुक
देख लेता है।
(x) ग्राहक की ओर से बैंक द्वारा एकत्र किए गए बिल (Bills collected by the Bank on behalf of the Customer):
यदि ग्राहकों को माल बेचा जाता है, तो दस्तावेज बैंक के माध्यम
से भेजे जा सकते हैं। जब बैंक द्वारा राशि एकत्र की जाती है, तो यह ग्राहक के खाते
में जमा हो जाती है। पासबुक मिलने पर ही ग्राहक एंट्री करता है।
4. प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने में त्रुटियों के कारण उत्पन्न होने वाले अंतर (Differences arising due to errors in recording the entries):
यह संभव है कि प्रविष्टियों को दर्ज करते समय रोकड़ बही के साथ-साथ पासबुक में भी त्रुटियाँ उत्पन्न हो सकती हैं। यदि रोकड़ बही में कोई त्रुटि होती है तो उसमें दिखाया गया शेष पास बुक में दर्शाए गए शेष से भिन्न होगा। इसी तरह,
बैंक भी गलती कर सकता है,
ऐसे में पासबुक में दिखाया गया बैलेंस कैश बुक में दिखाए गए बैलेंस से अलग होगा।
इस तरह की त्रुटियों में चूक की त्रुटियां,
राशि की गलत प्रविष्टि,
पुस्तक के गलत पक्ष पर प्रविष्टि की रिकॉर्डिंग,
खाते का गलत योग,
पुस्तक का गलत संतुलन,
दूसरे पक्ष के लेनदेन की रिकॉर्डिंग शामिल हैं।
5. निष्कर्ष (Conclusion):
बैंक समाधान विवरण का पूर्वनिर्धारण प्रत्येक व्यवसाय के लिए आवश्यक है, इसके पूर्व-निर्धारण के बिना, वित्तीय वर्ष के अंत में अंतिम खातों को बंद नहीं किया जा सकता है। इसके महत्वपूर्ण पहलू यह हैं कि कैश बुक और पासबुक के बीच कुछ अंतर उनके बीच असहमति को जन्म देते हैं। रोकड़ बही और पासबुक का सही शेष स्थापित करना अनिवार्य है।
