What is the meaning of adjustments in Final Account? Explain the adjustments made at the end of the year.
OR
Rule and Journal Entries of main adjustments made at the end of the year in Final Account (Part – 1).
Key points:
A. Meaning of Adjustments.
B. Rule and Journal Entries of main adjustments made at the end of the year in Final Account (Part – 1).
1. Closing Stock.
2. Depreciation.
3. Bad Debts.
4. Provision for Bad Debts.
5. Provision for Discount on Debtors.
6. Provision for Discount on Creditors.
7. Outstanding Expenses.
8. Prepaid Expenses.
9. Interest on Capital.
10. Interest on Drawings.
11. Income Received in Advance or Unearned Income.
12. Drawings of Goods by Proprietor for Personal Use.
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A. Meaning of Adjustments:
The transactions which are related with the current
financial year but they are not included in the Trial Balance because they were
omitted to be recorded in the books of accounts are known as ‘Adjustments’.
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On the other hand, the transactions which do not
relate to current financial year but are recorded in Trial Balance are also known
as ‘Adjustments’.
B. Rule and Journal Entries of main adjustments made at the end of the year in Final Account (Part – 1).
(Following are the main adjustments made at the end of
the year):
1. Closing Stock:
The unsold stock remaining at the end of accounting period is called Closing Stock. The following adjustment entry is passed:
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Particular |
L.F. |
Amt.
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Amt. |
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Closing stock A/c Dr. To Trading A/c |
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Rules for Adjustments:
The closing stock appears in credit side of Trading account and asset side of Balance Sheet. It becomes the opening stock for the next year and transferred to Trading Account on the debit side.
Alternatively, following entry may be passed also:
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Particular |
L.F. |
Amt.
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Amt. |
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Stock A/c Dr. To Purchases A/c |
|
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Rules for Adjustments:
In such a case, closing stock appears in Trial Balance that means double entry has been completed in the accounting period itself by reducing the Purchases. So, it will not appear in Trading Account but will appear in Balance Sheet (Asset Side).
2. Depreciation:
It is a decrease in the value of assets due to wear
and tear, use, lapse of time, accident, obsolescence and exhaustion. The
following journal entry is passed for providing depreciation:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Depreciation A/c Dr. To Asset (s) A/c |
|
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Rules for Adjustments:
(i) The amount of depreciation is debited to the Profit and Loss Account and shown on asset side of the Balance Sheet by way of deduction from the concerned assets.
(ii) When depreciation is given inside the Trial Balance,
it is entered in debit side of Profit and Loss Account and not deducted from
concerned assets in the asset side of the Balance Sheet.
3. Bad Debts:
The debts which cannot be recovered are called Bad Debts. Following journal entry is passed:
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Particular |
L.F. |
Amt.
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Amt. |
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Bad Debts A/c Dr. To Sundry Debtors A/c |
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Rules for Adjustments:
(i) The amount of bad debts is debited to Profit and Loss account and balance of sundry debtors is reduced by the same amount.
(ii) When amount of bad debts appearing in Trial Balance,
it should only be transferred to Profit and Loss account.
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4. Provision for Bad Debts:
If out of credit sales made during a particular year,
some sales are likely to become bad in next year, the proper record would be
charged in the same accounting year with the likely amount of bad debts in
which the sales have been made. The following journal entry is passed:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
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Amt. |
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Profit and Loss A/c Dr. To Provision for Bad Debts A/c |
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Rules for Adjustments:
(i) The provision for bad debts is debited to Profit and Loss account and deducted from sundry debtors in Balance Sheet.
(ii) When provision for bad debts appear in Trial Balance,
the following journal entry will be made:
(i) If new provision is more than old provision in Trial
Balance:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Profit and Loss A/c Dr. To Provision for Bad Debts A/c (New Provision – Old Provision) |
|
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(ii) If old provision is more than new provision in Trial Balance:
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Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Provision for Bad Debts A/c Dr. To Profit and Loss A/c (Old Provision – New Provision) |
|
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5. Provision for Discount on Debtors:
It is a charge against profit which is provided for an
expected loss in the form of discounts which are likely to be allowed to
debtors to make early payments. Following journal entry is passed:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Profit and Loss A/c Dr. To Provision for Dis. on debtors A/c |
|
|
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Rules for Adjustments:
It is calculated on the amount of debtors remaining after deducting the provision for bad debts. This provision is recorded on debit side of the Profit and Loss account and in the Balance Sheet by way of deduction from sundry debtors.
6. Provision for Discount on Creditors:
A concern creates provision for discount on creditors
to record discounts expected to be received from them. Following journal entry
is made:
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Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Provision for Discount on creditors A/c Dr. To Profit and Loss A/c |
|
|
|
Rules for Adjustments:
This provision is credited to Profit and Loss account and deducted from the sundry creditors in liability side of the Balance Sheet. In actual practice, provision for discount on creditors is not created by any Enterprise according to the principle of conservatism.
7. Outstanding Expenses:
If annual accounts are prepared at 31st of March every
year, it is found often that some expenses like salaries, rent, wages etc.
belonging to the month of March and earlier months are not paid in March but
are paid in next financial year. Such expenses are called Outstanding Expenses.
The following journal entry is passed:
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Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Profit and Loss A/c Dr. To Outstanding Expenses A/c |
|
|
|
Rules for Adjustments:
These expenses are added with the concerned expenses and debited in Trading Account or Profit and Loss Account and recorded in the liability side of the Balance Sheet.
8. Prepaid Expenses:
When expenses related to next year are paid in current
year, they are known as Prepaid Expenses. The following journal entry is
passed:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Prepaid Expenses A/c Dr. To Profit and Loss A/c |
|
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|
Rules for Adjustments:
These expenses are deducted from the concerned expenses in the debit side of Trading Account or Profit and Loss Account and also recorded in the asset side of the Balance Sheet.
9. Interest on Capital:
Interest paid on capital to the proprietor of the
concern is a business expense. Following journal entry is passed:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Profit and Loss A/c Dr. To Capital A/c |
|
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Rules for Adjustments:
This is recorded in the debit side of Profit and Loss account and added in capital in Balance Sheet in case of sole proprietorship and partnership firm.
10. Interest on Drawings:
When owner withdraws money from business for personal
use, interest is charged on his drawings. It is a gain to the business.
Following journal entry is passed:
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Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Drawings A/c Dr. To Profit and Loss A/c |
|
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Rules for Adjustments:
It is recorded in credit side of Profit and Loss account and deducted from the capital in Balance Sheet in case of sole proprietorship and partnership firm.
11. Income received in Advance or Unearned Income:
When an enterprise receives any advance income up to the end of the current year for which services will be rendered in next year, this is known as Income received in Advance or Unearned Income. Following journal entry is passed:
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Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Concerned Income A/c Dr. To Income Recd. in Advance A/c |
|
|
|
Rules for Adjustments:
This is deducted from concerned income in the credit side of Profit and Loss account and recorded in liability side of Balance Sheet.
12. Drawings of goods by Proprietor for Personal Use:
When goods are withdrawn by the proprietor for
personal use, they are treated as Drawings. The following journal entry is
passed:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Drawings A/c Dr. To Purchases A/c |
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|
Rules for Adjustments:
Good withdrawn are deducted from purchases on the debit side of Trading Account and added in proprietor's drawings which is finally deducted from the capital in the Balance Sheet.
Important Questions related to Key Points:
1. How is Closing Stock treated in Final Accounts?
2. How is Depreciation shown in final accounts?
3. What is journal entry of Depreciation in Final
Accounts?
4. How are Bad Debts treated in final accounts?
5. Where is Bad Debts recorded in Final Accounts?
6. What is the journal entry for Bad Debts recovered?
7. Where does provision for Bad Debts go in Final Accounts?
8. How do you record a provision for Doubtful Debt in a Journal?
9. What is journal entry for Outstanding Expenses in
Final Accounts?
10. What is journal entry for Prepaid Expenses in Final
Accounts?
11. How are Outstanding Expenses shown in the Final Accounts?
12. What is the adjusting entry for Interest on Capital in
Final Accounts?
12. How do you treat
Interest on Drawings in final accounts?
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अंतिम खाते में समायोजन का क्या अर्थ है? वर्ष के अंत में किए गए समायोजनों की व्याख्या कीजिए।
या
अंतिम खाते में वर्ष के अंत में किए गए मुख्य समायोजन के नियम और जर्नल प्रविष्टियां (भाग -1)।
प्रमुख बिंदु:
A. समायोजन का अर्थ.
B. अंतिम खाते में वर्ष के अंत में किए गए मुख्य समायोजन के नियम और जर्नल प्रविष्टियां (भाग -1)।
1. अंतिम रहतिया/स्टॉक।
2. ह्रास।
3. अशोध्य/डूबत ऋण।
4. अशोध्य/डूबत ऋणों के लिए प्रावधान।
5. देनदारों पर छूट का प्रावधान।
6. लेनदारों पर छूट का प्रावधान।
7. अदत्त व्यय ।
8. पूर्वदत्त व्यय ।
9. पूंजी पर ब्याज।
10. आहरण पर ब्याज।
11. प्राप्त अग्रिम आय या अनर्जित आय।
12. व्यक्तिगत उपयोग के लिए मालिक द्वारा माल के आहरण।
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A. समायोजन का अर्थ (Meaning of Adjustments):
लेन-देन जो चालू वित्तीय वर्ष से संबंधित हैं, लेकिन उन्हें
तलपट (Trial Balance) में शामिल नहीं किया गया है क्योंकि उन्हें संबंधित खातों में
दर्ज नहीं किया गया था, उसे 'समायोजन' कहा जाता है।
दूसरी ओर, लेन-देन जो चालू वित्तीय वर्ष से संबंधित नहीं
हैं, लेकिन तलपट (Trial Balance) में दर्ज हैं, उसे 'समायोजन' कहा जाता है।
B. अंतिम खाते में वर्ष के अंत में किए गए मुख्य समायोजन के नियम और जर्नल प्रविष्टियां (भाग -1):
वर्ष के अंत में किए गए मुख्य समायोजन निम्नलिखित हैं:
1. अंतिम रहतिया/स्टॉक ((Closing Stock):
लेखांकन अवधि के अंत में बिना बिके शेष स्टॉक को अंतिम रहतिया (Closing Stock) कहा जाता है, निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:
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Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
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Closing stock A/c Dr. To Trading A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
अंतिम रहतिया व्यापार खाते के क्रेडिट पक्ष और चिट्ठा (Balance Sheet) के संपत्ति पक्ष में दिखाया जाता है। यह अगले वर्ष के लिए शुरुआत में व्यापार खाते (Trading Account) के डेबिट पक्ष स्थानांतरित हो जाता है।
वैकल्पिक रूप से, निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Stock A/c Dr. To Purchases A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
ऐसे मामले में, अंतिम रहतिया तलपट में दिखाया जाता है, अर्थात क्रय को कम करके लेखांकन अवधि में ही दोहरी प्रविष्टि पूरी कर ली गई है। तो, यह व्यापार खाते में नहीं दिखाई देगा, लेकिन चिट्ठा (Balance Sheet) के संपत्ति पक्ष में भी दिखाई देगा।
2. ह्रास (Depreciation):
यह टूट-फूट, उपयोग, समय की चूक, दुर्घटना, अप्रचलन और क्षय
के कारण संपत्ति के मूल्य में कमी है। इसे ह्रास कहते हैं। ह्रास
के प्रावधान करने के लिए निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:
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Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Depreciation A/c Dr. To Purchases A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
(i) ह्रास की राशि को लाभ और हानि खाते में डेबिट किया जाता है और चिट्ठा के संपत्ति पक्ष में संबंधित संपत्तियों से घटाकर दिखाया जाता है।
(ii) जब तलपट (Trial Balance) के अंदर ह्रास दिया जाता है, तो
इसे लाभ और हानि खाते के डेबिट पक्ष में दर्ज (Record) किया जाता है और चिट्ठा (Balance
Sheet) के संपत्ति पक्ष में संबंधित संपत्तियों से नहीं घटाया जाता है।
3. अशोध्य/डूबत ऋण (Bad Debts):
जिन ऋणों की वसूली नहीं की जा सकती उन्हें अशोध्य/डूबत (Bad Debts) ऋण कहा जाता है। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि जाती है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Bad Debts A/c Dr. To Sundry Debtors A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
(i) अशोध्य ऋणों की राशि को लाभ-हानि खाते में नामे (debit) कर दिया जाता है और विविध देनदारों के शेष राशि से घटा दिया जाता है।
(ii) जब अशोध्य ऋणों की राशि तलपट (Trial Balance) में दिखाई दे
रही हो, तो इसे केवल लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
4. अशोध्य/डूबत ऋणों के लिए प्रावधान (Provision
for Bad Debts):
यदि किसी विशेष वर्ष के दौरान की गई उधार बिक्री में से,
कुछ बिक्री अगले वर्ष अशोध्य/डूबत (Bad) होने की संभावना है, तो उसी लेखा वर्ष में,
जिसमें बिक्री की गई है, उचित रिकॉर्ड को अशोध्य/डूबत ऋणों की राशि के साथ चार्ज किया
जाएगा।
निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Profit and Loss A/c Dr. To Provision for Bad Debts A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
अशोध्य ऋणों के प्रावधान को लाभ-हानि खाते में डेबिट किया जाता है और चिट्ठा में विविध देनदारों से घटाया जाता है।
जब तलपट में अशोध्य ऋणों का प्रावधान होगा, तो उसकी निम्नलिखित
जर्नल प्रविष्टि की जाएगी:
(i) यदि तलपट में नया प्रावधान पुराने प्रावधान से अधिक है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Profit and Loss A/c Dr. To Provision for Bad Debts A/c (New
Provision – Old Provision) |
|
|
|
(ii) यदि तलपट में पुराना प्रावधान नए प्रावधान से अधिक है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Provision for Bad Debts A/c Dr. To Profit and Loss A/c (Old
Provision – New Provision) |
|
|
|
5. देनदारों पर छूट का प्रावधान (Provision for Discount on Debtors):
यह लाभ के विरुद्ध एक अनिर्वायता है जो छूट के रूप में एक
हानि/नुकसान है, जिसे देनदारों को जल्दी भुगतान करने के लिए दी जाती है। तो उसकी निम्नलिखित
जर्नल प्रविष्टि की जाएगी:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Profit and Loss A/c Dr. To Provision for Dis. on debtors A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
इसकी गणना अशोध्य ऋणों के प्रावधान को घटाकर शेष देनदारों की राशि पर की जाती है। यह प्रावधान लाभ और हानि खाते के डेबिट पक्ष और चिट्ठा में विविध देनदारों के शेष राशि से घटा दिया जाता है।
6. लेनदारों पर छूट का प्रावधान (Provision
for Discount on Creditors):
एक उद्यम द्वारा लेनदारों पर छूट को दर्ज करने के लिए लेनदारों
पर छूट का प्रावधान खाता बनाया जाता है, तो उसकी निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाएगी:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Provision for Discount on creditors A/c Dr. To Profit and Loss A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
इस प्रावधान को लाभ और हानि खाते में जमा (credit) किया जाता है और चिट्ठा के दायित्व पक्ष में विविध लेनदारों से घटाया जाता है। वास्तविक व्यवहार में, रूढ़िवाद के सिद्धांत के अनुसार किसी भी उद्यम द्वारा लेनदारों पर छूट का प्रावधान खाता नहीं बनाया जाता है।
7. अदत्त व्यय (Outstanding Expenses):
यदि वार्षिक लेखा प्रत्येक वर्ष 31 मार्च को तैयार किया जाता है, तो अक्सर यह पाया जाता है कि मार्च के महीने और पहले के महीनों से संबंधित वेतन, किराया, मजदूरी आदि जैसे कुछ खर्चों का भुगतान मार्च में नहीं किया जाता है, लेकिन अगले वित्तीय वर्ष में भुगतान किया जाता है। ऐसे खर्चों को अदत्त व्यय कहा जाता है, तो उसकी निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाएगी:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Profit and Loss A/c Dr. To Outstanding Expenses A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
इन खर्चों को व्यापार खाते या लाभ-हानि खाते के डेबिट पक्ष में संबंधित खर्चों से जोड़ा जाता है और चिट्ठा के दायित्व पक्ष में दर्ज किया जाता है।
8. पूर्वदत्त व्यय (Prepaid Expenses):
जब अगले वर्ष से संबंधित खर्चों का भुगतान चालू वर्ष में
किया जाता है, तो उन्हें पूर्वदत्त व्यय के रूप में जाना जाता है, तो उसकी निम्नलिखित
जर्नल प्रविष्टि की जाएगी:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Prepaid Expenses A/c Dr. To Profit and Loss A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
इन खर्चों को व्यापार खाते या लाभ-हानि खाते के डेबिट पक्ष में संबंधित खर्चों से घटाया जाता है और चिट्ठा के संपत्ति पक्ष में भी दर्ज किया जाता है।
9. पूंजी पर ब्याज (Interest on Capital):
प्रतिष्ठान/उद्यम के स्वामी को पूंजी पर दिया गया ब्याज एक
व्यावसायिक व्यय है। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Profit and Loss A/c Dr. To Capital A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
यह लाभ और हानि खाते के डेबिट पक्ष में दर्ज किया जाता है और एकल स्वामित्व और साझेदारी फर्म के मामले में चिट्ठा (Balance Sheet) के पूंजी में जोड़ा जाता है।
10. आहरण पर ब्याज (Interest on Drawings):
जब मालिक व्यवसाय से व्यक्तिगत उपयोग के लिए धन निकालता है,
तो उसके आहरण पर ब्याज लगाया जाता है। यह व्यवसाय के लिए एक लाभ है। निम्नलिखित जर्नल
प्रविष्टि की जाती है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Drawings A/c Dr. To Profit and Loss A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
यह लाभ और हानि खाते के क्रेडिट पक्ष में दर्ज किया जाता है और एकल स्वामित्व और साझेदारी फर्म के मामले में चिट्ठा (Balance Sheet) के पूंजी से घटाया जाता है।
11. प्राप्त अग्रिम आय या अनर्जित आय (Income
Received in Advance or Unearned Income):
जब कोई उद्यम चालू वर्ष के अंत तक कोई अग्रिम आय प्राप्त
करता है जिसके लिए अगले वर्ष सेवाएं प्रदान की जाएंगी, तो इसे प्राप्त अग्रिम आय या
अनर्जित आय कहते है। निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Concerned Income A/c Dr. To Income Recd. in Advance A/c |
|
|
|
समायोजन के नियम:
यह लाभ और हानि खाते के क्रेडिट पक्ष में संबंधित आय से घटाया जाता है और चिट्ठा (Balance Sheet) के दायित्व पक्ष में दर्ज किया जाता है।
12. निजी इस्तेमाल के लिए मालिक द्वारा माल के आहरण (Drawings
of Goods by Proprietor for Personal Use):
जब मालिक द्वारा व्यक्तिगत उपयोग के लिए माल निकाल लिया जाता
है, तो उन्हें आहरण के रूप में माना जाता है। तो निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि की जाती
है:
|
Particular |
L.F. |
Amt.
|
Amt. |
|
Drawings A/c Dr. To Purchases A/c |
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|
|
समायोजन के नियम:
निकाले गए माल को व्यापार खाते (Trading Account) के डेबिट पक्ष में क्रय से घटाया जाता है और मालिक (प्रोपराइटर) के आहरण में जोड़ा जाता है जिसे अंततः चिट्ठा (Balance Sheet) में पूंजी से घटाया जाता है।
