Management Audit: Meaning, Advantages, Scope, Program, Process & Qualities of a Management Auditor (प्रबंध अंकेक्षण: अर्थ, लाभ, कार्यक्षेत्र, कार्यक्रम, प्रक्रिया और प्रबंध अंकेक्षक का गुण)

"Management Audit": Introduction, Meaning, Definition, Advantages, Scope, Program, Process, Importance & Qualities of a Management Auditor.

Key Points:

I. Introduction of Management Audit.
II. Meaning of Management Audit.
III. Definition of Management Audit.
IV. Advantages of Management Audit.
V. Scope/Objectives Management Audit.
VI. Importance of Management Audit.
VII. Management Audit Program.
VIII. Qualities of a Management Auditor.
IX. Process of Management Audit.
X. Important Question related to Key Points.

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I. Introduction of Management Audit:

"Management Audit" is a recent style of audit as compared to statutory audit. It is also known as "Operational Audit". It is a new contact in the area of auditing. It is an extended form of internal audit. The statutory audit is limited to state whether the profit and loss account and balance sheet are prepared according to company that and present a true and fair view of the financial position of the company. As a result of growing size and complexity of the business, this audit has emerged.

This audit is not compulsory by any law so a company may appoint any person or organization to conduct its management audit. But in practice CA's and MBA's are assigned the work. The appointment letter describes the scope and other terms & conditions to perform management audit.

If a company has internal auditor appointed already, he (they) can also do management audit because they are more familiar with organizational structure and nature of business of the company. However, any decision in this respect depends on management.

II. Meaning of Management Audit:

Management audit is a systematic assessment of methods & policies of management of an organization regarding administration with respect of use of resources, strategies, planning and organizational improvement. It required human skills rather than financial skills. It is based on the principle - "Right person at the right place."

This audit is used to determine efficiently and achievements. It is generally conducted by the employees or by hiring and consultant and focused on critical evaluation of management other than evaluation of individual.

III. Definition of Management Audit:

L. R. Haward - "It is an investigation of a business from the highest level to lowest level of management for ascertaining whether a strong management prevails throughout, thus felicitating the most effective relationship with the outside world, and the most efficient organizing and smooth running of internal organization".

American Institute of Management - "Management auditing is a diagnostic appraisal process for analysing goals, plans, policies and activities in every phase of operation to turnover unsuspected weakness and to develop ideas for improvement in areas that have escaped management attention".

IV. Advantages of Management Audit:

(i) Improvement in utilization of resources
(ii) Improvement in efficiency of team
(iii) Improves the capacity of leaders to take good decisions.
(iv) Obtains expert recommendations.
(v) Rectification and correction of errors happened in decision making.
(vi) Supports in foreign investment

V. Scope/Objectives Management Audit:

(i) Evaluation of efficiency
(ii) Implementation of policies
(iii) Finding Deviations
(iv) Analysis of reasons of deviations
(v) Verification of efficiency
(vi) Suggestions to improve efficiency
(vii) Evaluation of Planning's & Policies
(viii) Increase in profitability
(ix) Improvement in Coordination of activities.
(x) Examination of organizational standards.
(xi) Evaluation of earning capacity.
(xii) SWOC analysis.

VI. Importance of Management Audit:

(i) Systematic evaluation of standards
(ii) Scrutiny of plans, policies & procedures
(iii) Helps in decision making
(iv) Helps to get subsidy
(v) Helps in increasing profit & profitability.

VII. Management Audit Program:

1. Auditor should review the policies of Management and decide whether they are appropriate to achieve the objectives.

2. He should determine whether plans, policies, procedures are being implementation or not.

3. He should check the suitability & sufficiency of communication system to ascertain whether data are accurate.

4. He should examine whether the management control systems are functioning effectively at each levels of management.

5. He should check the following policies:

(i) Recruitment, training & welfare of staff

(ii) Purchase policies

(iii) Pricing of goods & credit control

(iv) Research and Development program

(v) Budget and profitability

(vi) Insurance cover for all possible risks

(vii) Internal control to check fraud.

(viii) Policies regarding consumers, creditors, Govt. and society.

VIII. Qualities of a Management Auditor:

(i) Experience and knowledge of managerial functions.
(ii) Knowledge of financial statements
(iii) Knowledge of techniques of analysis of financial statements.
(iv) Knowledge of business laws and managerial economics.
(v) Ability of solving the problems.
(vi) Understanding of organizational structure.
(vii) Knowledge of rules, regulations, policies and budgeting.
(viii) Knowledge of corporate social responsibility.
(ix) Knowledge of inter and intra department workings.

IX. Process of Management Audit:

(i) Collection of information.
(ii) Examination of information.
(iii) Authentication of information.
(iv) Confirmation of information.
(v) Observation of information.
(vi) Comparison of information.

X. Important Question related to Key Points:

1. What is Management Audit?
2. Discuss the qualities of Management auditor?
3. Discuss the needs of Management audit?
4. What do you understand by Management Audit? Discuss its working methods. 

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प्रबंध अंकेक्षण: परिचय, अर्थ, परिभाषा, लाभ, कार्यक्षेत्र, कार्यक्रम, महत्व, प्रक्रिया और प्रबंध अंकेक्षक का गुण

प्रमुख बिंदु:

1. प्रबंध अंकेक्षण का परिचय,
2. प्रबंध अंकेक्षण का अर्थ,
3. प्रबंध अंकेक्षण का परिभाषा,
4. प्रबंध अंकेक्षण से लाभ,
5. प्रबंधन के क्षण का क्षेत्र एवं उद्देश्य,
6. प्रबंध अंकेक्षण का महत्व,
7. प्रबंध अंकेक्षण के कार्यक्रम,
8. प्रबंध अंकेक्षक के गुण,
9. प्रबंध अंकेक्षण की कार्यप्रणाली,
10. मुख्य बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न,

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I. प्रबंध अंकेक्षण का परिचय:

वैधानिक अंकेक्षण की तुलना में प्रबंध अंकेक्षण वर्तमान शैली का एक विशेष अंकेक्षण है। प्रबंध अंकेक्षण को "चालू अंकेक्षण" भी कहा जाता है। अंकेक्षण के क्षेत्र में यह एक नया अंकेक्षण है। यह आंतरिक अंकेक्षण का विस्तृत रूप है। वैधानिक अंकेक्षण के अंतर्गत किसी कंपनी के लाभ हानि खाता व आर्थिक चिट्ठा तैयार करना है ताकि कंपनी की सही और निष्पक्ष वित्तीय स्थिति का पता लगाया जा सके। व्यापार के बढ़ते आकार और जटिलताओं के परिणाम स्वरूप प्रबंधअंकेक्षण का जन्म हुआ। 

प्रबंध अंकेक्षण किसी कंपनी में किसी भी कानून के अंतर्गत अनिवार्य नहीं है। कंपनी किसी व्यक्ति या संस्था या संगठन को प्रबंध अंकेक्षण के लिए नियुक्त कर सकती है। लेकिन प्रबंधन अंकेक्षण का कार्य CA's & MBA's के द्वारा किया जाता है। उनकी नियुक्ति पत्र में अंकेक्षण का क्षेत्र और अन्य नियम व शर्तों को दर्शाया जाता है।

यदि कंपनी ने आंतरिक अंकेक्षण के लिए आंतरिक अंकेक्षण पहले से ही नियुक्त कर लिया है, तो प्रबंध अंकेक्षण का कार्य आंतरिक अंकेक्षण द्वारा किया जा सकता है। क्योंकि वह संस्था या संगठन के स्थापना व व्यापार की प्रकृति से भली-भांति परिचित होते हैं। इस संबंध में कोई भी निर्णय कंपनी के प्रबंध पर निर्भर करेगा। 

II. प्रबंध अंकेक्षण का अर्थ:

प्रबंध अंकेक्षण से आशय संस्था के उद्देश्यों की प्राप्ति हेतु विभिन्न नियम, सिद्धांत बनाए जाते हैं। जिससे किसी व्यवसायिक संगठन के प्रबंध के कार्य व नीतियों का एक व्यवस्थित मूल्यांकन है। इसके अंतर्गत यह जांच की जाती है कि संस्था के पास उपलब्ध विभिन्न साधनों का सर्वोत्तम प्रयोग हो रहा है या नहीं। इसके लिए वित्तीय  कौशल की जगह मानवीय कौशल की आवश्यकता होती है। "सही व्यक्ति सही जगह" पर यह सिद्धांत पर आधारित होती है।

III. प्रबंध अंकेक्षण का परिभाषा:

एस आर हॉवर्ड के अनुसार : "प्रबंधकीय अंकेक्षण, व्यापार की जांच करने के लिए, प्रबंध के उच्चतम स्तर से न्यूनतम स्तर तक अनुसंधान कार्य है ताकि यह ज्ञान किया जा सके कि एक प्रभावी प्रबंध पूर्णकालिक रूप से सक्रिय है। इस प्रकार यह बाहर विश्व के साथ, प्रबंध के आंतरिक संगठन के प्रभावी कार्यकलापों को सुनिश्चित करता है।"

अमेरिकन इंस्टीट्यूट ऑफ मैनेजमेंट: "प्रबंधकीय के अंकेक्षण एक वैधानिक प्रक्रिया है जो प्रबंध की योजनाओं, नीतियों एवं उद्देश्यों के आधार प्रदान करता है तथा अनअपेक्षित असफलताओं में सुधार के लिए मार्ग प्रशस्त करता है।"

IV.प्रबंध अंकेक्षण से लाभ:

(i).उपलब्ध साधनों के उपयोग में सुधार। 
(ii) सभी कर्मचारियों के कार्यशैली में सुधार। 
(iii) Leader के द्वारा सही निर्णय लेने की क्षमता में सुधार। 
(iv) विशेषज्ञों की राय/जानकारी प्राप्त करने में सहायक। 
(v) निर्णय लेने में हुई अशुद्धियों एवं त्रुटियों में सुधार। 
(vi) विदेशी विनियोग में सहायक।

V. प्रबंधन के क्षण का क्षेत्र एवं उद्देश्य:

(i).कर्मचारी एवं अधिकारियों की कार्यक्षमता का मूल्यांकन।
(ii) संस्था के कार्य एवं नीतियों का क्रियान्वयन। 
(iii) विचरणों का पता लगाने में सहायक। 
(iv) विचरणों के कारण के विश्लेषण में सहायक। 
(v) कार्यक्षमता का सत्यापन। 
(vi) कार्यक्षमता में सुधार के उपाय में सहायक।
(vii) योजनाओं और नीतियों का निर्धारण में सहायक।
(viii) लाभदायकता में वृद्धि। 
(ix) सफल संचालन के लिए कुशल प्रशासन सुनिश्चित करना। 
(x) संगठन व संस्था के स्वरूप का विश्लेषण करना। 
(xi) निष्पादन क्षमता के मूल्यांकन में सहायक। 
(xii) SWOC विश्लेषण।

VI. प्रबंध अंकेक्षण का महत्व:

(i).व्यवसाय के मानकों का व्यवस्थित विश्लेषण। 
(ii) योजनाओं, नीतियों और प्रबंध के क्रियाओं की जांच। 
(iii) निर्णय लेने में सहायक। 
(iv) सब्सिडी (Subsidy) लेने में सहायक। 
(v) विदेशी ऋृण में सहायक। 
(vI) लाभदायकता एवं लाभ के वृद्धि में सहायक।

VII. प्रबंध अंकेक्षण के कार्यक्रम:

(i).अंकेक्षक द्वारा प्रबंध के नीतियों, प्रक्रियाओं और कार्यों का विश्लेषण कर। यह निर्धारित करना कि उद्देश्यों की प्राप्ति हेतु उपयुक्त है या नहीं। 

(ii) उसके द्वारा यह निर्धारित किया जाना चाहिए, कि योजनाओं, नीतियों और प्रक्रियाओं का क्रियान्वयन हो रहा है या नहीं। 

(iii) उपयुक्त एवं प्रभावपूर्ण संप्रेषण प्रणाली की जांच करनी चाहिए, ताकि प्राप्त समंक   सही है या नहीं। 

(iv) व्यवसाय के प्रत्येक स्तर पर प्रबंध नियंत्रण प्रणाली प्रभावी ढंग से काम कर रही है या नहीं। 

(v) अंकेक्षक द्वारा निम्नलिखित नीतियों की जांच की जानी चाहिए -

(1) कर्मचारियों की नियुक्ति, प्रशिक्षण एवं कल्याण। 

(2) क्रय नीतियों।  

(3) माल का मूल्य निर्धारण एवं क्रेडिट नियंत्रण। 

(4) रिसर्च एंड डेवलपमेंट प्रोग्राम। 

(5) बजट एवं लाभदायकता। 

(6) सभी संभावित जोखिम के लिए बीमा। 

(7) गड़बड़ी को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण। 

(8) उपभोक्ताओं, लेनदारों, सरकार एवं समाज के लिए निर्धारित नीतियां। 

VIII. प्रबंध अंकेक्षक के गुण:

(i).प्रबंधकीय कार्यों का अनुभव एवं ज्ञान होना चाहिए। 
(ii) वित्तीय विवरण की जानकारी होनी चाहिए। 
(iii) वित्तीय विवरण के विश्लेषण के तकनीकों की जानकारी होना चाहिए।
(iv) व्यापारिक विधि एवं प्रबंधकीय अर्थशास्त्र की जानकारी होनी चाहिए। 
(v) प्रबंध नियंत्रण की पर्याप्त एवं क्षमता के मूल्यांकन करने की योग्यता होनी चाहिए। 
(vi) उसे सेविवर्गीय नीतियों एवं तकनीकों की जानकारी होनी चाहिए। 
(vii) उसे नियम, प्रावधान, नीतियों तथा बजटिंग की जानकारी होनी चाहिए। 
(viii) कॉरपोरेट सोशल रिस्पांसिबिलिटी की जानकारी होनी चाहिए। 
(ix) Inter and Intra - Department के कार्य निष्पादन की जानकारी होनी चाहिए।

 

IX.प्रबंध अंकेक्षण की कार्यप्रणाली:

(i).सूचनाओं का संग्रह या जमा करना। 
(ii) सूचनाओं का विश्लेषण या जांच करना। 
(iii) सूचनाओं का प्रमाणीकरण। 
(iv) सूचनाओं का अवलोकन। 
(v) सूचनाओं का कंपैरिजन।

X. मुख्य बिंदुओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न:

1. प्रबंध अंकेक्षण क्या है?
2. प्रबंधक अंकेक्षक के गुणों को बताएं?
3. प्रबंध अंकेक्षण की आवश्यकता को बताओ?
4. प्रबंध अंकेक्षण से क्या समझते हैं? इसकी कार्यप्रणाली को समझाइए?